2. Компьютерная форма учета

 

Под формой бухучета понимают совокупность учетных регистров, которые используются в определенной последовательности и взаимодействии для ведения учета с применением принципа двойной записи.

В истории компьютерной формы, зависимо от технических средств, которые используются, можно выделить такие три этапа:

       использование перфорационных машин;

       использование компьютеров третьего поколения (больших и средних) и многотерминальных вычислительных систем;

       использование персональных компьютеров и вычислительных сетей.

Возможности вычислительной техники обеспечивают не только универсальный характер ее применения (исходя из общих методологических подходов организации бухучета), но и позволяют использовать программы, приспособленные на конкретном предприятии с учётом предложений заказчика. Современная компьютерная форма бухучета базируется на использовании персональных компьютеров и вычислительных сетей.

Практическое ее применение зависит от  набора технических средств и выбора организационных форм их использования, которые предусматривают следующие варианты:

    использование исключительно персональных компьютеров;

    использование одного центрального компьютера (сервера) и терминалов для введения данных;

    объединение персональных компьютеров в локальную сеть (эти обеспечивается обмен данными между разными участками бухучета);

    объединение персональных компьютеров в локальную сеть с одним или несколькими мощными компьютерами (серверами) и выход в глобальные сети.

Применение компьютеров позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, использует обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих исходных документов.

Компьютерная система оперативно отражает основные процессы, связанные с получением разных сводных показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность предприятия. В этой учетной системе  информация идет по единому каналу и используется для всех нужд управления.

Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет одноразового ввода информации. Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета делится на три этапа:

    сбор и регистрация первичных данных для обработки на компьютере;

    формирование массивов учетных данных на электронных носителях: журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических счетов, справочников аналитических объектов, постоянной информации. Одновременно совершается контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных;

    получение результатов за отчетный период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок с бухгалтерских счетов или отображение на экране дисплея нужной информации.

Основными принципами компьютерной формы бухгалтерского учета являются:

    одному журналу хронологической записи соответствует много регистров систематической записи;

    накопление и многоразовое использование учетных данных;

    один синтетический счет – много аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от целей, поставленных руководством перед учетом, и ничем не ограничивается;

    автоматическое получение информации об отклонениях от установленных процедур (норм, заданий, нормативов и т.д.);

    получение отчетных показателей в режиме диалога «человек-компьютер»;

    автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основании данных, отображенных в системе счетов.