2.2. Содержание проектирования

Проектирование организации - это наука определения целей деятельности и организации работ группы людей для их достижения.

Процесс проектирования организаций следует рассматривать как

 процесс нахождения соответствия между основными элементами организации и ее окружением;

 план, программу (проект) организации работ, обоснование миссии и целей, стратегии развития;

 поиск механизма функционирования общности людей, с присущей ей структурой, каналами коммуникаций, системой управления на перспективу;

 организационную диагностику, социальный аудит, помощь организациям в преодолении их трудностей или организационных патологий.

Следовательно, всю работу по проектированию можно свести к трем основным составляющим:

 своевременное, четкое и точное формулирование целей, как для всей организации, так и для ее подразделений, каждого работника;

 создание оптимальных технических, экономических, социальных и организационных условий для выполнения намеченных целей;

 применение наиболее эффективных форм и методов реализации поставленных задач, изыскание необходимых ресурсов.

Организационное проектирование начинается, во-первых, с определения типа проектирования - организация процесса, инновации в организации, новая организация; во-вторых, с выяснения статуса организации - государственная, общественная, частная, смешанная - и области ее деятельности - учебная, торговая, общественная, государственная и т.п.

Проектируемая организация может существовать в следующих двух режимах.

1. Организация готова к изменениям, нововведениям, но закрыта или открыта для аудита.

2. Организация не готова к инновациям, она консервативна, но также открыта или закрыта для аудита.

Полнота и культура организационного проектирования во многом определяются

пониманием рамок, границ эффективности организации;

методологическим подходом, умением работать с материалом, различными моделями и проектами;

методами оценки проекта;

соревнованием, творческим подходом проектировщиков.

При проектировании организаций используются различные методы, наиболее широкое распространение находят следующие:

нормативные,

экспертной оценки,

расчетные,

динамические,

опытные.

Обычно выделяется три класса проектов, которые различаются в зависимости от типов и видов.

1. Монопроекты – это, как правило, инновационные проекты, имеющие конкретную цель и четкие установки по ресурсам ‑ времени, качеству и исполнителям. Такие проекты могут касаться изменений в определенных сферах организации (технической, организационной, социальной, экономической) или в их различной комбинации.

2. Мультипроекты - это комплексные проекты или программы, которые во многом связаны с определением концепции стратегического развития организации. Они включают изменения, касающиеся существующих организаций и создания новых. Такие проекты в настоящее время разрабатываются для конверсии оборонных предприятий, трансформации государственных организаций, создания новых структур рыночного типа.

3. Мегапроекты - это целевые комплексные программы, касающиеся многих организаций и содержащие множество проектов. Они носят макроэкономический характер, затрагивают интересы многих людей и могут быть международными, национальными, отраслевыми.

По содержанию проекты могут быть:

социальные,

экономические,

технические,

организационные,

смешанные.

По временному аспекту:

краткосрочные,

среднесрочные,

долгосрочные.

Существует определенный алгоритм проектирования организаций, последовательность проведения работ по проекту.

1. Выявление, уточнение проблемы, для разрешения которой создается (создана) организация.

2. Определение предназначения организации, ее миссии, основных ценностей, принципов деятельности.

3. Разработка "дерева целей" организации и методов их достижения, выбор стратегической позиции и стратегических зон хозяйствования.

4. Определение основных функций организации, их взаимосвязей.

5. Описание основных связей организации с внешней средой, определение влияния различных факторов.

6. Разработка вертикальных и горизонтальных связей в организации в соответствии с важнейшими направлениями ее деятельности.

7. Осуществление и определение типа департаментализации (программный, целевой, дивизиональный, линейный, матричный, штабной, продукционный, региональный).

8. Установление полномочий, ответственности различных подразделений и их связей между собой.

9. Анализ информационных и финансовых потоков в организации.

10. Определение требований к должностям и обязанностям, поручение их исполнения конкретным лицам.

11. Определение типа информационной системы, пунктов сосредоточения и каналов движения информации.

12. Разработка кадровой концепции и кадрового обеспечения организации, планов горизонтальной ротации и карьеры кадров.

13. Установление (уточнение) форм найма сотрудников, их оценки (аттестации), систем труда, подготовки и переподготовки кадров.

14. Выделение основных болезней организации, ее слабых и сильных сторон.

15. Рассмотрение проблемы имиджа, авторитета организации и механизмов их поддержания.

16. Внедрение инновационного менеджмента, определение готовности организации к конкретным изменениям, нахождение способов их осуществления.

Алгоритм, последовательность проектирования организации в крупном плане может быть следующей:

определение миссии и системы целей (что должно быть сделано);

проектирование (как выполнить);

ввод в действие, реализация (выполнение);

применение (эксплуатация);

изменение (переделка).

