114

Работа с таблицами текстового документа

Работа с таблицами текстового документа

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Таблица — перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные и требуется пересчет цифровых данных, то для их создания используется программа MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

Существуют следующие обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения:

Таблица

Тематический заголовок (может и не быть)

Таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После

164

Работа с таблицами текстового документа

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения.

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью.

Для создания таблицы в MS Word 2000 в меню «Таблица» выбирается «Добавить» -> «Таблица» и затем задаются необходимые параметры таблицы.

Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию

«Альбомная» в меню «Параметры страницы», закладка

«Размер бумаги». При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом и вначале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы производить после создания всего документа и обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы — номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в «Параметрах страницы» должна быть установлена опция «Различать колонтитулы первой страницы».

Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв раздела на текущей странице (команда «Разрыв» находится в меню «Вставка»). Таким образом, головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.

166

Текстовые редакторы

Текстовые редакторы

Редакторы документов (текстовые редакторы) —

наиболее широко используемый вид офисных программ. Редакторы документов позволяют использовать различные шрифты, их начертания, абзацы произвольной формы, автоматически переносят слова на новую строку, включают рисунки, нумеруют страницы и сноски. Самые мощные редакторы, такие как MS Word, позволяют проверять правописание, набирать тексты в несколько столбцов, вставлять таблицы, диаграммы, строить оглавления

ипредметные указатели и многое другое.

Внастоящее время самым распространенным текстовым редактором является MS Word, хотя на старых машинах используется сравнительно простой, но компактный редактор Лексикон.

Все эти редакторы работают в режиме WYSIWYG, т.е. «What You See Is What You Get» (это означает примерно следующее: «Что Вы видите, то и получите»). Иными словами, на экране показывается вид реального документа, который будет выглядеть так же и будучи распечатанным на бумаге.

ТекстовыйредакторЛексикон предназначендляобработки несложных документов с текстом на русском и английском языках. Лексикон обеспечивает следующие функции редактирования текстов:

+просмотр и корректировку текста;

+автоматическое форматирование текста;

+автоматическое разбиение текста на страницы;

+перенос фрагментов текста из одного места в другое;

+создание оглавления разделов документа;

+одновременное редактирование нескольких документов.

Последующие версии имеют некоторые отличия, в частности:

+возможность печати на 24-точечных матричных и на лазерном принтере;

168

Текстовые редакторы

+поддержка работы с мониторами EGA, VGA и Hercules в графическом режиме;

+возможность работы с файлами неограниченной длины;

+шрифты для печати верхних и нижних индексов, греческих букв и математических символов;

+просмотр результатов печати на экране;

+набор текста в несколько колонок.

Особенностями Лексикона, отличающими его от других текстовых редакторов, являются:

+многооконность (Лексикон имеет 10 окон, в каждом из которых может находиться независимый текст, что позволяет выполнять комплексную обработку сложной системы документации или совокупности программных модулей);

+макропоследовательность (макроклавиши) — программирование макрокоманд позволяет определить часто используемые текстовые конструкции или последовательности команд путем одного нажатия клавиши;

+калькулятор (встроенный экранный калькулятор позволяет производить вычисления с числами по разным основаниям, вычислять арифметические выражения, использовать элементарные функции).

Редактор Word Pad — текстовый редактор, позволяющий создавать и редактировать достаточно длинные тексты. В нем предусмотрена как возможность работы с уже существующими файлами, так и возможность создания новых текстов. Word Pad в состоянии открывать текстовые файлы различных форматов, а также сохранять документы в этих форматах. Для каждого из доступных форматов файлов можно задать свой собственный режим переноса текста и указать управляющие элементы, которые должны присутствовать на экране.

Редактор Word Pad не допускает параллельную работу с несколькими файлами: одновременно можно открыть только один файл. Содержимое открытого файла выводится в окне редактора. При этом в заголовке окна ре-

169

Текстовые редакторы

дактора будет показано имя открытого файла. Имена четырех открытых последними файлов выводятся в конце меню Файл. Любой из этих файлов можно быстро открыть, выполнив щелчок в меню Файл на его имени. После запуска редактора можно сразу приступать к вводу текста нового документа.

Microsoft Word — мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.рсх, *.bmp и т.д., распечатки текста. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

170