3.2.5. Изменение внешнего вида таблицы

В Microsoft Access существует понятие макета таблицы. Макет таблицы– это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме Таблицы. При этом его можно изменить для всех таблиц данного приложения, а можно изменить только для одной таблицы. Макет таблицы включает в себя следующее: шрифт (размер, начертсние, цвет), цвет заливки фона, цвет линии границы, сетка, оформление ячеек таблицы. Для того чтобы изменить макет для всех таблиц, нужно изменить параметры Access в меню Главная.

Для изменения формата отображения данных в режиме Таблицы служит пункт горизонтального меню Главная.

Операции над таблицами:

Данные, хранящиеся в таблицах базы данных, должны иметь простые и доступные средства поиска нужной информации. Для этого Access предлагает такие средства как сортировка, фильтрация и поиск данных.

Сортировка и фильтр используется для нахождения данных по умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочена по значению ключевого поля. Сортировку записей можно производить как по одному, так и по нескольким полям. Для этого нужно открыть на горизонтальном меню Главная, выделить любую строку соответствующего столбца или выделить несколько столбцов и выполнить команду Сортировка по возрастанию (убыванию) меню Записи или воспользоваться соответствующими кнопками Панели инструментов. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки, нужно выполнить команду Сортировка и фильтр- Очистить все сортировки.

Поиск и замена данных предусмотрена в режиме Таблицы. Она дает возможность поиска и замены данных по образцу либо в контекстном меню, либо во всей таблице. Для этого нужно выполнить команду Главная- Найти. Появиться диалоговое окно Поиск и Замена, которое имеет соответствующие вкладки для поиска и замены данных.. Затем нужно ввести в поля соответствующие значения и выполнить указанные действия.

Фильтрация – это способ быстрого отбора записей в режиме Таблицы в соответствии с заданным критерием. После фильтрации информация отображается в результирующей таблице.

Виды фильтров: Фильтр по выделенному; Обычный фильтр; поле Фильтр для; Расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту используется для того, чтобы найти в таблице значение, которое должно содержать отбираемые записи. Для этого следует выделить в поле запись, которая содержит условие отбора, и выполнить команду Сортировка и фильтр- Фильтр по выделенному.

Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Для выполнения данного фильтра используется команда Сортировка и фильтр- Дополнительно- Изменить фильтр. В открывшемся диалоговом окне отобразится пустая таблица с наименованием полей. В нужном поле с помощью раскрывающего списка выберите нужное значение, по которому будет выполняться фильтрация (например, в поле Код сотрудника выберем Белова). Выберите команду Применить фильтр в меню Сортировка и фильтр либо Дополнительно- Применить фильтр.

Чтобы задать более подробное условие для фильтрации используется Расширенный фильтр (рис.3.8).

Поле Фильтр для используется в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться на поле, для которого нужно указать условие отбора. Вызывается это поле щелчком правой кнопки мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, и выбором из контекстного меню соответствующей команды.

Расширенный фильтр используется для создания сложных фильтров, так как позволяет сформировать критерий отбора в окне команды Расширенный фильтр, связывая условие отбора операциями логических функций и и или. Для выполнения данного фильтра используется команда Сортировка и фильтр - Дополнительно- Расширенный фильтр.

Рис. 3.8. Диалоговое окно создания фильтра

Порядок действий:

• выберите в меню Главная команду Сортировка и Фильтр- Дополнительно- Расширенный фильтр;

• перенесите названия полей в нижнюю область окна в строку Поле,

• в строках Сортировка и Условие отбора задайте нужные параметры;

• выполните команду Применить фильтр или др. способом.

(Применить фильтр на панели инструментов).