В книге "Мир управления проектами" Р.Макс Видеман приводит четыре фазы жизненного цикла проекта:¹

концепция - общественные потребности; жизнеспособность проекта, программы, схемы процессов; эскизные разработки; предварительные смета и график работ; кадровый состав; возможное финансирование;

планирование - разработка плана, блок-схемы, эскизов, стандартов; выбор оборудования; обоснование экономических показателей, разработка сметы, графика работ, расхода средств; подготовка и представление итоговых документов;

выполнение - организационное оформление; разработка рабочей документации; поставка оборудования, конструкций; производство продукции, обеспечение качества; переделка по требованию заказчика;

окончание - подготовка кадров; передача материалов; документирование результатов, реализация остатков ресурсов; реформирование проектного коллектива.

В практике используются различные критерии экспертизы организационных проектов. Приведем некоторые из них.

1.Механизм командной работы:

а) командной работы, по существу, не было, низкая организация процесса проектирования, инертность участников;

б) формальное отношение к проекту, активность проявлялась по другим вопросам;

в) преобладание официальных материалов, использование имеющейся документации, формальный лидер навязывает свою информацию о проекте;

г) процесс притирки идет, но замедлен, команда начинает находить общий язык, но есть расхождения по конкретным вопросам проекта;

д) способности каждого участника проявляются в полной мере, сотрудничество в команде носит творческий характер.

2. Содержание и глубина проекта:

а) проект слабый, функции и структура объекта проектирования неотчетливы, есть определенная путаница в положениях;

б) субъективизм в проектировании, идеализация реальной организации, содержание проекта неглубокое;

в) содержание проекта опирается на существующие схемы, действующую документацию, формализованный подход к проектированию;

г) сделана попытка глубокого анализа объекта проектирования, но существует бессистемность, слабая логика проекта;

д) тщательно проработанный проект, глубокий анализ объекта исследования.

3. Сущность и динамизм инновационной модели:

а) отсутствуют инновационные идеи, преобладают общие слова и текст;

б) легковесные идеи, носящие несистемный характер, анализ проблем, которые лежат на поверхности явлений;

в) существуют формальные инновационные идеи, не как результат творчества группы, а как использование существующего опыта;

г) есть неплохие фрагменты изменений, но они слабо проработаны методологически;

д) система оригинальных, перспективных инновационных идей, проработанных организационно и методологически.

4. Практическая значимость (результат):

а) результат декларируется, хотя практически отсутствует;

б) предложения носят абстрактный характер, практический результат проявляется слабо;

в) результат заимствован, взят с уже существующих проектов, хотя может быть и неплохим;

г) имеющиеся ресурсы не позволяют достичь высоких результатов, которые заложены в проекте;

д) результат высокий, проект находит заказчиков.

Перспективной тенденцией при проектировании организации является взаимосвязь с корпоративной стратегией.

В этом случае проект выступает как элемент стратегии. Это означает, что

 взаимосвязь между проектами и корпоративной стратегией содержится в реализации стратегических целей;

 стратегическая цель должна быть разбита на ряд подцелей по содержанию и времени, в свою очередь каждая из подцелей формирует набор целей специального проекта;

 система проектов создается с множеством взаимосвязей между различными проектами по целям, результатам, изменениями, мнениями;

 руководитель проекта должен вести своей проект так, чтобы достичь цели и в то же время сохранить среду проекта внутри и вне организации.

Следовательно, управление организацией происходит как бы с помощью проектов. При таком подходе

 требуются гибкость, короткое и прямое взаимодействие, вместо долгого, часто формального решения проблем;

 нужны не сильные и строго ограниченные организационные единицы, а специальные группы, которые создаются в зависимости от задач проекта;

 управление при помощи проектов означает не только успешное выполнение проектов, но и использование принципа гибкости управления проектами как основного принципа для управления сложной организацией в сложной внешней среде;

 управление организацией, которое обеспечивает эффективность стратегических целей, играет важную роль в управлении проектами, вытекающими из этой стратегии.

При проектировании организации через развитие стратегии и управление ею при помощи проектов обеспечиваются:

 творческий, поисковый, гибкий, адаптивный подход как к проектированию, так и к развитию организации;

 высокая комплексность, системность проектирования с учетом как можно большего числа объективных и субъективных факторов в организации и вне ее;

 более или менее параллельное развитие целей и самого проекта и приблизительное определение целей в начале проекта;

 слияние субъективных мнений, прогнозов, оценок, намерений, целей и интересов различных людей, иерархических уровней, компетенций в общепринятую и понятную всем корпоративную стратегию;

 действия руководителя проекта не как формального административного, а как творческого лица, помощника сотрудников.

Таким образом, корпоративная стратегия

 определяет общие цели организации для ее будущего развития;

 разбивает на несколько уровней цели и определенные стратегические сферы - структуру, технологию, финансы и т.п.;

 формирует основные принципы организации, то есть набор правил, как организация должна себя вести и что должна учитывать при принятии решений;

 превращает корпоративную стратегию в конкретные действия по созданию и внедрению проектов;

 создает условия для превращения управления проектами в управление изменениями в организации.

