2.3. Схемы расположения реквизитов документов

Рис. 1 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 2 – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

2.4. Формуляр-образец документа

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает его недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки и т.д.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Это модель унифицированной формы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей расположению на стандартном формате бумаги А4 (210х297 мм). На основе формуляра-образца строятся бланки документов. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной модели.

Раздел 3. Бланки документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.

Бланки создает любое учреждение, организация или предприятие, пользующееся правами юридического лица. Разрабатывая бланк, стремятся к созданию благоприятного впечатления об организации, к созданию запоминающегося бланка, отражающего не только определенную информацию о фирме, но ее стиль.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов:

– А4 (210х297 мм);

– А5 (148х210 мм).

Бланки документов согласно стандарту должны иметь поля: левое – не менее 20 мм; верхнее – не менее 20 мм; правое – не менее 10 мм; нижнее – не менее 20 мм.

Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа (за исключением письма).

Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк содержит следующие реквизиты: 01 (02 или 03,); 08, 11, 13.

Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в нем необходимо указывать наименование организации, справочные данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В зависимости от учредительных документов организации он может включать реквизиты: 01 (02 или 03), код организации (предприятия) по ОКПО, наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации (08), справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес телефонной почты), web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату лицензии, т.е. 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д.

В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы РФ» и т.д.

Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например:

ЗАО «АРСЕНАЛ»

ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА

Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.

Бланк с продольным расположением реквизитов предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Бланк с угловым расположением реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое – для бланков писем.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом, в целях экономии площади листа, справочные данные об организации можно располагать на нижнем поле бланка.

По рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.

Стандарт допускает изготовление бланков типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или же использование формы бланка, созданной компьютером. Распространившаяся в последнее время практика распечатки бланков с компьютера рациональна для небольших организаций, где не создается большое количество документов. Компьютерная форма бланка может быть легко изменена при обновлении справочных данных об организации (адреса, телефона, факса, счета в банке и др.). Этот способ использования бланка экономичен, т.к. не возникает ситуаций, когда надо уничтожать готовый тираж бланков. Но следует помнить, что воспроизвести такой бланк (т.е. подделать документ) достаточно просто.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 вводит исключение в способы изготовления бланка только для так называемых гербовых бланков, т.е. бланков, которые содержат изображение герба РФ или гербов субъектов РФ. Эти требования введены в стандарт в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ». Такие бланки должны быть изготовлены полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на этот вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, а также соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Гербовые бланки подлежат учету в делопроизводственной службе организации. Лица, которые несут персональную ответственность за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. Для учета при изготовлении бланков в типографии на них проставляются номера. Нумеровать бланки допускается и нумератором. Учет гербовых бланков ведется в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30 – 2003.