13. Учёт расхода горюче-смазочных материалов. Отчётная документация в атп

При организации бухгалтерского учёта расхода топлива следует выделить следующие основные направления работы учётного персонала:

.Учёт поступления и расходования горюче-смазочных материалов в количественном и денежном выражении.

. Расчёт фактической себестоимости единицы топлива.

. Установка норм расхода топлива.

. Учёт пробега каждого автомобиля за отчётный период.

. Расчёт количества топлива, необходимого для совершения учтённого пробега автомобилей за отчётный период по установленным нормам.

13.1 Учёт поступления и расходования топлива в количественном и денежном выражении

Для учёта поступления и расходования горюче-смазочных материалов в количественном и денежном выражении Планом счетов бухгалтерского учёта предусмотрен счёт 10 "Материалы" субсчёт 3 "Топливо".

На этом субсчёте учитывают наличие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств.

Аналитический и количественный учёт для всех видов топлива, за исключением сжатого природного газа, ведётся в литрах. Для сжатого природного газа в нормальных кубических метрах.

Бухгалтерский учёт нефтепродуктов ведут по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам. Для этого применяют субсчета второго порядка к субсчёту 3 "Топливо": 10-3.1 "Нефтепродукты на складе"; 10-3.2 "Нефтепродукты по талонам"; 10-3.3 "Топливо в баках транспортных средств".

По субсчёту "Нефтепродукты на складе" предприятия, имеющие оборудованные помещения для хранения ГСМ, учитывают наличие и движение нефтепродуктов всех видов, полученных для эксплуатации транспортных средств, в пунктах заправки и хранилищах.

По субсчёту "Нефтепродукты по талонам" учитывают талоны на бензин, дизельное топливо и смазочные материалы в объёмных единицах измерения и в стоимостном выражении, полученные материально ответственным лицом.

Материально ответственное лицо для учёта талонов на нефтепродукты назначается руководителем предприятия и регистрирует движение талонов в специальной книге в количественном и стоимостном выражении (примерный вид см. таблицу 13.1).

Книга учёта талонов на нефтепродукты должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером предприятия и скреплена печатью. Книга учёта содержит первые и вторые (отрывные) листы, заполняемые под копирку.

Записи заносят в книгу учёта талонов ежедневно по данным документов, служащих основанием для оприходования или списания талонов на нефтепродукты.

Основанием для оприходования талонов материально ответственным лицом является накладная на отпуск материальных ценностей (талонов ГСМ). Как правило, материально ответственное лицо само получает по доверенности от предприятия талоны на ГСМ в организации поставщике ГСМ.

Документами, служащими основанием для списания талонов на нефтепродукты с материально ответственного лица являются расходные ордера.

Расходный ордер оформляется на каждого водителя, получающего талоны на ГСМ и содержит следующие обязательные реквизиты: фамилия, имя и отчество лица, получающего талоны на ГСМ, дату составления документа, количество талонов, номинал одного талона, общую сумму полученных талонов, подписи материально ответственного лица и водителя.

По данным приходных и расходных документов материально ответственное лицо составляет Отчёт о движении талонов и представляет его в бухгалтерию предприятия вместе с приложенными первичными приходными и расходными документами.

Отчёт о движении талонов является вторым (отрывным) листом в Книге учёта талонов на нефтепродукты, заполняемым под копирку.

Таблица 13.1 - Форма книги учёта талонов на нефтепродукты

Предприятие__________________________ Книга учёта талонов на нефтепродукты на 200__г. Вид ГСМ - бензин АИ - 76 Единицы измерения - литр.
№ доку-мента	От кого получено / кому выдано	Количество талонов	Номинал талона	Сумма
				Приход	Расход
	Остаток на начало дня (дата)	50	18	0	750
17	Комбинат "Автообслуживание"	1000	18	15000
3	Водитель Иванов А.А.	5	18		75
4	Водитель Петров П.П.	10	18		150
	…………………
	Итого за день			15000	225
	Остаток на конец дня	1035	18	15525
Материально ответственное лицо___________________ Проверил и документы в количестве _____ приходных и ____ расходных принял Бухгалтер__________________

Аналитический учёт поступающего топлива при оплате его только за наличный расчёт целесообразно организовать при помощи журнала, форма которого представлена в таблице 13.2.

