Лекция 1. Введение в деловую графику. Оформление данных в виде таблиц Excel

Деловая графика - область компьютерной графики, предназначенная для наглядного представления различных статистических показателей. Плановые показатели, отчетная документация, статистические сводки - вот объекты, для которых с помощью деловой графики создаются иллюстративные материалы. Программные средства деловой графики в нашем курсе – Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint.

1. Повторение части материала по быстрому вводу данных в таблицы и вводу формул. Диапазоны ячеек.

Ввод данных осуществляется в активную ячейку.

Активная ячейка

Данные появляются в ячейке и в строке формул. Одновременно в строке формул активизируются три

кнопки:

Отмена ввода

Подтверждение ввода Ввод функции

Подтвердить ввод, можно также нажав клавишу

Enter.

Excel поддерживает следующие типы данных:

1. Число (значение): целые числа (10, 65 и т.д.); десятичные дроби (10,5, разделителем является запятая); простые дроби (1 3/4); экспоненциальная форма (10,15Е-3). При вводе числа автоматически выравниваются по правому краю ячейки. Даты относятся к числовым данным т.к. хранятся в виде целых чисел (количество дней) – 1/1/02; 1.03.10. Если ширина столбца мала для показа вводимого числа, в

ячейке появляются символы ####. В этом случае необходимо расширить границу столбца.

2. Текст (подпись, метка) – любая последовательность алфавитно-цифровых символов. Вводимый текст автоматически выравнивается по левой границе ячейки. Если необходимо, чтобы вводимое число воспринималось программой как текст, перед вводом нужно поставить символ ‘.

3.Формулы.

4.Примечание.

Excel позволяет быстро заполнить часть строки или часть столбца последовательностью данных, используя для этого возможности автозаполнения. Числовые последовательности это последовательности дат, прогрессии, текстовые последовательности называются смысловыми. Для ввода последовательности необходимо выполнить следующие действия:

1. Сделать активной ячейку.

2.Ввести первый элемент последовательности.

3.Поместить курсор на правый нижний угол ячейки и перетащить маркер автозаполнения на

нужное количество ячеек.

Маркер автозаполнения

маркер автозаполнения, одновременно удерживая клавишу Ctrl. Если клавишу Ctrl не удерживать, произойдет последовательное копирование содержимого ячейки.

3. Для создания арифметической прогрессии с шагом,

отличным от 1, необходимо ввести два первых элемента

последовательности в смежные ячейки, выделить обе эти ячейки и, далее, просто перетаскивать маркер автозаполнения на нужное количество ячеек.

При конструировании последовательностей разных типов придерживаются следующих правил:

1.Для создания смысловой последовательности

(изделие 1, изделие 2, изделие 3 и т.д.) необходимо просто

перетащить маркер автозаполнения на нужное количество ячеек. Если же во время перетаскивания удерживать

нажатой клавишу Ctrt, то произойдет не заполнение, а последовательное копирование содержимого ячейки. Аналогично создаются последовательности дат.

2.Для создания арифметической прогрессии с шагом

1, необходимо ввести первое число и далее перетаскивать

Для ввода формулы необходимо выполнить следующие действия:

1.Сделать активной ячейку.

2.Ввести знак равенства и затем ввести формулу.

3.Нажать клавишу Enter или кнопку в строке формул для подтверждения ввода. В строке формул показывается формула, в ячейке – число, вычисленное по этой формуле.

копировании будет изменяться только номер строки, во втором – адрес столбца.

Формула может содержать обращение к функции. Excel содержит более 200 встроенных функций, которые разделены на категории. Обращение к функции выглядит так: СУММ(D11:D17) – просуммировать числа в диапазоне. При этом формула может состоять только из обращения к функции или содержать обращение к функции:

= СУММ(D11:D17); =A1+E18* СУММ(D11:D17).

При ошибке в формуле Excel дает соответствующие сообщение.

Для вставки в формулу обращения к функции можно использовать специальное средство Excel – Мастер функций и выполнить следующее:

1. Активизировать Мастер функций, используя

или соответствующую кнопку в строке формул ,

или кнопку Вставить функцию в меню Формулы.

2.В диалоговом окне Мастер функций - шаг 1 из

2 в списке Категория выбрать категорию искомой функции, а затем, в списке Выберите функцию выделить название функции. В этом же окне в нижней части можно прочитать описание выбранной функции и щелкнуть на кнопке OK.

3.В следующем диалоговом окне Аргументы функции необходимо задать аргументы функции вводом адресов ячеек. Причем адреса ячеек и диапазонов следует вводить щелчком на ячейке или выделением соответствующего диапазона на рабочем листе.

Быстрый доступ к функциям обеспечивают также команды меню Формулы. Наиболее часто используемые категории функций вынесены в виде списков.

