Сортировка записей данных в запросе
Записи данных в выборке по запросу, могут быть отсортированы в алфавитном порядке – по возрастанию (А-Я, 0-9) или по убыванию (Я-А, 9-0). Можно производить сортировку по нескольким (до десяти) ключевым полям. Для того чтобы сделать поле ключевым полем сортировки, нужно в области конструирования запроса активизировать ячейку Сортировкав столбце этого поля, при этом в ней появится кнопка со стрелкой раскрывающегося списка. Щелкнуть по ней и выбрать направление сортировки: ПО ВОЗРАСТАНИЮ или ПО УБЫВАНИЮ. Отменить сортировку по этому полю можно, очистив ячейку СОРТИРОВКА.
При сортировке по нескольким ключевым полям Accessиспользует ту последовательность ключевых полей, в которой они размещены в области конструирования. Сначала сортировка происходит по крайнему левому ключевому полю, затем – по ключевому полю справа от него и т.д.
Если сортируются числовые данные, хранящиеся в текстовых полях, то все эти числа должны иметь одинаковое количество десятичных цифр. Более «короткие» числа должны быть дополнены слева незначащими нулями. Иначе лексикографический порядок не будет совпадать с привычным упорядочиванием десятичных чисел.
Пример: вы сортируете числа 2, 4, 22 и 44, хранящиеся в текстовом поле, при этом они имеют разное количество десятичных цифр. Они будут отсортированы в следующем порядке: 2, 22,4, 44.
Проведение группировки и групповых вычислений
Можно использовать запрос для проведения группировки записей с одинаковыми значениями заданных полей и проведения вычислений по сгруппированным данным для других полей.
Для формирования такого запроса используется инструмент Групповые операциина панели инструментов. При этомAccessдобавит в область конструирования запроса строкуГрупповая операция.
Поля, по которым производится группировка и вычисления помещаются в область конструирования запроса. При этом в ячейке Групповая операцияпоявляется функцияГруппировка. По этому полю будет автоматически производиться сортировка, и записи с одинаковыми значениями этих полей будут сгруппированы в одну.
Функцию Группировкаможно заменить на нужную групповую функцию проведения вычислений.
Наиболее часто используются функции суммирования SUM, среднего арифметическогоAVG, количества записейCOUNT.
Параметрические запросы
Часто приходится иметь дело с запросами, устроенными в принципе одинаково, но имеющими некоторые различия в поставленных условиях отбора.
Речь может идти, например, о выборе телефонов клиентов из определенного региона, причем интересующий пользователя региона изменяется от одного запроса к другому.
В таком случае, чтобы каждый раз заново не создавать отдельный запрос, следует сформировать запрос с параметрами, т.е. сначала задатьне изменяющиесяусловия отбора, а затем в качестве параметров определить дополнительныеизменяющиесяусловия.
Для этого в строку Условия отборадля соответствующего поля вводится приглашение пользователю задать условие отбора (текст в квадратных скобках), например,[Какой регион?].
При выполнении запроса на экран будет выведено диалоговое окно Введите значение параметра, в котором и запрашивается условие отбора.
После того как запрос сформирован, его можно выполнить и ознакомиться с результатом – выборкой. Определение запроса будет сохранено на вкладке запросов окна базы данных, и можно неоднократно осуществлять выполнение этого запроса. Для выполнения запроса и получения выборки можно воспользоваться кнопкой Открыть.
Accessпредставит выборку в виде таблицы данных. Эта таблица является динамической таблицей. Записи данных в выборке отражают состояние реальных таблиц базы данных.