Журнал заполняется в течение месяца отдельно по видам топлива, используемого на предприятии.

Таблица 13.2 - Форма журнала количественно-сумарного учёта поступления топлива

Предприятие______________________ Журнал количественно-суммового учёта поступления топлива на _______________ 200__г. Марка бензина Аи-92
Авансовый отчёт		Поступило топливо
Дата	Номер	Количество	Цена*	Сумма	Автомобиль	Гос. номер
05.06.2000	176	150	5,5	825,00	ВАЗ-2106	т609вх
……….
05.06.2000	180	30	5,7	171,00	ВАЗ-2109	м485кн
Итого за месяц		180		996

Для того, чтобы правильно произвести учёт топлива, поступившего в течение отчётного периода, и израсходованного на производственные и иные нужды предприятия, необходимо вести учёт топлива в баках автомобилей.

По субсчёту 10-3.3 "Топливо в баках транспортных средств" учитывают талоны на бензин и дизельное топливо, выданные водителям и топливо, приобретённое водителями за наличный расчёт.

Для того, чтобы обеспечить действенный контроль за сохранностью ГСМ рекомендуется ежемесячно проводить их инвентаризацию.

Для этого производится съём показаний датчиков топлива на момент окончания рабочей смены последнего дня отчётного периода (как правило, последний день месяца).

При этом составляется документ, форма которого показана в таблице 13.3.

Таблица 13.3 - Данные съёма показаний датчиков топлива

Предприятие (организация)___________________ Данные съёма показаний датчиков топлива на "30" июня 1998 г.
№	Марка автомобиля	Номерной знак	Марка топлива	Единицы измерения	Количество
1	ВАЗ-2106	т609вх	бензин Аи-92	л	20
	………….
20	ГАЗ-3101	к789тм	бензин Аи-92	л	40
Показания сняты комиссией в составе _______________________________________________ ________________________________________________________________________________

Результаты съёма показаний датчиков топлива передаются в бухгалтерию для обработки.

Имея данные съёма остатков топлива в баках автомобилей, потребляющих бензин Аи-92 на начало и конец месяца, а также данные о поступлении топлива в течение месяца в баки этих автомобилей, можно рассчитать расход топлива за отчётный период по формуле: остаток на начало месяца + поступление за месяц - остаток на конец месяца.

Следует отметить, что на себестоимость продукции (работ, услуг) можно списать топливо только в пределах существующих норм.

На предприятиях, имеющих небольшой парк автотранспортных средств вместо Книги учёта талонов на нефтепродукты и оформления расходных ордеров на выдачу талонов, возможно ведение ведомости выдачи заправочных листов (талонов) (таблица 13.4).

Таблица 13.4 - Ведомость выдачи заправочных листов

Ведомость выдачи заправочных листов за __________________200__г. Марка топлива Аи-92
№	Дата	Количество литров	Сумма, руб.	Марка автомо-биля	Номер автомо-биля	ФИО водителя	Подпись водителя
1	01.06	40	220	ВАЗ-2106	т609вх	Иванов А.А.
	………
15	4.06	40	220	ГАЗ-3101	к789тм	Петров Н.И.

По мере необходимости водители получают в бухгалтерии по согласованию с начальником транспортного цеха, руководителем предприятия или иным уполномоченным лицом заправочные листы (талоны). Эти листы предъявляются водителем в пункте заправки. Предприятием - поставщиком ГСМ талоны принимаются к исполнению только тогда, когда на них имеется оттиск печати предприятия.