При проектировании организации важно обеспечить ее единство, правильное соотношение между централизацией и децентрализацией, горизонтальным и вертикальным разделением труда.

Организационное единство находит свое выражение в централизации основных функций управления: планирования, материально-технического снабжения, капитального строительства, финансирования и сбыта, организации труда и заработной платы, проведения технической политики и др. В зависимости от специфики и конкретных условий производства остальные службы имеют различную степень централизации.

Единство технической политики обеспечивается благодаря сосредоточению в центральном звене управления работ по стандартизации, нормализации, модернизации и реконструкции производства, разработкам и внедрению новой техники.

Единство планово-экономической деятельности достигается благодаря централизованному изучению спроса и формированию потребности рынка в продукции предприятия, разработке перспективных и текущих планов производства, заданий по основным технико-экономическим показателям, по загрузке производственных мощностей и использованию ресурсов.

Единство коммерческой деятельности находит свое выражение в централизации определения потребностей в материальных ресурсах, заключения договоров, оплаты счетов, реализации планов снабжения и сбыта, изучения рынка и выбора стратегических зон хозяйствования.

Единство в кадровой политике и социальном развитии организации реализуется путем разработки и организации выполнения комплексных планов социального развития, программ подготовки и повышения квалификации работников, их подбора, продвижения, закрепления и создания резерва кадров.

В перспективе при проектировании организаций все в большей мере будет делаться упор на следующие моменты:

 установление целей проектов, управление стоимостью и полезностью в условиях множества пользователей и систем;

 технические нововведения, координацию технических концепций и предложений;

 взаимодействие с внешней средой, мировой рыночной экономикой;

 социальные группы со сложными проблемами;

 управление качеством на нескольких уровнях проектирования и всех фазах проекта;

 контроль и планирование операций, которые осуществляются в наших организациях и вокруг них;

 управление рисками, стоимостью и инновациями; автоматизированные системы.

Программа работ по проектированию организации, которую осуществляет инновационная команда, включает в себя

аудит;

аналитический отчет, диагностику;

инновационную идею;

организационное воплощение.

Важную роль в проектировании организации играет управляющий проектом. В его основные функции входит

 забота о том, чтобы проект достиг своих целей;

 обеспечение плановой работы исполнителей, их координация, при необходимости внесение корректив в программу действий, постоянная готовность к улучшению плана;

 завершение работы в установленные сроки и в пределах бюджета;

 создание резервов и возможностей для маневра;

 принятие правильных, оптимальных решений с оценкой возможных результатов каждого варианта; умелое руководство и создание условий для творческой работы.

Следовательно, функции руководителя проекта можно свести к следующим:

определение типологии проекта;

принятие решений;

контроль изменений; планирование и соответствие графиков;

планирование и контроль стоимости;

деловое общение с сотрудниками и партнерами;

заключение контрактов.

Выводы

1.Более полное системное понимание организационных теорий позволяет осуществлять эффективное проектирование организаций и осуществление в них радикальных изменений.

2. Определенного статуса организации не существует, есть совокупность сменяющих друг друга, конкурирующих или сосуществующих организационных теорий.

3. Основными типами организационных теорий являются традиционная, нетрадиционная, системная, ситуационная, неомодернизационная.

4. Процесс проектирования организаций следует рассматривать как план работ, обоснование миссии и целей организации, механизма ее функционирования, организационную диагностику и процесс нахождения соответствия между основными элементами организации.

5. Процесс проектирования организации происходит в определенной последовательности, и существуют конкретные критерии оценки проектов.

6. Основными тенденциями при проектировании организаций являются взаимосвязи с корпоративной стратегией, обеспечение единства организации.

Вопросы для повторения

1. Сущность организационных теорий, их значение и роль в проектировании организаций.

2. Основные типы организационных теорий, их содержание.

3. Структура организации и ее выбор при проектировании.

4. Содержание проектирования организаций.

5. Основные этапы, последовательность проведения работ по проектированию.

6. Методы оценки организационных проектов.

7.Некоторые тенденции развития проектирования организаций.

8.Функции и роль персонала, руководителей проектов.

Вопросы для обсуждения

1. Как вы понимаете совокупность сменяющих друг друга, конкурирующих или сосуществующих организационных теорий, горизонты их интерпретаций?

2. Покажите на конкретных примерах взаимосвязь, взаимную обусловленность различных типов организационных теорий.

3. Обоснуйте основные перспективные тенденции в развитии проектирования организации.

4. Каковы основные функции руководителей проекта и руководителей организации по ее проектированию?

Практические задания

Разработайте план подготовки проекта новой организации, занимающейся предоставлением образовательных услуг в области менеджмента.