71-75

71. Справочные системы правовой информации.

В середине XX во всех развитых странах начался стремительный рост правовой информации. Число законодательных и иных нормативных правовых актов достигло сотен тысяч. Это привело к возникновению информационного кризиса. Как показывает опыт развитых стран, компьютер является идеальным средством аккумуляции, хранения и выдачи правовой информации, так как традиционные методы получения информации, такие как использование периодических печатных изданий или других печатных источников, не в состоянии решить задачу по правовому обеспечению всех заинтересованных лиц. Практика показала, что наиболее полное и последовательное решение находится на пути внедрения компьютерных справочных правовых систем.

Основная задача СПС – донести максимум достоверной правовой информации до предельного количества пользователей с различным уровнем компьютерной подготовки. Эта задача и определяет выбор в качестве средства разработки программного обеспечения СУБД (систем управления базами данных). Система должна обеспечиваться постоянным обновлением баз данных.

Компьютерные справочные правовые системы обладают рядом важнейших свойств, делающих их практически незаменимыми при работе с нормативно-правовой информацией:

Возможность работы с огромными массивами текстовой информации: объем информации в базе практически не ограничен, что позволяет вносить в нее ежедневно несколько десятков документов, одновременно хранить базы архивных документов и т.д.

Использование в СПС специальных поисковых программных средств, что позволяет осуществлять поиск в режиме реального времени по всей информационной базе.

Возможность работы СПС с использованием телекоммуникационных средств, т.е. с применением электронной почты или глобальных сетей, что позволяет обновлять информационные базы, и в тоже время не расходовать дисковое пространство на компьютере пользователя.

Но следует отметить, что наибольшим спросом пока пользуются модификации СПС с локальными базами данных. Во-первых, качество телефонных линий в России оставляет желать лучшего; во-вторых, при обращении к базе данных в режиме реального времени пользователь должен заплатить либо за междугородную телефонную связь, либо за трафик сети; в-третьих, СПС, хранящиеся на компьютере пользователя, часто имеют больше сервисных возможностей.

Правовая информация не может быть получена из одного источника – она распределена практически по всей территории страны: это приводит к необходимости доставки информации с мест (даже на одной территории постановления Правительства, местных органов власти, материалы арбитражных судов, проекты законов реально готовятся в разных государственных структурах, слабо связанных друг с другом). Поэтому в создании Общенациональной системы правовой информации все большую роль играют негосударственные компьютерные фирмы и компании выпускающие на рынок электронные версии юридической информации. В настоящий момент в России работают более десяти фирм, разрабатывающих обеспечение СПС, ведущих компьютерные нормативно-правовые информационные базы и оказывающие услуги по информационному обеспечению. Информационные базы достаточно объемны, часто содержат уникальные документы, но работа массового пользователя с такими системами затруднена ввиду отсутствия эффективных каналов поддержки обновления базы, сервисного обслуживания систем и т.п. Поэтому широкое признание пользователей получили коммерческие СПС, такие как «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс», «Юсис». Фирмы-разработчики таких систем уделяли основное внимание, во-первых, разработке и совершенствованию программных технологий и возможностей оболочек, во-вторых, развитию сервисных центров поддержки СПС.

Если еще недавно было достаточно лишь найти нужный документ, то сегодня зачастую необходимо еще и проследить все возможные связи между документами, получить разъяснения, подготовить обзор по интересующей теме, создать свою пользовательскую базу данных. Как следствие, в развитии коммерческих СПС проявляются сходные тенденции – расширение спектра хранящихся в системе документов, улучшение программной оболочки систем, введение новых технологических возможностей. Фирмы-разработчики офис-юристов вводят в свои технологии то лучшее, что используется конкурентами. Вместе с тем, между существующими правовыми системами сохраняется много отличий, связанных с различными подходами к построению баз, к принципам их пополнения. Существует множество параметров, по которым можно сравнивать и оценивать справочные системы. К ним относятся: 1) объем информационного банка; 2) формирования пользовательской базы; 3) скорость поиска документов по базе; 4) актуальность информации и оперативность поступления документов; 5) степень аутентичности документов оригиналу; 6) юридическая обработка документов; 7) возможность удаленного доступа в базе через телекоммуникационные линии.

