3.2.3. Ввод и редактирование данных

Заполнение таблиц данными возможно как непосредственными вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов.

С типичной базой данных модно работать обычными приёмами управления. Access позволяет производить редактирование полей и записей таблицы.

Переименование, добавление, удаление полей возможны как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы. Ввод данных в таблицу и их редактирование ведется в режиме Таблицы.

Закончив ввод или модификацию данных в конкретном поле, нажмите ТАВ или ENTER (или щёлкните мышью в другой ячейке таблицы).

При вводе данных каждая запись имеет слева кнопку (маркер записи).

Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит её к копированию, перемещению, удалению (рис. 3.7).

Кнопки перехода

Маркер таблицы

Маркер записи

Поле номера записи

Рис. 3.7. Окно таблицы для ввода данных

Маркер, находящийся в первом верхнем углу таблицы, - это маркер таблицы. Щелчок на нём выделяет всю таблицу, а правый щелчок открывает контекстное меню для операций с таблицей в целом.

Щелчок правой кнопкой на выделенной записи открывает контекстное меню для операций с записью (новая запись, удалить запись, вырезать, копировать, вставить, высота строки).

Поля базы данных, представленные в таблице столбцами. Каждый столбец имеет заголовок, в котором записано имя поля или то значение.

Изменение размера столбца – установка указателя на границу между столбцами до изменения указателя на двойную стрелку ↔ и теперь границу можно перемещать методом буксировки, а двойной щелчок, выполненный в этот момент, автоматически устанавливает ширину столбца равной длине самого длинного значения в данном поле.

Щелчок на заголовке столбца выделяет весь столбец, а щелчок правой кнопкой мыши на выделенном столбце открывает контекстное меню (сортировать по возрастанию (по убыванию), копировать, вставить, ширина столбца, скрыть столбцы, закрепить столбцы, добавить столбцы, столбец подстановок, удалить столбец, переименовать столбец). Скрытый столбец не исчезает из базы, он только перестаёт отображаться на экране. Чтобы снова его отобразить, надо навести указатель на границу между столбцами в том месте, где был скрыт столбец, и выполнить двойной щелчок. Скрытый столбец опять станет видимым.

В табл. 3.1 приведены способы редактирования данных.

Способы редактирования данных Таблица 3.1

Перемещение внутри поля	Нажатиями клавиш -> и <
Вставка значения в поле	Выбрать позицию вставки и ввести зна-чение
Выделение содержимого поля целиком	Нажать F2 или двойной клик
Замена значения новым	Выделить поле целиком и ввести новое
Замена из предыдущего поля	Ctrl+’(апостроф
Замена значением по умолчанию	Ctrl+Alt + пробел
Вставка разрыва строки (текст, Мемо)	Ctrl+Enter
Сохранение текущей строки	Shift+Enter или переход к другой строке
Вставка текущей даты	Ctrl+;(точка с запятой)
Вставка текущего времени	Ctrl+:(двоеточие )
Добавление новой записи	Ctrl++(плюс)
Удаление записи	Ctrl+-(минус)
Переключение кнопок опций	Пробел
Отмена изменений тек записи	Esc или кнопка отмены

Существуют поля, которые нельзя редактировать Типы таких полей отображены в таблице 3.2.

Не редактируемые поля Таблица 3.2

Поля типа Счетчик (AutoNumber)	Access автоматически поддерживает поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляя их значения при создании каждой новой записи. Поле этого типа можно использовать в качестве первичного ключа
Вычисляемые поля	Access создает эти поля в формах или запросах, но на самом деле они не сохраняются в таблице
Блокированные или отключенные поля	Чтобы запретить ввод в заданные поля, можно соответствующим образом определить их свойства в форме
Поля в многопользовательских блокированных записях	Редактировать поля в записи, которая блокирована другим пользователем, невоз- можно