Для того чтобы воспользоваться той или иной функцией достаточно раскрыть соответствующий список, выбрать функцию и задать аргументы функции.

Диапазоны ячеек

Диапазон – это группа смежных ячеек. Для записи имени диапазона используют следующие обозначения: (A1:C4), где A1 первая ячейка диапазона, C4 – последняя.

Для выделения диапазонов используют следующие приемы:

-перетащить курсор мыши, удерживая левую клавишу нажатой, от первой ячейки к последней;

-сделать щелчок на первой ячейке диапазона и сделать щелчок с удержанием клавиши Shift на последней ячейке диапазона.

Первый способ используется для выделения маленьких диапазонов, второй – для больших.

Для выделения несмежных диапазонов необходимо выделить один из них, а затем присоединить второй, удерживая при перетаскивании курсора клавишу Ctrl. Диапазоны несмежных ячеек имеют следующие обозначения: (C8:H15;A1).

Для быстрого перехода к диапазону можно присвоить имя этому диапазону. Для этого необходимо выделить диапазон, щелкнуть в поле имени, ввести имя

инажать клавишу Enter.

Поле имени

Имя диапазона не должно быть похожим на адрес ячейки или обозначение диапазона, начинаться с цифры, содержать пробелы, запятые и дефис.

2. Эффектное оформление таблиц

Оформление таблиц с помощью различных типов линий, решение в различных цветовых вариантах способствует улучшению читаемости данных, содержащихся в этих таблицах, позволяет лучше отследить заложенные тенденции и акцентировать внимание на отдельных моментах. Все средства форматирования ячеек собраны в окне диалога Формат ячеек. Отдельные элементы этого окна оформлены в виде кнопок меню Главная, в котором можно задать некоторые атрибуты шрифтового форматирования, выравнивания, числовые форматы ячеек. Формат ячеек является составной частью ячейки и не зависит от содержимого ячейки.

Прежде чем обратиться к командам форматирования, ячейки необходимо выделить, затем открыть щелчком правой клавиши мыши курсорное меню и выбрать команду Формат ячеек. Другой способ открыть диалог Формат ячеек – в меню Главная в разделе Ячейки раскрыть список Формат и выбрать в нем указанную команду.

Окно диалога Формат ячеек содержит пять вкладок. Вкладка Число позволяет управлять атрибутами числовых форматов ячеек, например, выводом обозначения валюты для денежного формата, количеством выводимых десятичных знаков, видом даты и пр. Вкладка Выравнивание позволяет установить выравнивание содержимого ячейки по вертикали и горизонтали, под углом или сверху вниз, задать перенос по словам, объединять ячейки и т.д.

Вкладка Шрифт служит для форматирования символов. Вкладка Граница используется для вычерчивания границ таблицы. В левой части окна выбирается тип и цвет линии, в правой части щелчками указывается расположение и форма границ. Вкладка Заливка помимо стандартной однородной заливки позволяет задавать фоновые узоры.

Для эффектного оформления таблиц удобно пользоваться встроенными стилями. Стили – сохраненные параметры оформления ячеек. Для того, чтобы воспользоваться стилем необходимо открыть меню Главная, в разделе Стили раскрыть список Стили ячеек и выбрать стиль.

Можно также сохранить собственное оформление в качестве стиля, предварительно выделив ячейки с созданным оформлением и выбрав в указанном списке команду Создать стиль ячейки. В окне диалога Стиль

необходимо указать, какие атрибуты будут сохранены в качестве стиля, в поле Имя стиля впечатать имя и нажать OK.

В работе с оформлением таблиц нужно придерживаться нескольких правил:

1.Выбирайте шрифты и размеры символов такие, чтобы содержимое ячейки легко читалось. Выделяйте заголовки таблиц с помощью различных начертаний (полужирное, подчеркивание, курсив).

2.При оформлении таблицы цветом выбирайте темный цвет шрифта для светлого фона и светлый шрифт – для темного фона.

3.Акцентируйте внимание на отдельные ячейки с помощью шрифтового и цветового форматирования.

3. Условное форматирование

Условное форматирование – автоматическое изменение формата ячеек, если значение в ячейке удовлетворяет заданному условию. Для задания условного

форматирования необходимо выполнить следующие

действия:

1.Выделить диапазон ячеек, к которому будет применено условное форматирование.

2.В меню Главная в разделе Стили раскрыть список

Условное форматирование. Первые пять пунктов списка

предлагают воспользоваться наиболее часто используемыми условиями (выделять значения больше или

меньше указанного, правила отбора последних значений и т.д.). С помощью пункта Создать правило можно

сформулировать другие условия.

3.После выбора условия необходимо в окне диалога задать формат, с помощью которого создается акцент, и

нажать OK.