Определение дополнительных свойств полей
Каждое поле имеет целый ряд свойств, которые можно определить. Сюда относится информация о том, как сохранять данные, как их редактировать и как отображать их на экране. Указание свойств производится в нижней части окна конструирования таблицы. Набор возможных свойств поля зависит от типа данных, выбранного для данного поля.
Имеется возможность определить следующие свойства полей:
размер поля:определяется максимальная длина текстового поля в знаках или тип данных числового поля. Нужно использовать поля как можно меньших размеров. Небольшие поля быстрее обрабатываются и требуют меньшего объема памяти.
формат поля:определяется формат отображения данных (основной, денежный, процентный и т.д.).
число десятичных знаков:определяется число разрядов справа от десятичного разделителя.
маска ввода:определяется образец для всех данных, которые вводятся в это поле, позволяет контролировать правильность данных при вводе.
подпись:определяется обозначение для поля, которое должно быть распечатано в форме и отчете. Если ничего не задается, за основу автоматически будет взято имя поля.
значение по умолчанию:определяется значение по умолчанию, которое автоматически вводится в поле при формировании новой записи данных.
условие на значение:определяется выражение, которое устанавливает ограничение значения при вводе данных, позволяет контролировать правильность данных при вводе.
сообщение об ошибке:определяется сообщение об ошибках. Оно появляется, если при вводе нарушается условие, определенное вусловие на значение.
обязательное поле:определяется, обязательно ли вводить данные в соответствующее поле, или оно может остаться пустым.
индексированное поле:определяется, надо ли индексировать поле для ускорения операции поиска и сортировки.
Когда все поля определены, одно из них должно быть выбрано в качестве первичного ключа. Это можно сделать только при работе над структурой таблицы, задав команду Правка - Ключевое поле или щелкнув по кнопке с изображением ключа на панели инструментов.
Ввод данных осуществляется в Режиме таблицыиз менюВид. Для переключение междуРежимом таблицы иКонструктором таблицы служит также кнопкаПредставление таблицы на панели инструментов.
Структуру созданной (с помощью Мастера или конструктора) таблицы можно редактировать, т.е. вставлять дополнительные и удалять не нужные поля.
Вставитьдополнительные поля можно двумя способами:
войти в меню Вставкаи выбрать командуПоле.Новое поле будет вставлено перед активной строкой, помеченной треугольной стрелкой на маркере строки.
с помощью правой кнопки мыши, выбрав в появившемся окне команду Вставить поле.
Удалитьиз таблицы одно или несколько полей можно выделив соответствующую строку или несколько строк, затем войти в менюПравкаи выбрать командуУдалить строку, или нажать клавишу<Del>, либо с помощью правой кнопки мыши, выбрав в появившемся окне командуУдалить поле.
Удерживая нажатой клавишу <Shift>, можно выделить несколько соседних строк, а удерживая нажатой клавишу<Ctrl>, можно выделить и не соседние строки.
При удалении поля происходит автоматическое удаление находящихся в нем данных.
Удаленное по ошибке поле можно восстановить командой Правка - Отменить удаление.
Когда все поля определены, как минимум одно из них должно быть выбрано в качестве первичного ключа..
Первичный ключ может быть определен только при работе над структурой таблицы. Для этого необходимо активизировать или выделить поле, которое должно стать первичным ключом и выбирать команду Правка - Ключевое полеили щелкнуть по соответствующему инструменту на панели инструментов (кнопка с изображением ключа). Маркер активного или выделенного поля будет помечен изображением ключа.
Следует помнить, что определение поля как первичного ключа препятствует вводу повторяющихся значений для этого поля данных.