Руководство по качеству
РК ТПУ - 6.0-2014
В соответствии с моделью процессов ТПУ виды деятельности и процессы
классифицированы на 3 группы: административные, основные и обеспечивающие.
Административные процессы служат для реализации Политики и целей в
области качества, а также доведения их до сведения сотрудников в виде целевых показателей. К основным процессам относятся образовательный и научноисследовательский процесс. Обеспечивающие процессы структурированы в
соответствии с Управлениями и их основная задача – обеспечение всех процессов необходимыми ресурсами. Для каждого процесса определены цель, руководитель
процесса, входы, выходы, критерии и методы оценки результативности процессов, которые определены в матрице процессов СМК (Приложение 3).
Используется следующая аббревиатура процессов и видов деятельности:
АП – административные процессы; ОП – образовательные процессы;
НП – научно-исследовательские процессы; РД – ресурсная (обеспечивающая) деятельность;
РП – ресурсные (обеспечивающие) процессы.
Врамках ресурсной (обеспечивающей) деятельности отражены ресурсные (обеспечивающие) процессы.
ВТПУ существуют процессы, переданные на аутсорсинг, такие как:
реализация производственных и дипломных практик, академические обмены,
обучение по программам Double degree, проведение научных исследований при использовании услуг сторонних организаций, услуги по поверке/калибровке оборудования. Управление процессами, переданными на аутсорсинг, и ответственность персонала определены в соответствующей документации
(соглашения о сотрудничестве, договора о совместной деятельности, контракты,
приказы, должностные инструкции и др.).
Ссылки:
Устав ТПУ Программа развития ГОУ ВПО ТПУ на 2009-2018 гг.
Комплексная программа развития ТПУ на 2011-2015 гг. Модель процессов ТПУ (Приложение 2)
Матрица процессов ТПУ (Приложение 3)
4.2.ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИИ
4.2.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Структура и виды документации ТПУ отражены в Положении о документообороте ТПУ и включает в себя следующие документы:
•входящая документация – документы, поступившие в ТПУ извне;
•внутренние документы – документы, которые составляются,
исполняются и хранятся в ТПУ и не выходят за его пределы (организационные
документы, распорядительные документы, информационно-справочные документы, договоры и соглашения, одной из сторон которых выступает ТПУ);
Страница 9 из 63
Руководство по качеству
РК ТПУ - 6.0-2014
• исходящие документы – официальные документы, отправляемые из
ТПУ.
Внутреннюю документацию СМК ТПУ можно представить в виде иерархии
(рис. 1).
Все документы СМК первых четырех уровней оформляются как на
бумажных, так и электронных носителях, вводятся в действие приказами ректора/проректоров, систематически анализируются на предмет актуальности. Требования к управлению записями по качеству представлены в разделе 4.2.4 РК и
ДП ТПУ 4.2.4 «Управление записями по качеству».
Рис. 1. Иерархия документации СМК ТПУ.
4.2.2. РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ
Ответственным за разработку, рассылку, мониторинг и внесение изменений в РК является директор ЦК.
Все официально издаваемые экземпляры РК нумеруются и регистрируются в Центре качества. Контрольный экземпляр утвержденного РК хранятся в бумажном
виде в ЦК. Скан-версия электронного экземпляра РК находится на портале ЦК и доступно для сотрудников. При необходимости, экземпляры РК могут выдаваться внешним аудиторам, партнерам университета и клиентам.
В РК могут вноситься изменения. Все основные изменения проходят через Совет ТПУ по качеству, осуществляющий свою деятельность в соответствии с
Положением. Процедура разработки РК, внесения изменений определена в ДП ТПУ 4.2.3 «Управление документацией».
Пересмотр РК осуществляется по мере необходимости, но не реже чем один раз в три года с целью актуализации. РК может подлежать также внеплановому пересмотру при изменении Политики или Целей в области качества, реструктуризации системы управления университета и т.д. Инициировать изменение
Страница 10 из 63
Руководство по качеству
РК ТПУ - 6.0-2014
РК могут: Ректор, начальник УПР/Уполномоченный по качеству, Совет ТПУ по
качеству, директор ЦК.
