4.2. Работа с таблицами в редакторе Word

Все операции по созданию и модификации таблиц выполняются в Wordв менюТаблица.

Вставка в документ таблицы производится следующим образом:

• курсор размещается в позиции, где должна быть вставлена таблица;

• выполняется команда Таблицаподменю командыВставить меню Таблица;

• в диалоговом окне задается число столбцов и число строк таблицы, а также ширина столбца. Лучше задать этот режим как Авто(в этом случае все столбцы будут иметь одинаковую ширину, если переключательАвтоподбор ширины столбцовзадан какпостоянная, либо будет подстраиваться под содержимое столбцов, либо ширина таблицы будет подстраиваться под размер окна, если переключатель задан какпо ширине окна). Если необходимо, после заполнения таблицы, можно изменить ширину столбцов вручную.

После выполнения этой операции на экране появляется макет таблицы.

Каждая ячейка таблицы заполняется как отдельный документ и, если текст не помещается в заданной ширине столбца, он автоматически переносится на следующую строку (при этом высота всех столбцов данной строки увеличится):

Следует отметить, что для задания табуляции в ячейках таблицы необходимо использовать клавиши Ctrl+Tab, поскольку клавишаTabиспользуется для перемещения между столбцами в строках.

Для данных в ячейках таблицы можно, как и для обычного текста, задать форматирование символов и абзацев, а также выделять фрагменты текста и перемещать или копировать их в другие ячейки таблицы или в документ.

Для добавления строки после любой строки таблицы, включая последнюю, надо подвести курсор справа от последнего столбца строки и нажать клавишу Enter.

Помимо выделения текста в ячейках таблицы, можно выделять:

• отдельные ячейки– подвести курсор к левой части ячейки, так чтобы курсор принял вид, а затем нажать левую клавишу мыши;

• строки– подвести курсор слева от первой ячейки строки, так чтобы курсор принял вид, а затем нажать левую клавишу мыши

• столбцы– подвести курсор выше первой ячейки столбца, так чтобы курсор принял вид, а затем нажать левую клавишу мыши;

• прямоугольный фрагмент таблицы– подвести курсор к одному из углов фрагмента, так чтобы курсор принял вид, затем нажать левую клавишу мыши, и не отпуская ее выделить весь фрагмент.

Можно изменить форматирование текста в выделенных ячейках. Кроме того, содержимое выделенных ячеек может быть взято или скопировано с помощью команд ВырезатьилиКопироватьменюПравкаи помещено в другие, предварительное выделенные ячейки с помощью командыВставитьменюПравка. При этом количество и расположение ячеек, из которых взято или скопировано содержимое и количество и расположение ячеек, выделенных для вставки, должно совпадать.

Выделенные ячейки можно объединить в одну ячейку с помощью команды Объединить ячейки, а также разбить каждую из выделенных ячеек на заданное число ячеек в пунктеРазбить ячейкименюТаблица. Всю таблицу, выделенные строки, столбцы или ячейки можно удалить, используя соответствующие команды подменю командыУдалить в менюТаблица.

Вставить строки, столбцы или ячейки в существующую таблицу можно с помощью соответствующих команд подменю команды Вставить в менюТаблица.

Созданную таблицу можно, при необходимости, разбить на две части, используя пункт Разбить таблицуменюТаблица.

Если таблица не помещается на одной странице, то для вставки заголовка в начало перенесенной на другую страницу части таблицы надо выделить заголовок в начале таблицы и включить опцию Заголовкив менюТаблица. Для того, чтобы не разрывать содержимое строки таблицы при переносе таблицы на другую страницу надо выключить переключательразрешить перенос строк на следующую страницуна вкладкеСтрокадиалогового окна командыСвойства таблицыменюТаблица.

Для изменения положения вертикальной линии, границы столбца надо подвести курсор к этому столбцу и нажать на левую кнопку мыши, и не отпуская ее, переместить границу в нужное место. Если какие-то из ячеек столбца, для которого проводится перемещение границы, выделены, то перемещение границы будет проводиться только для этих выделенных ячеек.

В некоторых случаях данные, которые необходимо вставить в таблицу, уже имеются в виде текста (обычно это бывает, когда текстовый файл конвертируется в документ Word– в этом случае таблицы в файле преобразуются в обычный текст). Можно вручную вставлять данные в ячейки таблицы, однако более быстрым способом является использование командыТекст в таблицуподменю командыПреобразоватьменюТаблица. Элементы данных преобразуемого текста должны находится либо каждый в отдельном абзаце, либо отделены друг от друга произвольным символом-разделителем (это должен быть символ, не используемый в самих данных). Данные, которые надо преобразовать в таблицу, выделяются и после запуска командыТекст в таблицув диалоговом окне этой команды задается способ разделения элементов данных в тексте, а также (если необходимо) количество строк и столбцов создаваемой таблице.

52	1.20
37	0.53
40	0.10
15	0.85

Например, текст с разделителем ";"

52 ; 1.20

37; 0.53 преобразуется в таблицу:

40 ; 0.10

15;0.85

В некоторых случаях значения числовых элементов в ячейках таблицы зависят от значений числовых элементов в других ячейках таблицы (например, значение в последней ячейке столбца может быть суммой значений всех вышележащих ячеек этого столбца). Хотя для подсчета таких значений можно использовать системное приложение Калькулятор, в большинстве случаев можно воспользоваться командойФормуламенюТаблица.

