Письмо-предложение
В начале письма обычно используются следующие формулировки:
В ответ на Ваш запрос…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
Ссылаясь на переговоры…
Подтверждая получение Вашего запроса…
В конце письма может содержаться просьба рассмотреть пердложение, подтвердить получение письма, указываются сроки ожидаемого ответа, выражается надежда на заинтересованность и т.п.
Просим рассмотреть наше предложение.
Просим прислать ответ как можно скорее.
Просим ответить нам в течении десяти дней со дня получения нашего письма.
Просим сообщить, заинтересованы ли Вы …
Мы выражаем надежду, что наше предложение подходит Вам.
Классификация служебных писем
Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию, функциональному назначению, целевой установке и т.д. документов, пересылаемых по почте.
В зависимости от признака, положенного в основу классификации, все служебные письма можно разделить на следующие группы:
1. По содержанию – письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-благодарность, гарантийные, рекламационные, инструкционные, сопроводительные, рекламные, информационные, циркулярные, договорные, коммерческие и др. письма.
2. По тематическому признаку – деловые и коммерческие письма. Это деление в определенной степени условно. Деловые письма призваны решать организационные, экономические, финансовые, правовые и др. вопросы управленческой деятельности предприятия. Деловое письмо – это всегда официальное сообщение, поэтому приводимые факты должны быть объективны, а цифровые данные – точны.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и часто имеют правовую силу. К коммерческим традиционно относят письма, в которых затрагиваются вопросы материально-технического снабжения, сбыта продукции, оказания услуг. В коммерческой корреспонденции выделяют следующие виды писем: письмо-запрос, письмо-ответ на запрос, письмо-извещение, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ на предложение. Письмо-подтверждение заказа, письмо-отказ от поставки товара, письмо-рекламация, письмо-ответ на рекламацию и д.р.
3.По количеству рассматриваемых в письме аспектов – простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные) письма. Простое письмо – одноаспектное, оно рассматривает один вопрос, например: письмо-напоминание (указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия), письмо-подтверждение (сообщение о получении какого-либо отправления- письма, телеграммы, перевода, товаров и т. п.; подтверждение достигнутой договоренности, сделки), сопроводительное письмо (указание на факт отправки прилагаемых к письму документов или материальных ценностей).
В одном и том же письме могут быть затронуты и несколько аспектов содержания. Так, в письме-просьбе одним из аспектов может являться напоминание, а в письме-подтверждении – просьба или дополнительная информация. Для современной деловой переписки характерна тенденция к простым, одноаспектным письмам.
4.По функциональному признаку – инициативные и ответные письма.
Инициативное письмо – это письмо, составленное по инициативе автора. По характеру содержащейся информации инициативные письма можно разделить на две разновидности:
Письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, циркулярное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-рекламация и д.р.);
Письма, требующие ответа (письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение, письмо-запрос, письмо-требование и т.п.).
Ответные письма являются вторичными по отношению к инициативным и приобретают определенную форму в зависимости от исходного письма. К ним относятся: письмо-ответ на запрос, письмо-подтверждение, письмо-отказ, письмо-благодарность и т.п. В схему построения писем- ответов включаются формулировки инициативного письма.
5.По структурному признаку – регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные) письма. Стандартные письма составляются по определенному образцу. По типовой модели и содержат стереотипный набор языковых клише – лексических, фразеологических и синтаксических. Применение типовых текстов экономит время на их составление более чем в три раза.
Нестандартные письма составляются в более произвольной форме по сравнению с регламентированными письмами. Выбор той или иной языковой конструкции, этикетной формулировки обусловлен конкретной ситуацией, характером деловых и личных отношений между отправителем и адресатом, целевой установкой автора письма и т.п.
6. По признаку адресата – обычные и циркулярные. Назначение циркулярных писем – доставить информацию одного и того же содержания по нескольким адресам. Как правило, подчиненных инстанций (организаций). В циркулярных письмах может содержаться информация по различным хозяйственным, организационным и др. вопросам, а также соответствующие распоряжения и рекомендации.