Проверка соблюдения требований РК производится во время внутренних и
внешних аудитов. При переиздании РК все бумажные экземпляры предыдущего издания признаются недействительными и подлежат изъятию. Устаревшие электронные варианты РК заменяются актуальными.
Ссылки:
Положение о Совете ТПУ по качеству ДП ТПУ 4.2.3 «Управление документацией»
4.2.3. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК
Целью управления документацией является обеспечение постоянной актуализации, пригодности и доступности документов для сотрудников.
Управление документацией осуществляется в соответствии с Положением о
документообороте, Инструкцией по делопроизводству ТПУ, а также ДП 4.2.3 «Управление документацией». В ТПУ разработан и введен в действие перечень документации СМК (Приложение 1 к ДП ТПУ 4.2.3 «Управление документацией»). В
целях эффективного управления учебно-методической документацией основных
образовательных программ, в ТПУ действует Положение об организации разработки учебно-методического, нормативно-методического и информационного обеспечения образовательных программ.
Документированная процедура «Управление документацией» обеспечивает:
использование только имеющей силу и идентифицированной
соответствующим образом документации;
• определение структуры и правильность оформления документации
СМК;
•разработку, согласование и утверждение документации;
•идентификацию изменений документов;
•управление документацией внешнего происхождения и ее рассылку внутри Университета;
•распределение и актуализацию документов;
•хранение документации;
•изъятие устаревших документов из обращения.
Положение о документообороте устанавливает:
•порядок ведения делопроизводства в ТПУ;
•виды документов ТПУ (входящие, внутренние, исходящие);
•порядок работы с входящими, внутренними, исходящими документами;
•порядок контроля исполнения документов;
•порядок хранения и использования гербовой печати в ТПУ;
•контроль ведения делопроизводства;
•порядок согласования и утверждения документов (в т.ч. Положения о
подразделении, должностные инструкции)
Страница 11 из 63
Руководство по качеству
РК ТПУ - 6.0-2014
Порядок прохождения процедуры подписания и согласования
распорядительных документов внутреннего документооборота в части приказов и распоряжений определен в Административном регламенте.
Руководство и контроль ведения делопроизводства в Томском политехническом университете осуществляет общий отдел делопроизводства
(ООД).
В целях оптимизации документооборота университета и обеспечения оперативной работы, ООД осуществляет рассылку распорядительных документов по
основной и административно-хозяйственной деятельности на электронный адрес ответственного за делопроизводство в структурных подразделениях университета. Список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях
университета определён приказом ректора.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные
сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения.
В целях оптимизации затрат рабочего времени, организации и упорядочения системы документооборота по оформлению командировок, стажировок и повышения квалификации сотрудников ТПУ введен в действие Регламент электронного
документооборота по оформлению командировок сотрудников с использованием
информационно-программного комплекса «Командировки» (ИПК «Командировки»).
Ссылки:
Положение о документообороте в ТПУ ДП ТПУ 4.2.3 «Управление документацией»
Положение об организации разработки учебно-методического, нормативнометодического и информационного обеспечения образовательных программ в рамках реализации Программы развития ТПУ
Административный регламент
Регламент электронного документооборота по оформлению командировок сотрудников в рамках программы развития ГОУ ВПО «Томский политехнический университет» на 2009 – 2018 годы
4.2.4. УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ ПО КАЧЕСТВУ
Управление записями направлено на организацию информационных процессов, обеспечивающих своевременное и регулярное предоставление руководству университета, потребителям и заинтересованным сторонам полной и
достоверной информации, необходимой и достаточной для принятия обоснованных решений.
В соответствии с требованиями ISO 9001:2008 определен перечень обязательных записей в ТПУ, приведенный в ДП 4.2.4 «Управление записями по качеству».
Требования и ответственность работников ТПУ по разработке записей по качеству, их идентификации, передвижению, анализу и актуализации, хранению, защите, восстановлению, передаче в архив и мониторингу установлены в документированной процедуре, номенклатуре дел, а также должностных обязанностях сотрудников, ответственных за делопроизводство в подразделениях
университета.
Страница 12 из 63