База данных

База данных– это совокупность данных (таблиц), хранящихся вместе и связанных друг с другом. Подобным образом информация отдела сбыта хранится в специальном шкафу. База данных – это специальное электронное хранилище взаимосвязанных данных.

Система управления базами данных (СУБД) представляет собой совокупность программного обеспечения, необходимого для ведения и использования баз данных. Подобно тому, как база данных соответствует шкафу с различного вида бумагами, систему управления базами данных можно сравнить с архивариусом.

Microsoft Access

База данных MS Accessобеспечивает хранение данных, быстрый и удобный доступ к ним, поиск информации, а также возможность максимально быстро и точно обрабатывать ее. Вместе с данными могут хранитьсяформыдля ввода, редактирования и представления данных, часто используемыезапросык базе данных, макросы и модули для специальной обработки.

Информация в базе данных MS Access представляется в виде отдельныхтаблиц. При этом каждый столбец таблицы соответствуетполю данных, а каждая строка –записи данных. Таким образом, информация, относящаяся к определенной теме, может быть структурирована. В первой таблице можно сосредоточить информацию, касающуюся клиентов (адрес, номер телефона, примечания), во второй – информацию о продуктах (описание, цены).

Пользоваться таблицами рекомендуется в том случае, когда одновременно нужно просмотреть несколько записей данных.

Часто возникает необходимость получения более подробной информации об определенном клиенте или продукте. В этом случае рекомендуется представление данных в виде специальной формы.

Можно самостоятельно определить удобный способ расположения информации в форме. Кроме того, можно определить формы, объединяющие информацию из нескольких таблиц. Так, в одной форме может быть представлена информация, касающаяся как клиента, так и заказанных им продуктов.

Полезно использовать формы для ввода и редактирования записей данных.

Запрос

Преимущество базы данных состоит в ее гибкости в том случае, когда речь идет о сортировке данных и их выборе по определенному критерию. Фильтрация данных, удовлетворяющих указанному критерию, происходит практически мгновенно.

Такое подмножество базы данных называют выборкой, а конкретные критерии поиска –запросом.

Данные в выборке являются динамическими. Это означает, что они формируются из взятой за основу таблицы и всегда соответствуют ее текущему состоянию.

Запрос может быть обращен сразу к нескольким таблицам.

Отчеты

При запросе отобранные данные представляются в виде таблицы. Для более наглядной формы представления чисел существуют отчеты. Отчет придает данным более наглядную форму и облегчает их восприятие. В отчете можно отобразить данные в виде диаграммы или графика, использовать другие средства оформления. Отчет может содержать простую информацию, а может – и сложные вычисления, например, квартальный отчет с промежуточными итогами.

Ключи

Часто необходимо осуществлять поиск данных, хранящихся в различных таблицах. Условием успешного поиска и установления связей служит правильное определение так называемых ключей. При помощи ключа Access может различать записи таблицы и упорядочивать их соответствующим образом.