Уважаемый господин Туров!

Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв. м. выставочной площади для проведения с 13 ноября по 31 декабря 2006 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви.

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: ……

С уважением,

Исполнительный директор Личная подпись А.А. Кочеров

После подписи на границе нижнего поля помещают реквизит «Отметка об исполнителе», который содержит инициалы, фамилию и номер телефона человека, владеющего ситуацией и способного ответить адресату на возникшие вопросы или дать уточнения.

В. А. Порошина

26 58 10

4.3.3. Составление и оформление справочно-аналитических документов

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует много разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-передачи дел; ревизии; инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты составляются коллегиально (не менее 2 исполнителей). Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акты не составляются произвольно по личному волеизъявлению. Это прерогатива временных и постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.). Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования».

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать унифицированную форму текста, а также на чистом листе бумаги. Формуляр-образец акта состоит из реквизитов 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 25.

Заголовок к тексту акта должен быть грамматически согласован со словом «АКТ», например: «АКТ проверки финансово - хозяйственной деятельности института», «АКТ списания материальных ценностей».

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и др.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ, с указанием его номера и даты), а также кем составлен акт (председатель, члены комиссии). Например:

Основание: приказ директора завода от 21.11.2005 № 12/58

Выражение «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт…» считается устаревшим. Следует писать: «акт составлен комиссией в составе…»

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения, заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

Текст акта пишут через 1,5 интервала. В конце текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложения к акту (если они есть).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. При этом проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)». Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

В необходимых случаях, если это требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Например:

Научно-производственное объединение «МАЯК»

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ____________А. И. Семенов (личная подпись) «__» ______________ 2006

А К Т

2006. № 17/1

г. Омск

Ревизии кассы

Основание: приказ генерального директора от 15.10.2006, № 37

Составлен комиссией в составе:

Председатель – заместитель директора С. Н. Петров.

Члены комиссии: заместитель главного бухгалтера П.Г. Зайцева, бухгалтер

А. О. Васильева.

Присутствовали – кассир В. И. Харитонова.

20.10.2006 комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 19.10.2006.

В результате проведенной проверки установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 19.10.2006 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 128 283 руб.

2. Фактический остаток наличных денег в кассе составил 115 357 руб. Недостача наличных денег в кассе – 12 926 руб.

3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира

Харитоновой В. И.

Составлен в 2-х экз:

1-й экз. – в дело № 05-11;

2-й экз. – генеральному директору предприятия;

Приложение: Объяснительная записка Харитоновой В. И. на 1 л. в 1 экз.

Председатель Личная подпись С. Н. Петров

Члены комиссии Личная подпись П. Г. Зайцева

Личная подпись А. О. Васильева

С актом ознакомлена Личная подпись В. И. Харитонова

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или утверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки различают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события производственной деятельности и размеры денежного вознаграждения. Их составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Текст такой справки состоит из двух частей: в первой части справки излагают факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это ее отличает от докладной записки. Если в справке фиксируются события определенного отрезка времени, то это должно быть отражено в заголовке: «О комплектовании заказа на 2007 год».

Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть внутренними и внешними.

Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, в вышестоящую организацию. Справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

2. Ко второй категории относятся справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания, стаж работы и т.д. Они выдаются по запросам заинтересованных лиц и учреждений. Как правило, при составлении таких справок применяются унифицированные трафаретные бланки. Подписываются такие справки руководителем организации и заверяются печатью.

Формуляр-образец справки состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, 22, 25.

Образец оформления справки:

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК СПРАВКА 12.08.2006 № 35 Об организации авиаперевозок туристов по состоянию на 01. 07.2006

Генеральному директору компании М.М. Савельеву

К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в Римини (Италия). К 01.06.2006 численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов, из-за нехватки посадочных мест.

Для решения вопроса с отправкой туристов по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «Аэрофлот», которая имеет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.

Ст. менеджер Личная подпись О.Н. Соколова

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается ее составителем, при направлении ее в другую организацию – руководителем.