Особо следует отметить возможность использования гипертекста. Гипертекст – это такая организация текста, при которой отображение и доступ к информационным блокам представлены в виде логических связей и явно указанных переходов. Сегодня все распространенные системы осуществляют поиск по тематическому рубрикатору, названию принимающего документ органа, названию документа, дате принятия, типу документа и предусматривают вывод текста необходимого документа на печать или в текстовый файл. Полнотекстный поиск по всему тексту информационной базы осуществляют программы «Кодекс» «Юсис», «Юристконсульт». Полнотекстный поиск из слов своего словаря предлагают пользователю пакеты «Гарант», «Консультант Плюс», «Дело и право». При поиске по слову в названии документа в большинстве пакетов пользователю самому необходимо ограничить длину слова. Однако, например, программа «Юристконсульт» найдет нужные слова, даже если они стоят в другом падеже. Очень помогает пользователям в работе встроенный редактор или возможность подключения внешнего редактора, как, например, в пакете «Кодекс». Проследить связи между документами позволяют или гипертекстовые средства, как в СПС «Консультант Плюс» и «Гарант», или система ссылок на документы с возможностью просмотра их текста, внедренная в пакете «Кодекс». Возможность введения собственной базы данных пользователя реализована в СПС «Консультант Плюс», «Гарант» и «Кодекс».

Многооконный режим работы предусмотрен в системах «Консультант Плюс», «Кодекс». Глубокой юридической обработке подвергаются документы, поступающие перед подключением в систему «Гарант». Анализируются нормативные акты в целом, выявляются прямые и косвенные связи между документами и правовыми нормами. В результате документы в СПС связаны перекрестными ссылками, не ограничивающимися случаями очевидных упоминаний одного документа в другом. Комментарии, вносимые в тексты документов юристами, подробно разъясняют, как применять данную правовую норму и значительно облегчают работу с документами, содержащими противоречивые формулировки. 72. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ЗАЩИТЫ ДОКУМЕНТНОЙ ИНФОРМАЦИИ Общие методы обесᴨȇчения информационной безопасности подразделяются на правовые, организационно - технические и экономические.

К правовым методам обесᴨȇчения информационной безопасности относится разработка нормативных правовых актов, регламентирующих отношения в информационной сфере, и нормативных методических документов по вопросам обесᴨȇчения информационной безопасности. Наиболее важными направлениями этой деятельности является:

ь внесение изменений и дополнений в законодательство РФ, регламентирующее отношения в области обесᴨȇчения информационной безопасности в целях создания и совершенствования системы обесᴨȇчения информационной безопасности, устранение внутренних противоречий в федеральном законодательстве, противоречий, связанных с международными соглашениями, к которым присоединяется РФ, и противоречий между федеральными законодательными актами и законодательными актами всех субъектов РФ, а также в целях конкретизации правовых норм, устанавливающих ответственность за правонарушения в области обесᴨȇчения информационной безопасности;

законодательное разграничение полномочий в области обесᴨȇчения информационной безопасности РФ между федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ, определение целей, задач и механизмов участия в этой деятельности общественных объединений, организаций и граждан;

разработка и принятие нормативных правовых актов РФ, устанавливающих юридических и физических лиц за несанкционированный доступ к информации, ее противоправное копирование, искажение и противозаконное использование, преднамеренное распространение недостоверной информации, противоправное раскрытие конфиденциальной информации, использование в преступных и корыстных целях служебной информации или информации, содержащей коммерческую тайну;

уточнение статуса иностранных информационных агентств, средств массовой информации и журналистов, а также инвесторов при привлечении иностранных инвестиций для развития иностранной инфраструктуры России;

законодательное закрепление приоритета развития национальных сетей связи и отечественное производство космической, спутниковой связи;

определение статуса организаций, предоставляющих услуги глобальных информационно - телекоммуникационных сетей на территории РФ, и правовое регулирование деятельности этих организаций;

создание правовой базы для формирования в РФ региональных структур обесᴨȇчения информационной безопасности.

