Лекция 8. Отчетность материально ответственных лиц

План

1. Порядок составления товарного отчета

2. Бухгалтерская обработка товарных отчетов

3. Журнал-ордер по счету 41

1. Порядок составления товарного отчета

Основной формой отчетности материально ответственных лиц в розничных предприятиях является товарный отчет, в котором показывается наличие и движение остатков товаров и тары. Администрация использует эти отчеты для контроля за деятельностью материально ответственных лиц и управления товарными запасами.

Сроки составления отчетности определяются администрацией предприятия ежедневно, раз в три, пять или десять дней. Для обеспечения действенного контроля за работой материально ответственных лиц и более эффективной обработки документации сроки представления отчетности устанавливаются исходя из конкретных условий работы предприятия.

На предприятиях торговли основной формой отчетности материально ответственных лиц является товарный отчет, который состоит из нескольких частей. В адресной части товарного отчета указывается наименование предприятия, отдел или секция, Ф.И.О. материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет. Товарные отчеты нумеруют с начала года.

Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса:

Остаток товаров на начало + приход = расход + остаток товаров на конец

Остаток товаров на начало берется из предыдущего отчета или инвентаризационной описи.

В приходной части каждый приходный документ записывается отдельно с указанием номера, даты документа и суммы поступивших товаров, подсчитывается общая сумма поступивших товаров и итог прихода с остатком.

В расходной части товарного отчета также записывается каждый расходный документ с указанием номера, даты и суммы выбывших товаров и подсчитывают общую сумму расхода и остаток товаров на конец периода. Таким же образом в товарном отчете отражается движение тары.

Для удобства обработки документы в отчетах следует записывать в определенной последовательности: по приходу  поступление от поставщиков, со складов своего предприятия, внутреннее перемещение, прочий приход; по расходу  отгрузка покупателям (реализация), возврат поставщикам, сдача тары, внутреннее перемещение, возврат на склады своего предприятия, прочий расход. Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагаются в хронологическом порядке. Общее число документов, приложенных к товарному отчету, указывается прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает материально ответственное лицо, а при бригадной материальной ответственности один из членов бригады поочередно.

Товарный отчет составляют под копирку в двух экземплярах.

2. Бухгалтерская обработка товарных отчетов

Материально ответственные лица должны сдавать отчет в бухгалтерию в соответствии с графиком, утвержденным руководителем предприятия и главным бухгалтером, в следующем за отчетным днем.

Принимая отчет, бухгалтер в присутствии материально ответственного лица проверяет, все ли документы приложены к товарному отчету, соответствуют ли их даты отчетному периоду, правильно ли оформлены документы, а также сам отчет. Затем бухгалтер расписывается на обоих экземплярах товарного отчета и указывает дату. Первый экземпляр отчета вместе с приложенными документами остается в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

После этого проверяется каждый приложенный документ с точки зрения законности совершенной операции правильности цен, таксировки и подсчета.

Если бухгалтер обнаружит с его точки зрения незаконный документ, он обязан потребовать письменного объяснения, если бухгалтер сочтет объяснение неудовлетворительным, он должен представить служебную записку руководителю предприятия.

Правильность цен заверяется экономистом по ценам или самим бухгалтером на основании договоров поставки.

Если при проверке цен, таксировки и подсчетов обнаружатся ошибки, их исправляют корректурным способом. Об изменении остатков товаров на конец отчетного периода сообщают материально ответственному лицу, который подписью должен подтвердить свое согласие с исправлением.

При проверке особое внимание обращается на своевременность и полноту оприходования товаров, а также списания их в расход. При несвоевременном оприходовании товаров образуется искусственная недостача, а при несвоевременном списании товаров  искусственные излишки. Это позволяет материально ответственному лицу временно скрыть недостаток или излишки.

Решающее значение при проверке товарных отчетов имеет встречная проверка документов. Различают три вида встречной проверки:

1) на предприятиях розничной торговли сумму товаров, реализованных за наличный расчет, в товарном отчете сверяют с суммой выручки по кассовому отчету;

2) при перемещении товаров внутри предприятия следует взаимно сверять товарные отчеты материально ответственных лиц отпустивших товар с принявшими товар;

3) товарные документы на поступление товаров от поставщиков, приложенные к товарному отчету, сверяют с экземпляром расчетного документа на эту же партию товаров, поступившего через банк.

Проверив отчет, бухгалтер ставит дату и расписывается.

Товарные отчеты используют не только для контроля за сохранностью ценностей, но и для наблюдения за состоянием товарных запасов. Это осуществляется сопоставлением фактических остатков товаров с нормативом, который указывается в отчете. При значительном отклонении принимаются меры к оптимизации остатков товаров (прекращение закупки излишних товаров, заказ на недостающие товары и т. д.).

На складах оптовых предприятий при большом документообороте с разрешения руководителя предприятий материально ответственные лица вместо товарного отчета составляют сопроводительный реестр.

В реестре указывается только наименование документов и их число с указанием номеров по приходу и расходу. Реестр составляется в двух экземплярах.

По каждому документу, включенному в товарный отчет, составляют бухгалтерские проводки, которые затем записывают в учетные регистры по счету 41. При этом проводки с одинаковой корреспонденцией счетов предварительно группируют (агрегируют).