1.3.7 Рекомендации по отражению вопросов по автоматизации учета, анализа и аудита

Вопросы автоматизации в дипломной работе должны найти отражение во введении, содержании глав и заключении.

Во введении подчеркивается роль автоматизации в процессах управления хозяйственным субъектом и, в частности, при решении задач учета, анализа, аудита.

В содержании глав вопросы автоматизации учета, анализа и аудита могут излагаться следующим образом.

1. Автоматизация учета

Вопросы автоматизации учета должны найти отражение в отдельном параграфе дипломной работы, а в работах, выполняемых по тематике кафедры информационных технологий и систем в экономике, - в отдельной главе. Объем параграфа должен быть не менее 10 страниц, а главы – 25-35 страниц. Раздел должен содержать не менее трех параграфов, наряду с текстом иметь иллюстративный материал, схемы.

В зависимости от темы и состоянии автоматизации в бухгалтерии хозяйствующего субъекта могут быть применены разные подходы к изложению вопросов автоматизации учета. Возможны три варианта.

На выбранном объекте исследования учет ведется с использованием компьютеров. В этом случае следует дать оценку действующей системе учета, отметить ее положительные стороны и недостатки, внести новые предложения, направленные на совершенствование системы компьютерного учета. Предложения могут быть связаны с автоматизацией новых задач и их реализацией, с совершенствованием технологии решаемых задач, с получением новых выходных форм внутренней отчетности, направленных на повышение уровня принимаемых решений и т.п.

В организации используется ручная технология ведения учета. Здесь следует дать предложения по автоматизации конкретных задач, предложить пакет для реализации данных задач исходя из особенностей хозяйственного объекта; показать, как реализовать задачи учета с помощью выбранного пакета, сделать необходимые настройки и апробацию предложений.

На хозяйственном субъекте в бухгалтерии учет ведется с использованием компьютеров, но предполагается дальнейшее развитие системы или переход на новую систему автоматизации. Тогда следует кратко описать действующую систему, отметить ее недостатки и чем она не устраивает бухгалтерский аппарат и руководство, описать новую систему и показать, как в ее рамках будут реализованы задачи учета.

Содержание материала по автоматизации учета. В зависимости от структуры работы и части, планируемой для освещения вопросов автоматизации (раздел/параграф), глубина изложения материала может быть разной. Однако в содержании должны найти отражение следующие вопросы:

• характеристика системы компьютерного учета;

• организация информационной базы; работа с первичными документами и формирование массива записей о хозяйственных операциях;

• обобщение информации и формирование стандартных и произвольных учетных регистров;

• заключительные операции отчетного периода и формирование внешней отчетности.

Характеристика системы компьютерного учета.

Здесь следует отразить класс, к которому относится выбранный/используемый программный продукт бухгалтерского учета, и его характеристику: концепцию построения информационной базы, способ построения пакета, способы адаптации к особенностям объектов, программно-аппаратную платформу, степень автоматизации учетных функций и т.п. Для выбранной программы обосновать целесообразность ее выбора.

Организация информационной базы.

Эта часть должна отразить:

• особенности организации плана счетов объекта (его характеристики, описание структуры, настройки на рабочий план предприятия). При автоматизации конкретной учетной задачи характеристику плана счетов привести в отношении конкретных счетов, касающихся темы.

• Особенности организации аналитического учета (способ включения аналитических объектов в структуру бухгалтерской записи, модель аналитического учета, структуру справочников аналитического учета и организацию поиска в них информации, указать на наличие параметров объектов аналитического учета, реализацию связи объектов аналитического учета и синтетических счетов и т.п.). Проиллюстрировать все это на объектах аналитического учета, относящихся к выбранной задаче.

• Особенности организации прочих справочников, необходимых для реализации решения задачи.

Работа с первичными документами и формирование массива записей о хозяйственных операциях.

В этой части работы должна найти отражение следующая информация:

• модель документооборота, реализованная в системе автоматизированного учета, и ее особенности;

• способ заполнения документов и особенности интерфейса при вводе документов (наличие подсказок, возможность обращения к справочникам непосредственно из режима ввода, возможности корректировки, контроля вводимых данных и др.), работа с картотекой документов, возможности программы в части адаптации документов и создания новых форм документов, иллюстрация на документах, связанных с выбранной задачей;

• особенности ведения массива бухгалтерских записей (Журнала хозяйственных операций). Указать, что понимается под записью хозяйственной операции, как организовано хранение записей в ИБ; режимы автоматизации формирования записей о хозяйственных операциях.

Для систем, относящихся к классу «комплексных систем», рассмотреть вопросы распределения и интеграции учетных данных; указать, как реализуется технология клиент-сервер, как реализуется разграничение прав доступа к информации.

Обобщение информации и формирование стандартных и произвольных учетных регистров.

Здесь отразите следующие вопросы:

• особенности расчета итогов, их перерасчета;

• организация выборочного доступа к данным и получение справок (опишите режимы быстрого доступа к данным БД (журнал операций), особенности наложения фильтров, формирования запросов и т.п.);

• особенности формирования стандартных регистров-отчетов (основные отличия от ручных учетных регистров, состав формируемых стандартных регистров, особенности их построения, настройки перед формированием, опишите режим интерактивной работы со стандартными отчетами «от общего к частному», если он реализуется программой, или предложите его и укажите преимущества данного режима).

• Средства формирования новых отчетов (отчетов произвольной формы), предложить новый отчет и показать, как он создается и формируется.

В этой части должны быть приведены формы стандартных отчетов или запрашиваемых справок по выбранной задаче с цифровыми данными, раскрыто их функциональное назначение в отношении задачи.

2. Автоматизация анализа и аудита

Вопросы автоматизации анализа должны найти отражение непосредственно в главе, посвященной анализу хозяйственной деятельности. В начале главы можно указать, какие программные продукты имеются сегодня на рынке, выбрать одну из таких программ и с ее помощью провести анализ. Если ни одна из программ не реализует предложенной методики анализа, то следует выполнить анализ с использованием табличного процессора Excel. Желательно описать настройку программы и показать полученные результаты в табличном виде и в графическом. При настройке таблицы использовать функции табличного процессора.

Вопросы автоматизации аудита должны найти отражение также в главе, посвященной аудиту. При этом следует указать на особенности проведения аудита в компьютерной среде для объектов, где учет ведется с использованием компьютеров. С другой стороны, показать, какие работы при аудиторской проверке могут быть реализованы с использованием компьютера и какие программные продукты при этом могут быть применены. Дать им оценку и показать положительные моменты их использования. Предложить направления развития компьютеризации проведения аудиторских проверок конкретного раздела учета.

В заключении работы должны найти отражения основные предложения и рекомендации в области автоматизации учета, анализа, аудита, а также показано, что дает реализация этих рекомендаций.