Лабораторная работа №5 Создание и редактирование отчетов в Access

Цель работы

Освоить приемы создания отчетов различных типов в СУБД MS Access. Научиться способам их редактирования.

1 Общие сведения

1.1 Основные сведения об отчетах

Отчёты предназначены для вывода информации из БД в виде печатных документов различной формы.

По сравнению с другими методами вывода данных на печать отчеты обладают следующими принципиальными преимуществами:

– предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

– обеспечивают более высокую степень контроля за расположением данных;

– могут быть использованы для получения красиво оформленных материалов, наклеек и других документов.

Отчеты составляются на основе таблиц или запросов БД. В них можно добавлять надписи, поля данных, переключатели, флажки, рисунки, диаграммы.

1.2 Создание нового отчета

Для создания отчета в окне базы данных нужно перейти на вкладку Создать и группе Отчеты выбрать один из режимов создания: пустой отчет, Мастер отчетов и Конструктор отчетов (рисунок 1).

Рисунок 1 Выбор режима создания отчета

1.3 Выбор режима создания отчета

Конструктор – позволяет создавать отчет «с нуля» и редактировать уже созданный отчет.

Мастер отчетов – запускает основного мастера для создания отчетов, позволяющего выбирать поля для отчета, задавать форматы, условия группировки и итоговые функции. 

1.4 Структура отчета

Отчеты состоят из разделов, которые можно увидеть в режиме конструктора отчета (рисунок 3).

Раздел Заголовок используют для размещения названия отчета, даты печати или эмблемы. Данные заголовка отчета выводится один раз в начале отчета.

Раздел Верхний колонтитул используют для отображения заголовков столбцов. Этот раздел выводится вверху каждой страницы отчета.

Раздел Область данных используется для размещения полей отчета, данные из которых должны выводиться для каждой записи.

Раздел Нижний колонтитул используется для размещения дополнительной информации, выводимой внизу каждой страницы отчета.

Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид/Колонтитулы.

Раздел Примечание отчета используется для размещения данных, выводимых в конце последней страницы отчета. Это могут быть итоговые значения по всем записям отчета, примечания и т.п.

 Кроме того, в отчет можно добавить области Заголовок группы и Примечание группы.

Заголовок группы используют для отображения сведений, относящихся к группе в целом (например, имя группы). Данные этого раздела выводятся в начале новой группы записей. Примечание группы используют для отображения итогов по группе. Этот раздел выводится в конце группы записей.

Любой раздел отчета можно скрыть, изменить его размеры, добавить рисунок или задать цвет фона раздела.

Линейки с делениями по верхнему и левому краям окна отчета помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого раздела можно, перетащив его границу.

Рисунок 3 Окно конструктора отчета