Организационно - техническими методами обесᴨȇчения являются:

Создание и совершенствование системы обесᴨȇчения информационной безопасности РФ;

Усиление правоприменительной деятельности федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ, включая предупреждение и пресечение правонарушений в информационной сфере, а также выявление, изобличение и привлечение к ответственности лиц, совершивших преступления и другие правонарушения в этой сфере;

Разработка, использование и совершенствование средств защиты процессов ᴨȇреработки информации и методов контроля эффективности этих средств, развитие защищенности телекоммуникационных систем, повышение надежности сᴨȇциального программного обесᴨȇчения;

Создание систем и средств, предотвращения несанкционированного доступа к обрабатываемой информации и сᴨȇциальных воздействий, вызывающих разрушения, уничтожение, искажение информации, а также изменение штатных режимов функционирования систем информатизации и связи;

Выявление технических устройств и программ предоставляющих опасность для нормального функционирования информационно - телекоммуникационных систем, предотвращение ᴨȇрехвата информации по техническим каналам, применение криптографических средств защиты процессов ᴨȇреработки информации при ее хранении, обработке и ᴨȇредаче по каналам связи, контроль за выполнением сᴨȇциальных требований по защите;

Сертификация средств защиты процессов ᴨȇреработки информации, лицензирование деятельности в области защиты государственной тайны, стандартизация способов и средств защиты;

Совершенствование системы сертификации телекоммуникационного оборудования и программного обесᴨȇчения автоматизированных систем обработки информации по требованию информационной безопасности;

Контроль за действиями ᴨȇрсонала в защищенных информационных системах, подготовка кадров в области обесᴨȇчения информационной безопасности РФ;

Формирование системы мониторинга показателей и характеристик информационной безопасности РФ и наиболее важных сферах жизни и деятельности общества и государства.

Экономические методы, обесᴨȇчивающие ИБ РФ включают в себя:

разработку программ, обесᴨȇчивающих ИБ РФ и определяющих порядок их функционирования;

совершенствование системы финансирования работ, связанных с реализацией правовых и организационно-технических методов защиты процессов ᴨȇреработки информации, создание системы страхования информационных рисков физических и юридических лиц.

Следовательно, именно на этих этапах должны быть сосредоточены основные усилия при создании защищённых систем.

73. Прикладные программы автоматизации управления кадрами Интегрированные системы западных разработчиков; пакет “АТЛАНТ-КАДРЫ”; пакет “INFIN”; АРМ “Учет личного состава”; модуль “Бизнес-кадры” пакета “Галактика”. 1 с “Зарплата и Кадры”

пакеты прикладных программ (ППП), позволяют облегчить работу по управлению кадрами.Практически все корпоративные системы управления бизнес-процессами имеют модульный принцип. Каждый модуль ориентирован на управление каким-либо бизнес-процессом. Один из них, как правило, реализует автоматизированное управление кадрами. Иногда управление кадрами объединено с расчетом заработной платы в одном модуле.

Очень важным фактором является позиционирование приложения – является ли оно самостоятельным или входит в состав комплексной информационной системы (или автоматизированной системы управления предприятием). В последнем случае при выборе комплексной информационной системы задача управления кадрами не является определяющей.

