Получить максимум

Второй шагзаключается в следующем. Чтобы верно подобрать информацию, шутки, аргументы и костюм, нужно сделать то же, что делают командиры, боксеры, врачи и докладчики — получить максимум информации о тех, с кем придется иметь дело. В нашем случае это — аудитория. Организаторы должны по первому требованию предоставить вам список участников, зарегистрированных на момент обращения. Чем четче вы будете понимать профессиональный уровень этих людей, уровень их ожиданий от вашего выступления, их общее настроение, тем вернее вам удастся подобрать нужную информацию и отсечь лишнюю.

Следующим пунктом определитесь, что вам понадобится для выступления. Действительно ли так нужна мультимедийная презентация, или можно обойтись флип-чартом (уверяю вас, если вы пойдете против шаблона, это только вызовет дополнительный интерес). Можете ли вы показать небольшое видео или фото, какие-то образцы, что-нибудь, что можно пустить по рукам. Все это делает доклад очень увлекательным для слушателей. Хотя и менее академичным.

Набросать план

Вот теперь самое время набросать план выступления. Только пожалуйста, не бросайтесь писать текст доклада. Этого вообще в современном бизнесе никто не делает. Я имею ввиду профессионалов, конечно. Доклад на конференции — не художественное чтение написанного текста, а разговор с аудиторией. Вспомните наиболее запомнившиеся вам выступления и скажите, что я прав. Поэтому приготовьтесь к тому, что писать текст мы вообще не будем. Пока просто пишем план.

В этом плане вы должны учесть следующее. Нельзя сразу набрасываться на аудиторию и оглушать ее цифрами и вас возвышающими фактами. Нужно сначала установить с ней контакт.

Расскажите, почему именно вы именно сейчас выступаете именно с этой темой. Чем именно эта тема может быть интересна участникам.

Расскажите о себе чуть подробнее, чем о вас сказано в программе конференции.

Расскажите, что вас тревожит, что вызывает трудности.

Выразите удовлетворение, что имеете редкую возможность выступить перед коллегами и поделиться с ними опытом в обмен на их опыт. Это позволить аудитории привыкнуть к вам, почувствовать вас, а вот тогда уже можно и за дело. Пожалуйста, если вы используете слайды, не начинайте их показ, пока устраиваете с аудиторией вступительное бла-бла-шоу.

Если регламентом конференции предусмотрена возможность отвечать на вопросы аудитории (уточните это заранее), отведите на это в плане столько минут, сколько считаете нужным. Но учтите, что после ответов на вопросы нельзя ограничиться фразой: «Ну если вопросов больше нет, то у меня все…». Это убого и недостойно любого докладчика. После ответов на вопросы нужно поблагодарить аудиторию за активность, выразить надежды, пригласить к более тесному знакомству, пошутить. На это тоже понадобиться время. Кстати, о времени. Планируя выступление знайте, что в реальности всегда случаются накладки, задержки, импровизации. Поэтому если регламентом отводится 40 минут, готовьте выступление на 30, не прогадаете.

А теперь первая неожиданность. Подготовка доклада должна не более, чем на 50% состоять из работы над его содержанием и не менее, чем на 50% из репетиций. Да-да, именно из репетиций. Я понимаю, что мы не в театре. Но и солдаты проводят учения, и боксеры проводят тренировки, медсестры делают поначалу уколы в пластмассовые попы. Вот и мы должны тренироваться. Но! Не откладывайте первую репетицию на тот момент, когда доклад полностью сложится. Тогда уже трудно будет что-либо менять. А первые репетиции служат тому, чтобы с самого начала можно было правильно доклад организовать. Итак, по наброскам плана попытайтесь провести прогончик. Даже не вслух. И засеките время.

При подготовке презентации постоянно держите в голове следующий пример. Некий кавалер, желая понравится даме, стал себя хвалить. Рассказывал о своих боевых заслугах, об отношении к себе товарищей, о своих привычках и странностях. За вечер все о себе рассказал. А больше и не нужно. Ибо дама с ним встречаться впредь не пожелала. Почему? Что сделал этот кавалер не так? Верно, он говорил о себе и только о себе. А нужно было, конечно, говорить о даме. Только таким образом можно прослыть прекрасным собеседником и интересным человеком. К чему этот пример, догадаться нетрудно. Постоянно задавайте себе вопрос, не стали ли вы похожи на этого кавалера. Не слишком ли вы увлекаетесь рассказами о своих трудовых подвигах? Достаточно ли вы уделили внимания в докладе тому, чтобы люди, сидящие в аудитории получили информацию, которую могут использовать в своей работе?

Если ответ утвердительный, то теперь можете скорректировать план и начинать оформление слайдов. Это и иллюстративный материал и шпаргалка одновременно.