План

Вступ

1. Документи як джерело первинної інформації.

1.1. Поняття про документи. Значення документів. Сутність документів.

1.2. Вимоги до змісту і оформлення документів.

2. Класифікація документів.

3. Порядок перевірки, опрацювання документів.

4. Документообіг і його організація.

5. Зберігання документів.

6. Удосконалення бухгалтерських документів.

Висновок.

Список використаної літератури.

Додатки

Вступ

Сьогодні у світі є понад двадцять визначень терміну «Бухгалтерський облік», це свідчить про те, що він містить у собі дуже багато елементів, які необхідно розкрити для того, щоб зрозуміти суть цього поняття.

Бухгалтерський облік – це система знань, яка сформувалася як самостійна наука, тільки їй властивою теорією і практикою. Історично процес формування бухгалтерської науки проходив так, що понад сім тисяч років бухгалтерський облік формувався тільки як практика, за останні три тисячоліття (починаючи з Ксенофонта та Платона) Бухгалтерський облік формується і як теоретична система знань (наука). Найбільш суттєві теоретичні розробки бухгалтерської науки відносяться до XV-XX століття нашої ери.

Бухгалтерський облік як професіональну )фахову) систему знань поділяють на шість рівнів: кваліфікований робітник, молодший спеціаліст, бакалавр, спеціаліст, магістр, аудитор (бухгалтерський професіонал).

Бухгалтерський професіонал (аудитор) – це особа яка має диплом магістра або спеціаліста, 5-6 років практичного стажу та здав спеціальний екзамен – одержав сертифікат аудитора.

Бухгалтерський облік - це перш за все, економічна наука господарювання, тобто наука про ведення (управління, керування) господарства. Разом з тим, як система знань, бухгалтерський облік включає значну кількість правових (юридичних, математичних (арифметичних, алгебраїчних та інш.) знань, поєднуючи в собі значну кількість елементів також економічних наук: статистики, фінансів, аналізу господарської діяльності тощо. Завдяки чому бухгалтерський облік недаремно вважають «мовою бізнесу» або «скелетом управління» чи навіть вважають його другим «виданням» політичної економії.

Предмет бухгалтерського обліку — це вивчення та відображення стану активів (господарських засобів) підприємства, їх використання та результатів роботи підприємства, узагальнених у грошовому вираженні, для задоволення потреб управління підприємством.

Сутність предмета бухгалтерського обліку розкривається через його об'єкти.

Об'єкти бухгалтерського обліку:

І. Активи.

2. Капітал.

3. Зобов'язання.

4. Господарські процеси.

5. Витрати. Доходи.

Бухгалтерський облік як процес починається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський запис бере початок з належно оформленого документа, від нього залежить повнота і достовірність облікової інформації для користувачів. Для оформлення різного роду господарських операцій, які здійснюються на підприємстві, використовують різні за своєю формою і змістом бухгалтерські документи. Поділ документів на групи за певними ознаками забезпечує правильне складання і опрацювання документа, а також розуміння його ролі в системі документообігу на підприємстві.

Облікова документація в процесі судово-бухгалтерської експертизи, виконує дві основні функції:

1) характеристика визначених фінансово-економічних процесів;

2) доказовість фактичного виконання цих процесів.

Оскільки висновки судово-бухгалтерської експертизи базуються в основному на результатах дослідження фактографічної інформації, оформленої згідно з вимогами Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", відповідно найважливішим носієм економічної інформації, який використовується в експертному дослідженні, є первинні документи бухгалтерського обліку.

1. Документи як джерело первинної інформації.

1.1. Поняття про документи. Значення документів. Сутність документів.

Поняття "документ" є, фундаментальним в понятійної системі документовведения. Воно відбиває ознаки реальних предметів, службовців об'єктами практичної діяльності з створенню, збору, аналітико-синтетичної обробці, зберігання, пошуку, поширенню та використання документної інформацією суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожному галузі знання маємо одну чи кілька його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному в наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавствоі музеєзнавство, соціальній та відповідних спеціальних галузях діяльності - бібліотечному, музейному, архівну справу і бібліографії. Звідси його багатозначності яка утрудняє спілкування та взаємопорозуміння між фахівцями документно комунікаційної сфери. Визначення загального значення поняття "документ" є саме теоретичного документоведения, званого документологією.

На міжнародному найбільш загальним визнано визначення документа як записаній інформації, яка можна використовувати як одиниця в документаціонному процесі. Таке визначення розроблено й затверджені Міжнародною організацією по стандартизації (>ИСО) з участю і Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації за документацією, Міжнародного ради з архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ИСО, інформація то, можливо записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто. з допомогою як знаків листи, а й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об'єкти, які можна використовуватимуться передачі у суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам'ятники, зразки порід тощо.).

Україна має офіційно прийнято три значення документа, зафіксовані у ряді державні стандарти (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційну діяльність.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт з туристичною інформацією, закріпленої створеним людиною способом на її передачі в часу й просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, яке у закріпленій вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і що у відповідність до чинним законодавством правове значення.

Ставлення між різними значеннями документа будується за принципом ієрархії - підпорядкування одного поняття іншому, де кожна ширше поглинає, включає у собі менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття "документ" викликана практичними цілями визначення предмета діяльності тій чи іншій галузі. Визначення Документа I обов'язково від використання в усіх проявах нормативної документації: в довідкової, навчально-методичної і той літературі, що належить до галузі інформації та документації. Значення Документа II вважають у сфері книговидавництва та книго розповсюдження. Сфера використання визначення Документа III - діловодство і архівну справу.

Для документовведення у разі найприйнятніший є визначення Документа II: зрозумілий то він є двосторонню одиницю - з'єднання матеріального об'єкта з туристичною інформацією, закріпленої створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін немає документа. Вказівка такого ознаки, як створений людиною спосіб закріплення інформації, Демшевського не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація закріплена способом, створеним природою, а чи не людиною.