Прежде всего необходимо обратить внимание на то, что в последнее время на российском рынке появились интегрированные системы западных разработчиков, такие как R/3 (фирма “SAP”), “Baan” (“Baan”), “Oracle Applications” (“Oracle”). Эти системы отличаются полнотой поддержки всех аспектов бизнес-процесса, высоким качеством реализации, основанной на значительном опыте внедрений (прежде всего у зарубежных пользователей).Например, система R/3 поддерживает такие пока еще экзотические для нашей действительности функции, как:

• планирование мероприятий по повышению квалификации персонала с резервированием помещений на год вперед;

• учет снижения квалификации работника (влияющее на заработную плату) в зависимости от времени отсутствия постоянной практики;

• индивидуальное планирование карьеры работника;

отображение долгосрочных тенденций в потенциале сотрудников.

Основные претензии, которые можно предъявить к зарубежным программным продуктам, – это недостаточная адаптация их к российскому законодательству, ограниченная локализация (т. е. перевод на русский язык не всех элементов интерфейса) и очень высокая стоимость. Этих недостатков лишены корпоративные системы российских разработчиков.

Пакет “АТЛАНТ-КАДРЫ” фирмы “Атлант/Информ”. Система предназначена для автоматизации учета кадров предприятий любой формы собственности, обладает открытостью, гибкостью и дружественным интерфейсом и состоит из нескольких подсистем: “База данных”, “Выходные документы”, “Справочная информация”, “Бланки”, “Документация на систему”.В системе реализован типовой минимально допустимый комплекс задач, перечень которых приведен ниже.Подсистема “База данных”:

• ввод данных и редактирование таблиц с информацией о сотрудниках;

• визуальный контроль информации;

просмотр архивной информации по уволенным сотрудникам.

Подсистема “Выходные документы”:

получение, просмотр и печать типовых кадровых форм.

Подсистема “Справочная информация”:

получение всевозможной справочной информации по кадровым вопросам.

Подсистема “Бланки”:

получение, просмотр и печать уникальных для данной организации бланков и документов любых структур.

Подсистема “Документация на систему”:

просмотр инструкции по работе с режимами системы.

Пакеты по управлению кадрами фирмы “INFIN”. Пакеты этой фирмы (“Бухгалтерия”, “Зарплата”, “Склад”, “Кадры”, “Торговля”, “Книга покупок и продаж”, “Квартплата”, “Офис-менеджер”) построены по оригинальной структуре. Так, модуль “Бухгалтерия” имеет следующие модификации: “Мини”, “Миди”, “Макси”, “Супер”, “Элит”, “Идеал”, каждая из которых включает в себя определенный комплекс задач и расширяется соответственно от “Мини” до “Идеал”.

Для управления кадрами предусмотрены три модификации, применяемые в зависимости от количества работающих:

• “Мини” – до 30 чел. с возможностью привязки к программам “Бухгалтерия”, “Торговля” или “Зарплата”;

• “Макси” – до 100 чел.;

“Супер” – без ограничения численности.

Пакет позволяет автоматизировать оформление:

• приема сотрудников;

• перемещения сотрудников;

• увольнения сотрудников;

• отпусков сотрудников;

• личных карточек;

подбора кадров.

Интерфейс предусматривает работу в двухоконном режиме. Для решения каждой задачи формируется отдельный экран, который разделен на две части: в левой – приводится название задачи и перечень требуемых для ее решения атрибутов; в правой – появляются по мере необходимости справочники (классификаторы или какие-либо пояснения).

Автоматизированное рабочее место “Учет личного состава” фирмы “Инфософт” предназначено для учета личного состава предприятий любого типа: государственных, совместных, бюджетных, акционерных. В программе реализованы следующие функциональные возможности:

• ввод основных сведений о сотруднике при приеме его на работу. Объем этой информации определяется руководством;

• ведение “истории” перемещений (назначений), повышения квалификации, аттестации, пребывания за границей, поощрений, наград, отпусков, увольнений;

• создание штатного расписания;

• создание классификаторов, списков, словарей;

формирование, просмотр и печать штатных выходных документов, в т. ч. списков и количества сотрудников, принятых или уволенных в заданном отрезке времени.

