ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1

Знакомство с основными понятиями и приемами работы

с базой данных в Microsoft Access

Цель: приобрести навыки в описании структуры таблиц БД Microsoft Access, установлении связей между ними и заполнении данными, используя при этом готовую информационно-логическую схему.

I.Описание структуры базы данных

1.Создание файла БД

Информация о файлах баз данных Microsoft Access:

Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла БД (с расширением *.ACCDB). В рамках этого файла используются следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным.

Задание 1

Создайте файл БД «Кадры» в папке Мои документы(в имени файла, кроме

названия, укажите в скобках Вашу фамилию)

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ

1.Запустите приложение Microsoft Access:

·Пуск/ Программы/ Microsoft Office 2007/ Microsoft Access

2.Создайте БД:

·на панели Область задач в разделе Новая база данных выберите имя базы данных- Кадры (в скобках необходимо указать Вашу

фамилию) сохранить базу данных в папку мои документы и

нажмите Создать

Microsoft Access 2007

2. Создание таблиц БД в режиме Конструктора

Таблицы БД: назначение и способы создания

Таблица содержит набор данных по конкретной теме, например, должности или сотрудники. В таблицах данные распределяются по столбцам (полям) и строкам (записям). Существуют три способа создания таблиц в Microsoft Access: при помощи мастера таблиц, в режиме Конструктора и путем ввода данных в таблицу. В режиме Конструктора, в отличие от других способов, можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы

.

Задание 2

Создайте таблицы БД«Кадры», которые должны содержать сведения по

четырем информационным объектам (в четырех таблицах):

ÞДолжности

ÞОтделы

ÞСотрудники

ÞЛичный листок по учету

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ

1.Создание таблицы «Сотрудники» в режиме Конструктора: a) создание пустого бланка таблицы

Задание 2.1

Начать создание новой таблицы в режиме Конструктора и получить

пустой бланк для заполнения ее структуры (см. рис. 6):

Рис. 6. Диалоговое окно «Конструктора таблиц»

Microsoft Access 2007

Кузнецов А.Б. Лабораторная работа №1

Указание: выбрать закладку «Создание» –– и щелкнуть по

пиктограмме: Конструктор таблиц

b) определение полей таблицы

Задание 2.2

Для создания структуры таблицы Сотрудник определите следующие поля:

Указание: Имена полей вводятся с клавиатуры - , а

их тип выбирается из раскрывающегося списка

c) определение поля (полей) как ключевого(-ых):

Задание 2.3

Определите поле Код сотрудника как ключевое:

Указания:

1) выделить одно поле (если ключ простой) или несколько полей (если ключ составной). Для этого необходимо:

Microsoft Access 2007

oкурсор мыши переместить в область слева от имени поля,

которое необходимо выделить. Курсор при этом должен располагаться над «серой» клеткой и принять вид стрелки:

o выделить данное поле, щелкнув левой кнопкой мыши:

oдля выделения нескольких полей – повторить указанные действия (удерживая клавишу CTRL):

2)на вкладке Конструктор выбирается.

3)после этого слева от имен этих полей появляется значок ключа –

d) сохранение таблицы

Задание 2.4

Сохраните структуру созданной таблицы под именем Сотрудник,

используя диалоговое окно (см. рис. 7):

Microsoft Access 2007

2. Описание структуры остальных таблиц в режиме Конструктора

СТУКТУРА ТАБЛИЦ

· Таблица «Должности» имеет следующие поля:

·Таблица «Отделы» имеет следующие поля:

·Таблица «Личный листок по учету» имеет следующие поля:

Задание 2.5

Microsoft Access 2007

измените тип и отдельные свойства для следующих полей:

a)в списке созданных таблиц выберите таблицу «Личный листок по учету» и на панели инструментов нажмите кнопку

b)для поля Сотрудник установите тип данных Мастер подстановок,

после выбора которого укажите, что столбец Сотрудник будет

использовать значения из таблицы Сотрудник поля Код сотрудника

Указание:

После выбора типа данныхМастер подстановок появится ряд

диалоговых окон, позволяющих настроить подстановку:

1)Выбрать способ формирования столбца подстановки:

2)Выбрать таблицу для подстановки – таблицу Сотрудник

3)Выбрать поле для подстановки– поле Код сотрудника (для переноса выделенного поля в категорию«Выбранные поля»

использовать значения из таблицы Должности поля Код должности

d) для поля Отдел установите тип данных Мастер подстановок, после

выбора которого укажите, что столбец Отдел будет использовать

значения из таблицы Отделы поля Код отдела

Microsoft Access 2007

e)для поля Зарплата установите ряд параметров:

Значение по умолчанию: 1000,

Условие на значение: >=1000 and <=100000

Сообщение об ошибке: Такой зарплаты не может быть!

Указание:

Для задания дополнительных свойств поля используйте панель для указания свойств выбранного поля (внизу бланка по созданию структуры таблицы), где на закладке Общие в строке Условие на значение задается указанное ограничение:

На закладке Подстановка для полей, у которых был использован Мастер подстановки, можно найти указание на сделанную подстановку. Выделите данную закладку и посмотрите, как будут меняться сведения на ней при выборе имен таких полей в бланке.

3. Установление связей между таблицами на схеме БД

Информационно-логическая (инфологическая) модель БД

области отражает предметную область в виде совокупност

(столбцами) двух таблиц. Существуют связи с отношением «один-к- одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».

Microsoft Access 2007

Личный листок по учету

Рис. 8. Информационно-логическая модель БД «Кадры»

Microsoft Access 2007

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЯ

1. Добавить созданные таблицы в окно Схема данных

Указания:

b)вызвать диалоговое окно по добавлению в Схему данных таблиц:

·если окно схемы данных пусто, то данное окно появится сразу.

·если в окне схемы данных уже добавлены таблицы, но не все из указанных, то данное окно можно вызвать, например, используя значок на Панели инструментов.

c)выбрать отсутствующие в окне Схема данных таблицы (все или по

одной) и добавить их, используя кнопку (см. рис.9);

Рис. 9. Диалоговое окно «Добавление таблицы»

2.В окне Схема данных УДАЛИТЬ созданные по умолчанию связи между таблицами и СКРЫТЬ лишние обозначения таблиц

Указания:

Microsoft Access 2007

a) Удалить связь можно из контекстного меню, которое вызывается при щелчке правой кнопкой мыши над линией связи(пр точном попадании должно появиться диалоговое окно со следующими

для этой таблицы() и выбрать в нем действие Скрыть таблицу.

3. В окне Схема данных задать связи между созданными таблицами:

Задание 3.2

Методом Drag&Drop (путем перетаскивания полей связи) установить связь между таблицами Сотрудники и Личный листок по учету:

-Главная таблица - Сотрудники

-Поля связи: Код сотрудника и Сотрудник

-Тип связи: один-ко-многим +сохранение целостности

-Тип объединения: только совпадающие

Указания (по использованию метода Drag&Drop):

a)выделить главную таблицу – таблицу Сотрудники (щелкнуть над ней левой кнопкой мыши)

b)выделить поле связи в главной таблице (поле Код сотрудника) и,

удерживая левую кнопку мыши, перетащить и отпустить его НАД полем

связи подчиненной таблицы.

При этом во время перетаскивания курсор может принимать две формы:

Microsoft Access 2007