Система электронного документооборота

НА ОСНОВЕ LOTUS NOTES

Лабораторный практикум по дисциплинам

«Информационные системы управления документооборотом», «Автоматизированные информационные системы в производстве»

Содержание

Содержание 2

Введение 3

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1. 5

НАСТРОЙКА РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ LOTUS NOTES 5

1. Цель работы 5

2. Теоретические сведения 5

3. Порядок выполнения работы. 7

3.1. Загрузка Lotus Notes 6.5. 7

3.2. Работа со справочной системой Lotus Notes. 7

3.3. Организация рабочего пространства. 8

3.4. Настройка параметров начальной страницы. 10

3.5. Создание начальной страницы. 10

3.6. Удаление начальной страницы. 11

Вопросы к лабораторной работе №1. 12

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №2. 13

РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ LOTUS NOTES 13

1. Цель работы 13

2. Теоретические сведения 13

3. Порядок выполнения работы. 14

3.1. Работа с личным журналом. 14

3.2. Работа с базой данных «Контакты». 16

3.3. Удаление документов из баз данных. 18

3.4. Репликация баз данных. 18

3.5. Создание баз данных с использованием шаблонов Notes. 22

3.6. Определение уровня доступа к базам данных Lotus Notes. 23

3.7. Удаление баз данных. 24

3.8. Завершение работы. 25

Вопросы к лабораторной работе №2. 25

Список литературы 26

Введение

Документооборот является одним из тех вспомогательных процессов, без которых невозможно нормальное функционирование любого предприятия. Поэтому необходимость перехода на электронный документооборот, существенно ускоряющий и оптимизирующий процессы обработки документов, и, как следствие, повышающий качество выполнения производственных процессов, ни у кого не вызывает сомнений. Проблемы возникают при выборе средств автоматизации документооборота, поскольку в настоящее время существует большое количество программных средств, разнообразных как по функциональным возможностям, так и по цене.

Одним из таких средств, известных на российском рынке более 15 лет, является система коллективных работ Lotus Notes.

Система Lotus Notes содержит в своей основе гибкую СУБД. Ее клиент-серверная архитектура позволяет разделять и совместно использовать данные при коллективной работе пользователей, вести локальную информацию, впоследствии легко интегрируемую в общие информационные потоки, синхронизировать процессы рассредоточенных и удаленных участников автоматизируемой деятельности. Приложения Notes совместного использования информации дают возможность многим пользователям общаться в конструктивном диалоге и обмениваться сложными документами.

Таким образом, Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую из различных источников, таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Lotus Notes обеспечивает:

• единый пользовательский интерфейс для обращения к другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;

• гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из компьютерных приложений, новостных каналов, изображений и структурированных систем;

• быструю разработку приложений;

• систему защиты информации вплоть до уровня отдельного документа;

• тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, у удаленных пользователей;

• открытость (поддержка разных сетевых операционных систем и приложений, внешних источников данных, систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов);

• масштабируемость (реализация системы любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч сотрудников организации).

Notes реализует один из способов совместного использования информации, предлагая информационный архив, который можно использовать совместно с другими людьми. Этот архив можно интерпретировать как базу данных или как электронную картотеку, в которой можно хранить и организовывать определенным образом любой вид информации.