О слиянии документов

Слияние применяется, когда нужно создать набор однотипных документов, которые рассылаются большому числу заказчиков, к примеру, наклейки с адресами или письма на бланках. Каждое письмо или наклейка содержат как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение к заказчику по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого письма или наклейки поступают из источника данных.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий:

1. Откройте или создайте основной документ.

Основной документ– документ, содержащий данные, которые остаются при слияниинеизменнымиво всех производных документах, например обратный адрес или текст письма.

2. Откройте или создайте источник данных, в котором содержатся сведения о каждом получателе.

Источник данных– файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.

3. В основном документе добавьте или настройте поля слияния.

Поле слияния– пустая рамка, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния «Город» позволяет вставить в документ значение «Париж», которое хранится в поле данных «Город».).

4. Для создания нового составного документапоместите сведения изисточника данныхвосновной документ.

Для слияния используются команды вкладки Рассылки.

Совет.Слияние можно также выполнить с помощью области задачСлияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группеНачать слияниена вкладкеРассылкивыберите пунктНачать слияние, а затем пунктПошаговый мастер слияния.

26 октября 2009 г.

"Индекс"

"Город"

"Адрес"

Уважаем”Пол” "Фамилия"!

Напоминаем Вам о том, что конференция «Россия и Восток: перекрестки культур» состоится 12 ноября 2009 года. Просим подтвердить Ваше участие в конференции до 1 ноября.

Орг. секретарь ______________________

Next

Указания

1. В первом документе создайте источник данных. Для этого оформите в нем таблицу с полями: "Индекс", "Город", "Адрес", "Фамилия", "Пол".

2. Заполните таблицу, внеся в нее не менее 10 записей. В поле "Пол" вписывается окончание ый или ая. Сохраните документ в файле «Список».

3. Во втором документе введите текст письма как показано выше. И продублируйте его на этой же странице. Должно получиться два письма на одной странице.

4. Откройте источник данных.

• Рассылки > Начать слияние > Выбрать получателя