Приложение 2. Руководство пользователя.
Назначение программы
Программа предназначена для автоматизации работы с будущими абитуриентами, которые посещают мероприятия по ознакомлению с Московским государственным открытым университетом и процессом обучения в нем. В систему автоматизации входит регистрация будущего абитуриента в системе, формирование «Карточки абитуриента», создание и отправка сообщений зарегистрированным по электронной почте.
Условия выполнения программы
Установка приложения на пользовательский компьютер. Состав аппаратных средств и их основные характеристики:
Не менее 1Gb RAM
ПО – Microsoft Office 2003 и выше.
Выполнение программы
Для начала работы с приложением необходимо запустить программу. Система предложит авторизоваться посредством формы авторизации. После авторизации открывается панель навигации. Панель навигации служит для удобного перехода между модулями программы. После успешной авторизации открывается с полным набором вкладок: Файл -> Авторизация -> Выход; Абитуриент -> Регистрация -> Просмотр; Почта -> Отправить сообщение -> Просмотреть сообщения; Классификаторы ->Источник.
Если пройти по вкладке Регистрация, то открывается форма регистрации, в которую вписываются персональные данные и интересы абитуриента. После регистрации в панели управления данной формы необходимо нажать на кнопку Печать IDи выдать на руки будущему абитуриенту «Карточку абитуриента».
Если пройти по вкладке Просмотр, то откроется форма просмотра зарегистрированных абитуриентов. Здесь функционируют кнопки группировки данных и кнопки управления такие как: Редактирование, Создать сообщение, Печать. Выбрав из списка абитуриента и нажав на кнопку Редактирование или дважды щелкнув кнопкой мыши по выбранному абитуриенту, откроется форма редактирования данных. Если нажать на кнопку Создать сообщение, то откроется форма создания сообщения с установленной галочкой напротив выбранного абитуриента. По нажатию на кнопку Печать открывается окно предварительного просмотра отчетов.
Для создания сообщения стоит указать его тему, написать текстовую наполняющую, добавить вложения, если необходимо, выбрать адресатов. По вкладке Просмотреть сообщения открывается форма просмотра сообщений, которая содержит две сводных таблицы и текстовых поля, хранящие информацию по выбранному из первой таблицы сообщению. Форма дает возможность только просматривать сообщения.
Сообщения оператору
При запуске программы происходит соединение с выбранной базой данных, если база данных выбрана неправильно, то выводится сообщение: 'Выберите другую БД (*.mdb). или Путь к базе данных ( указанный путь к базе данных ) недоступен. После этого сообщения открывается панель навигации с вкладкой Файл. Необходимо пройти по этой вкладке и указать другой путь к базе данных.
При формировании отчета может выпасть такое сообщение: 'Не удалось загрузить файл отчета! Необходимо проверить наличие файлов отчета в папке с исполняемым файлом программы.
При отправке сообщения может быть следующая ошибка: 'Не удалось соединиться с почтовым сервером. Если такое произошло, проверяйте наличие соединения с интернетом или правильность параметров авторизации на почтовом сервере в таблице БД. Другое сообщение: Ошибка при отправке сообщения. Может быть пропало соединение с интернетом либо электронный адрес, на которое отправляется сообщение недействителен.
