1.2. Понятие должностной инструкции

В системе организационно-правовой документации организации выделяются документы, определяющие порядок и методы выполнения той или иной работы: регламенты и инструкции. На практике используются различные наименования этих документов: регламент, стандарт, положение, инструкция, методическая инструкция, рабочая инструкция и т.п.

Регламент процесса (или просто регламент) – документ, определяющий порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках определенного процесса.

Цель регламента– достижение слаженности действий отдельных исполнителей. «Слаженность» применительно к процессу означает, что:

• исполнители нацелены на достижение определенных результатов, совокупность которых, в свою очередь, приводит к достижению цели регламентируемого процесса;

• действия исполнителей синхронизированы;

• единство процесса не нарушается, когда управление переходит от работника к работнику и из подразделения в подразделение.

С правовой точки зрения регламент «легализует» горизонтальные взаимодействия подразделений и/или работников организации, чем существенно облегчает управление организацией. Действительно, в организации, при отсутствии регламентов сквозных процессов, доступен только один способ взаимодействия между работниками разных подразделений – через руководителей: работник-инициатор пишет служебную записку своему руководителю, тот, завизировав ее, направляет своему руководителю и так до тех пор, пока инициатива не достигнет того руководителя, в чьем прямом подчинении находятся все подразделения и работники, которые должны совместно выполнить инициированную работу. Если же локальный нормативный акт устанавливает возможность и определяет порядок прямого взаимодействия подразделений, то «посредничество» руководителей разных уровней становится необязательным.

Регламентированный процесс обеспечивает получение информации о достигнутых результатах (в том числе и промежуточных) и о ходе процесса. А это значит, что регламентация обеспечивает информационную поддержку управления, понимаемого по А.Файлою: «предвидение – организация – распоряжение – координирование – контроль»

Регламентации подлежат:

• процессы, регламентировать которые необходимо в силу действующего законодательства;

• часто повторяющиеся, типовые процессы;

• процессы с большим количеством участников и/или обрабатываемых объектов, в том числе, связанные с формированием и обработкой большого объема информации;

• дорогостоящие процессы;

• процессы, важные для клиентов;

• процессы, нуждающиеся в повышении прозрачности.

Структура регламента.

Наименование

Содержание

1. Общие положения

1.1. Назначение

1.2. Область применения

1.3. Нормативные ссылки

1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений

2. Термины, определения и сокращения

2.1. Термины и определения

2.2. Сокращения

3. Описание требований, процессов, методов работы

4. Ответственность

5. Контроль

6. Приложения

6.1. Классификаторы и справочники

6.2. Формы и правила оформления документов

6.3. Схемы процессов

6.4. Алгоритмы расчетов

6.5. Таблицы ролей исполнителей процессов

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Должностная инструкция позволяет:

• рационально распределить функциональные обязанности;

• повысить своевременность и надежность выполнения задач;

• улучшить социально-психологический климат в коллективе и устранить конфликты;

• четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;

• конкретизировать права работника;

• повысить личную и коллективную ответственность;

• повысить эффективность морального и материального стимулирования работников;

• организовать равномерную загрузку работников.

В организациях, как правило, регламентируются процессы, связанные :

• с обслуживанием клиентов, развитием отношений с клиентами;

• с обеспечением организации необходимыми ресурсами: управление платежами, управление договорами с поставщиками и подрядчиками, бюджетирование, управление персоналом, управление основным оборудованием;

• с обеспечением жизнедеятельности самой организации: обеспечение безопасности, документооборот, работа органов управления и контроля.

Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД.