3.2. Microsoft access
Приложения MS–Access – это настольная система управления реляционными базами данных, предназначенных для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением Windows.
Средствами Access проводятся следующие операции:
• Проектирование базовых объектов информационных систем (ИС) – двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE. Например, прежде чем заполнить данными таблицу, надо создать её макет.
• Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирование таблиц и аппарата алгебры логики (для фильтрации данных).
• Создание, модификация и использование производных объектов (форм, запросов и отчётов).
Формы – необязательный элемент ИС, но она позволяет упростить операции ввода и просмотра данных. Запрос – это производная таблица, в которой мы собираем данные из других таблиц и производим над ними различные операции. Отчёт – это фактически тот же запрос, но оформленный так, чтобы его можно было напечатать на бумаге.
Объектом обработки MS-Access является файл базы данных, смеющий произвольное имя и расширение .mdb. В этот файл входят основные объекты MS-Access: таблицы, формы, запросы, отчёты, макросы и модули.
Рис. 3.4. Окно приложения Access
Загрузка Access обычно производится нажатой левой кнопкой мыши на значке Б. Д. на рабочем столе или из главного меню Пуск – Программы – Microsoft Access
После загрузки Access можно либо Создать новую базу данных (т. е. файл с расширением .accdb.), либо Открыть существующую базу данных в окошке справа. (рис.3.4).
Открыть существующую Б.Д. можно двойным щелчком на имени файла в любой папке, в которой содержится Б.Д и это, в свою очередь, вызовет автоматическое открытие приложения MS Access.
3.2.1. Окно базы данных
При создании новой базы данных или открытии существующей приложение Access открывает окно базы данных (рис. 3.5), в котором создаются или редактируются объекты текущей базы данных.
Предварительно перед созданием базы данных выбираем или создаем новую папку , где будут храниться файл базы.
Окно представлено кнопками в левой части и предназначены для работы с объектами базы данных. При щелчке на одной из кнопок, в окне отобразится список объектов данного типа, существующих в текущей базе данных.
Назначение каждой кнопки объектов:
• Таблица – это базовый элемент хранения информации в базе данных Access;
• Запросы – это механизм, который позволяет извлекать из отдельных таблиц, связанных таблиц или из других запросов необходимую часть данных в соответствии с заданными критериями;
• Формы – это инструмент, используемый для ввода при соблюдении правил проверки достоверности данных, а также для просмотра и редактирования информации;
• Отчеты –это инструмент предназначенный для представления данных из таблиц или запросов в удобной для восприятия форме или в определенном формате;
• Страницы – это специальный тип приложений Access, предназначенных для публикации в Internet данных, которые хранятся в базах данных Access;
• Макросы позволяют запрограммировать любую последовательность операций над базой данных Access;
• Модули представляют собой наборы процедур и функций, написанных на языке Visual Basic и служащих для манипулирования содержимым базы данных.
Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчёт) можно создавать либо вручную (в режиме конструктора), либо с помощью мастера.
Рекомендация для начинающих пользователей MS-Access:
• таблицы и запросы создавать вручную;
• формы и отчёты создавать с помощью мастера.
Рис. 3.5. Окно базы данных Access