Модуль “Бизнес-кадры” интегрированного пакета “Галактика” АО “Новый атлант” – НТО “ТОП СОФТ”. Комплекс задач “Учет и управление кадрами” входит в состав контура административного управления наряду с такими модулями, как “Финансовое планирование”, “Календарно-сетевое планирование”, “Анализ финансовой и хозяйственной деятельности”, “Управление маркетингом”, “Управление документооборотом”. Имеет связь с задачей расчета заработной платы.

Для руководителя в подсистеме реализованы возможности:

• анализа кадрового состава по различным показателям;

• управления штатным расписанием с учетом изменения организационной структуры фирмы;

• использования специальных пометок для определенной информации о сотрудниках;

• проверки учета и организации технической и профессиональной подготовки кадров;

формирования широкого спектра запросов к базе данных и получения отчетов по ним с сортировкой, группировкой и обобщением данных.

Работники кадровой службы, используя контур “Учет и управление кадрами”, решают следующие задачи:

• формирование базы данных (персональных сведений о сотрудниках, их назначениях, перемещениях, окладах, зарплате, надбавках, изменениях режима работы, отпусках, заболеваниях, предыдущей трудовой деятельности и др.);

• формирование ответов по запросу;

• составление стандартных отчетов;

составление штатного расписания.

Приведенный обзор ППП по управлению кадрами позволяет сделать следующие выводы.

1. Во всех пакетах реализован традиционный подход к проблеме автоматизации управленческих функций в кадровых службах. Акцент сделан на учет кадров и выдачу информации по запросам. Пакеты отличаются полнотой учетной информации, организацией запросной системы и интерфейсом.

2. Ни в одном из пакетов не предусмотрена связь с базами данных других организаций.

3. Во всех пакетах имеется режим (или документ) “Личная карточка”. Однако содержание информации при этом не всегда соответствует утвержденной форме.

4. Ни в одном из пакетов не предусмотрено хранение архивной информации.

5. Практически все перечисленные пакеты требуют небольшого времени освоения: в пределах одной-двух недель. Исключение составляет пакет “Галактика – Бизнес-Кадры”, для изучения и полного освоения которого потребуется не менее месяца.

6. Все пакеты, созданные в г. Москве, предоставляют услуги “горячей линии”.

7. Ни в одном из пакетов не реализована возможность прямого импорта данных, подготовленных в других пакетах.

8. В ряд пакетов включена задача составления штатного расписания.

9. Практически во всех пакетах имеется задача расчета заработной платы.

10. Для решения ряда задач не всегда используются корректные алгоритмы. Примером может служить задача подбора кадров в составе пакета фирмы “INFIN”: предлагается осуществлять эту процедуру, руководствуясь исключительно тем, что означает имя человека согласно народным приметам.

74. Применение баз данных в организации документооборота Деятельность практически любой организации связана с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов.От повышения оперативности и четкости в работе с документами во многом зависит оперативность работы организации в целом. Современные информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению систем автоматизированного делопроизводства. Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму , а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.Чтобы разобраться в значении средств электронного документооборота, мне бы хотелось для начала их перечислить.

Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:Системы управления документами, точнее - с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. По сути, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной информации. Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 основных элементов:* центрального приложения, расположенного на сервере* клиентских приложений, расположенных на рабочих станциях* программного обеспечения по индексированию и поиску, расположенного на сервере данных* собственно документов, представленных в виде файлов различных типов (текст, изображение), хранящихся на сервере или рабочей станции.Управление документами. Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Примером такой системы являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.

Управление потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.Из выше сказанного, можно сделать вывод, что разнообразны системы электронного документооборота, и каждая из них решает определенный круг вопросов.Теперь я считаю нужным обратить внимание на принципы технологии электронного документооборота.

Принципы технологии электронного документооборота

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область. К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.Картотеки - это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.Следовательно использование автоматизированных систем облегчает работу с документами. И если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса. .