Формы данных
Для редактирования и просмотра хранящейся в БД информации можно открыть таблицу БД или запрос в табличном режиме.
Однако, более эффективным способом является подготовка форм данных, которые предназначены именно для наглядного представления информации из БД, существенно облегчают ввод данных и уменьшают количество ошибок при вводе.
Для разработки форм в Access существуют помощники - Мастера форми имеется целый ряд специальных инструментов, облегчающих их создание и действительную настройку.
Простейшую форму легко создать на основе существующей таблицы.
Данные одной таблицы могут быть представлены в нескольких различных формах.
В то же время в одной форме может быть представлена информация из различных таблиц БД.
Формы могут содержать иллюстрации, а также графическое представление в виде диаграмм.
Для создания формы в окне БД необходимо раскрыть вкладу форм и нажать кнопку Создать.
В раскрывшемся окне выбирается средство создания формы и источник данных (т.е. таблица или запрос.)
Мастер формработает аналогично мастеру таблиц. Из всех доступных полей выбираются нужные. Затем выбирается внешний вид формы, стиль формы и задается имя формы. Формы могут иметь внешний вид в один столбец, ленточный и табличный.
Можно создать форму данных и не пользуясь услугами Мастера форм с помощью Конструктора. Для этого нужно сначала создать пустой бланк формы и затем поместить в него требуемые поля, элементы оформления и элементы управления.
Обработка данных с помощью отчетов.
В отчете пользователь может наглядно представить извлеченную из базы данных информацию, дополнив ее результатами анализа и вычислений.
Сконструировать макет отчета можно двумя способами: с помощью Мастера или самостоятельно.
Однако возможен и промежуточный вариант: можно использовать помощь Мастера для создания “заголовки” отчета, а затем самостоятельно его доработать, внеся необходимые дополнения и измерения.
Это наиболее рациональный способ.
Чтобы приступить к созданию отчета, нужно раскрыть вкладку Отчетв окне базы данных и нажать кнопкуСоздать. Далее выбирается источник данных (таблица или запрос) и способ создания отчета.
При создании отчета с помощью Мастерауказываются нужные поля, при необходимости задается требуемый порядок сортировки, вид макета отчета, ориентация листа, стиль отчета.
Также имеется автоотчетдвух видов: в столбец и ленточный .
Они позволяют быстро сформировать отчет, в котором будут представлены все поля записи данных указанной таблицы или запроса.
Вид отчета Почтовые наклейки используется для создания стандартных почтовых наклеек на конверты при рассылке серийных писем.
Для формирования такого отчета в качестве источника данных обычно используются не таблица, а запрос к таблице с адресными данными. Условия запроса служат для выбора из общего списка тех, кому должна быть направлена корреспонденция.
Можно самостоятельно создать отчет с помощью Конструктора.
При этом нужно создать макет пустого отчета и вставить в него необходимые уровни сортировки и группировки, а также, если нужно, другие элементы управления.