Вычисление значений в ячейках таблицы производится по следующему алгоритму:

• выделяется ячейка, в которую необходимо поместить результат;

• вызывается команда ФормуламенюТаблица;

• в диалоговом окне команды Формулав полеФормат числазадается формат результата (например,0.00)т.е. число с целой и дробной частью;

• в поле Вставить функцию(Paste Function) выбирается вид функции, которая выполняется над значениями ячеек таблицы (например,SUMдля суммирования значений в элементах ячеек), после этого выбранное имя функции автоматически переносится в полеФормула(Formula) после символа "=";

• в поле Формула(Formula) в круглых скобках после имени функции задается список адресов или диапазонов адресов ячеек таблицы, используемых для вычисления функции (элементы списка отделяются друг от друга запятыми);

• после нажатия кнопки OKпроизводится вычисление функции, и результат заносится в выделенную ячейку в заданном формате.

Адреса ячеек в таблицеформируются следующим образом: сначала указывается адрес столбца (столбцы в строке нумеруются заглавными или строчными латинскими буквами отAдоZ), затем следует числовой номер строки, напримерa3– ячейка в первом столбце, третьей строке. При задании диапазонов ячеек указываются первая и последняя ячейки диапазона, разделенные символом ":", например,a1:b3.

Между адресами ячеек могут быть заданы:

• арифметические операции (+– сложение,-– вычитание,*– умножение,/– деление,^– взятие степени или корня);

• вычисление процентов (%);

• операции отношения (=– равно,<>– не равно,<– меньше,<=– меньше или равно,>– больше,>=– больше или равно).

В вычислениях можно использовать следующие функции:

• ABS(x)– возвращает абсолютное значение числа или формулы (без знака);

• AND(x, y)– возвращает значение1, если оба логических выраженияxиyистинны, или0(ноль), если хотя бы одно из них ложно;

• AVERAGE( )– возвращает среднее значение из списка значений;

• COUNT( )– возвращает количество элементов в списке;

• DEFINED(x)– возвращает значение1, если выражениеxдопустимо, или0(ноль), если выражение не может быть вычислено;

• FALSE– возвращает значение0(ноль);

• INT(x)– возвращает целую часть числа или значения формулыx;

• MIN( )– возвращает наименьшее значение в списке;

• MAX( )– возвращает наибольшее значение в списке;

• MOD(x, y)– возвращает остаток от деленияxнаy(при целочисленном делении);

• NOT(x)– возвращает значение0(ложь), если логическое выражениеxистинно или1(истина), если оно ложно;

• OR(x, y)– возвращает значение1(истина), если хотя бы одно из двух логических выраженийxиyистинно, или0(ложь), если оба ложны;

• PRODUCT( )– возвращает произведение значений, включенных в список. Например, функция{ = PRODUCT (1,3,7,9) }возвращает значение189;

• ROUND(x, y)– возвращает значениеx, округленное до указанного десятичного разряда (y).xможет быть числом или значением формулы;

• SIGN(x)– указывает знак числа: возвращает значение1(еслиx>0) или-1(в противном случае);

• SUM( )– возвращает сумму значений или формул, включенных в список;

• TRUE– возвращает значение1.

Ниже приведен пример заполнения таблицы:

	a	b	c	d	e
1	Наименование товара	Единица измерения	Количество	Стоимость (грн.)
2				единицы	суммарная
3	Сахар	кг.	52	4,20	218,40
4	Соль	кг.	12	1,47	17,64
5	Спички	шт.	40	0,20	8,00
6	Мыло	шт.	15	1,70	25,50
7	Всего:				269,54

Примеры задания адресов ячеек в этой таблице:

а) с6:d6– ячейкиcиd6-ой строки;

б) c3:c5– ячейкиc3-ей, 4-ой и 5-ой строк;

в) c3:d4– ячейкиcиd3-ей и 4-ой строк.

Подсчет данных в таблице производился с помощью команды ФормуламенюТаблица. Для подсчета значений в последнем столбце использовалась функцияPRODUCT– умножить для двух предыдущих ячеек, например, в третьей строке (первой строке данных) –PRODUCT(c3:d3), а для подсчета суммарной стоимости товаров в последней строке – функция суммированияSUM(e3:e6).

При изменении данных в ячейках таблицы, по которым производился подсчет значений, надо установить курсор в ячейку результата и выполнить команду Обновить полеконтекстного меню.

Границы ячеек, показываемые на экране пунктирной линией, служат для разметки таблицы и не выводятся на печать. Для вывода не печать разметки таблицыможно либо выбрать один из предлагаемых образцов в командеАвтоформатменюТаблица.

Для создания и разметки таблицы можно использовать кнопки панели инструментов Таблицы и границы. КнопкаВнешние границы()действуют на границы текущей ячейки или выделенных ячеек так же, как и при выделении абзацев, с помощью кнопкиЦвет заливки() задается цвет заливки ячеек, а кнопкаВставить таблицу() дублирует действие командыВставитьменюТаблица. КнопкиОбъединить ячейки(),Разбить ячейки() иАвтоформат() также дублируют действие соответствующих команд менюТаблица. Кнопказадает горизонтальное и вертикальное форматирование данных в ячейке. КнопкиВыровнять высоту строк() иВыровнять ширину столбцов() выполняют соответствующие действия над строками и столбцами таблицы. или группе ячеек таблицы. КнопкаНаправление текста() задает горизонтальное или вертикальное расположение текста в ячейках таблицы. КнопкиСортировка по возрастанию() иСортировка по убыванию() сортируют данные в выделенных ячейках таблицы, а кнопкаАвтосумма() суммирует данные в расположенных выше ячейках таблицы, относительно той ячейки, в которой установлен курсор.

Пример оформления предыдущей таблицы для печати:

Наименование товара	Единица измерения	Количество	Стоимость (грн.)
			единицы	суммарная
Сахар	кг.	52	4,20	218,4
Соль	кг.	12	1,47	17,64
Спички	шт.	40	0,20	8,00
Мыло	шт.	15	1,70	25,50
Всего:				269,54