Вопрос 40 Анализ и проектирование документационного обеспечения системы управления

(Принципы исследования и проектирования систем документации). 1.структура штата, норм. материалы по д/пр. В проект. структуры могут входить: инспекция или группа по контролю, секретариат, отдел рационализации дел-ва, отдел автоматизации ДОУ, экспедиция, группа регистрации, справ-информ служба, архив, группа приказов, отдел обращений по группам и заявлениям граждан. Помимо структурной схемы дается текстовое описание изменений, внесенных проектом. Положение о службе ДОУ – основа для расчета штатной численности, при этом опред-ся и учитывается объем док-тооборота и нормы времени, кт необходимо затратить на операции, а также нормативы численности, трудоемкость выполняемых работ, уровень автоматизации и механизации работы с док-ми. В соотв. с положением о службе доу и штатной численностью составляют положения о каждом структурном подразделении, входящем в состав службы доу, долж. инструкции на каждую конкретную должность на базе квалификационного справочника должностей руководителей, служащих и др работников. Инструкция по дел-ву(прописаны технологии работы) с учетом гос стандартов, нормативов и ведомственных правил. 2.экспедиционная обработка док-ов. Необходимо знать хронометраж операций по обработке входящих и исходящих док-ов, перечень используемых средств оргтехники, схема рабочих мест сотрудников и размещение оргтехники, типовые нормы времени на выполнение операций, объем док-тооборота. На основе этого опред-ся технология. Зная ежегодный объем док-ов типовые нормы времени высчитываем времяемкость каждой операции на день. Затем составляем таблицу «средняя времяемкость экспедиционных работ». Общегодовые затраты времени сможем определить, соотнести со штатным составом. Разрабатывается классификатор структурного подразделения орг-ции в целом и на материалах анализа корреспонденции составляются списки постоянных корреспондентов. 3.регистрация док-ов. В зависимости от использования технологии опред-ся тип структурных подразделений, выполнение операций и разработка положения о нем. Исходя из трудоемкости операций и числа регистрируемых док-ов ведется расчет численности работников и составляются должностные инструкции. Опред-ся круг док-ов не подлежащих регистрации и составляется перечень на них, если регистрация ведется не в автоматизированном виде, то разрабатывается форма с учетом задач регистрации. Дается текст описания порядка выполнения работ. Составить типовую форму для выполнения запросов по регистрации базы данных. 4. контроль за исполнением док-ов и поручений. Предпочтительнее осущ-ть контроль с помощью ПК, но при небольших объемах более целесообразно будет форма сроковой картотеки. Необходимыми данными проектирования будет качеств. и колич. анализ, контролируемых док-ов. Составляется перечень док-ов, подлежащих контролю, опред-ся типовые сроки исполнения док-ов и разрабатываются технология постановки док-ов на контроль, ведение контроля и снятие с контроля. Разрабатываются формы док-ов, хар-щих различ. стадии контроля(сводка о док-ах, находящихся на контроле, извещение о перемене исполнителя или срока исполнения). 5. составление и оформление документов, унификации и трафаретизация документов. Рекомендации по оформлению документов разрабатываются в том случае, если в организации не введен ГОСТ на УСД. Необходимо составлять методические рекомендации на составление ОРД в соответствии с требованиями стандарта. При необходимости осуществляют трафаретизацию содержательной части документов и в результате составляют табель форм документов организации и альбом унифицированных текстов в двух видах(не заполненная форма, образец заполнения), а также описывается методика внедрения. 6. текущее хранение док-ов, номенклатуры дел. Ном-ра дел составляется на основании типовой, в соотв. с методич. разработками архивных учреждений. Готовые номенклатуры д. б. утверждены экспертными комиссиями архивных органов. 7. архив учреждения. Для проектирование работы архива необходимы данные по объему док-ов, кт должны храниться в архиве, исходя из этого рассчитывается численность, размеры архива, оборудование. Штатная численность архива определяется исходя из трудозатрат на работу с документами, на организационно-методическую работу, на планирование, учет и отчетность. 8. организация рабочих мест, оснащение их оборудованием и оргтехникой. разделов оргпроекта.