Цю ухвалу дозволяє обмежити коло основних документів - об'єктів документно-комуникаційної діяльності, зосередити увагу до понятті, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книгознавство та інших суміжні із нею галузі знання. У бібліотечної, бібліографічною, книготорговельної інформаційну діяльність працюють із спеціально виготовленими об'єктами, тобто. документами, призначеними одночасного виконання двох функцій, які є основними для документа, - це збереження і передача інформації в часу й просторі. Існує безліч предметів, у яких зафіксована інформація, наприклад, ужиткові речі, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також бережуть та передають його в часу, і деякі - верб просторі, але їм цих функцій є вторинними. Значення Документа II виводить у складі документів предмети, які можуть бути включені у визначений документний фонд і призначені поширення у суспільстві.

Названі у визначенні ознаки документа припускають:

1) наявність інформації, змісту;

2) стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;

3) функціональну призначення передачі інформацією просторі і часу, тобто. від використання в соціальних комунікаційних каналах

Головною складової документа виступає інформація, тобто. найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені передачі у процесі комунікації. Інформація, у документі, має певну специфіку, що виражається наступного:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною від використання у суспільстві.

2. Документ припускає наявність семантичної (значеннєвий) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Наявність змісту - одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом не може.

3. Інформація передається дискретно, тобто. як повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).

4. Як будь-який об'єкт, має знакову природу, повідомлення є закодований текст. Значення чи сенс закодованої тексту можна було зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації.

Фіксовані повідомлення має знакову форму бо лише у вигляді можна передати у міжнародному сполученні знання, емоції, вольові впливу автора, надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати і опановувати відповідними знаннями. Знаковість - обов'язкове властивість будь-якого документного повідомлення.

5. Документ - це, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - у вигляді листи, графіки, фотографії, звукозапису й ін.

6. Документ має субстанціональності (речовністю).

документ фонд зберігання обробка

Для документа важлива стабільна речовинна форма. Запис "вилами за водою" документом не вважається.

Значення документів у бухгалтерському обліку надзвичайно велике. Вони є джерелом відомостей, необхідні для прийняття управлінських рішень, забезпечують контроль над збереженням матеріальних цінностей і надходженнь коштів, мають документальну (юридичну) силу у разі виникнення спорів або пред'явленні претензій і позовів, є джерелом інформації щодо фінансово-господарської діяльності, зі метою аналізу та контролем із боку засновників, податкової служби, аудиту. Від достовірності, реальності й своєчасності складання первинних документів залежить якість бухгалтерського обліку.

Документальна реєстрація господарських фактів, розкритих бухгалтерським урахуванням, залишається однією з основних вимог його ведення й за умов застосування сучасної обчислювальної техніки. Заміна традиційних, виписуваних вручну, паперових носіїв інформації машинними носіями має проводити до втрати бухгалтерської інформацією юридичної сили.

Розмаїття господарських операцій вимагає складання різних за своїм змістом та призначення документів, оскільки за кожної господарської операції складається свій документ. Правильному формуванню і використанню документів мають у бухгалтерський облік сприяє поліпшенню їхнього класифікація.

1.2. Вимоги до змісту і оформлення документів.

Від якості оформлення документів залежать повнота й достовірність показників обліку та звітності.

Основні вимоги до складання документів:

• своєчасність складання;

• достовірність показників;

• правильність оформлення;

• заповнення всіх реквізитів.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку первинні документи мають бути складені в момент здійснення господарських операцій або одразу після їх завершення.

Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів і Міністерством статистики України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України. Форма документа має бути простою, зручною й такою, що характеризує відповідну операцію, задовольняючи вимоги оперативного, статистичного й бухгалтерського обліку.

Для виконання цих вимог велике значення мають уніфікація і стандартизація документів. Уніфікація документів — це розробка єдиних форм документів для оформлення однотипних господарських операцій. Стандартизацією називають встановлення для бланків однотипних документів однакового найраціональнішого розміру та форми з певним розміщенням відповідних реквізитів.

Реквізити — це показники, які характеризують сутність господарської операції. Основні реквізити є в кожному документі, а додаткові притаманні певним окремим документам.

Залежно від характеру операцій до документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

- ідентифікаційний код підприємства чи особи;

- номер документа;

- підстава для здійснення операції;

- дані про документ, що засвідчує особу;

- інші додаткові реквізити.

Первинні документи мають бути складені на паперових носіях або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту та оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у реєстрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, реєстрів і звітів установлений

Первинні документи (на паперових i машино зчитувальних носіях iнформацiї) для надання їм юридичної сили i доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити:

- назва підприємства, установи, вiд iменi яких складений документ;

- назва документа (форми);

- код форми;

- дата i мiсце складання;

- змiст господарської операцiї та її вимiрники (у натуральному i вартiсному виразi);

- посади, прізвища i підписи осiб, вiдповiдальних за дозвіл та здійснення господарської операції i складання первинного документа.

При застосування засобів обчислювальної та іншої оргтехніки реквізити можуть бути зафiксованi у вигляді коду. Документ може бути підписаний особисто, iз застосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. Підписи осіб, вiдповiдальних за складання первинних документів на обчислювальних машинах та інших засобах органiзацiйної техніки, виконуються у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно iдентифiкувати особу, яка здійснила господарську операцію.

Документ на машино зчитувальному носії повинен мати код особи, вiдповiдальної за правильність складання документа. Належність коду конкретній особі реєструється організацією створювачем документа на машино зчитувальному носії, а також створюються технiчнi, програмні засоби та органiзацiйнi умови, що виключають можливість користування чужими кодами.