4 курс / Акушерство и гинекология / Руководящие_указания_и_инструментарий_для_клиникВсесторонняя_медицинская

4Управление хозяйственной деятельностью клиники5

4.1Введение

Эффективная система управления хозяйственной деятельностью является одним из самых важных компонентов работы любой клиники. Система регулирует доставку, качество и хранение всех запасов инструментов, расходных материалов и лекарственных средств. Эти запасы крайне необходимы, поскольку без них невозможно предоставлять какие-либо услуги. Нижеследущие руководящие указания предназначены для тех сотрудников клиники, которые занимаются материально-техническим обеспечением, и для руководящего работника, который контролирует хозяйственную деятельность.

Руководящие указания изложены в двух разделах:

•Раздел 1 предназначен для сотрудников, ответственных за склад и запасы клиники.

•Раздел 2 предназначен для руководителей/администраторов клиники, которые контролируют, заказывают и пополняют запас.

4.2Введение Раздел 1: Руководящие указания

иуправление

(обязанности персонала)

4.2.1Руководящие указания по надлежащему хранению

Надлежащие хранение означает, что запасные инструменты, лекарства и расходные материалы всегда имеются в наличии, доступны и пригодны к использованию. Эти рекомендации могут помочь избежать порчи запасных материалов в период их хранения на складе. Лечебные учреждения, которые расходуют небольшой объем лекарственных средств и контрацептивов, могут хранить свои запасы на полке или в шкафу, а не на складе, но и к этой ситуации применимы те же самые принципы.

•Храните лекарства, расходные материалы и контрацептивы в сухом, хорошо освещенном

ихорошо проветриваемом складском помещении, куда не попадают прямые солнечные лучи. Удостоверьтесь, что ни при каких обстоятельствах складское помещение не зальет водой.

•Не храните картонные коробки с презервативами вблизи электрических моторов

ифлуоресцентных ламп.

•Складывайте картонные коробки с лекарствeнными препаратами и контрацептивами

в штабеля на высоте не менее 4 дюймов (10 см) от пола, на расстоянии 1 фута (30 см) от стен

идругих штабелей и чтобы высота штабеля не превышала 8 футов (2.4 м).

•Расположите картонные коробки таким образом, чтобы маркировочные этикетки, а также срок годности или дата изготовления были отчетливо видны.

•Расположите складируемые лекарства и контрацептивы в порядке, соответствующем принципу использования (в целях как подсчета, – например, в ходе инвентаризации, – так и общего управления) в первую очередь тех из них, у которых срок годности истекает раньше.

•Храните лекарства и контрацептивы отдельно и на расстоянии от инсектицидов, химических веществ, старых папок, канцелярских принадлежностей и других материалов.

5 Адаптировано на основе публикации Департамента здравоохранения и социальных служб, Центров по контролю и профилактике заболеваний и Национального Центра по профилактике хронических болезней и укреплению здоровья

“Pocket Guide to Managing Contraceptive Supplies” (“Карманный справочник по обращению с запасами контрацептивных средств” (2000 г.).

42 Всесторонняя медицинская помощь при абортах: Руководящие указания и инструментарий для клиник

•Безотлагательно отделите и удалите испортившиеся или просроченные лекарства и контрацептивы в соответствии с местными правилами или правилами, установленными донорами.

•Обеспечьте надлежащую охрану.

•Удостоверьтесь, что противопожарное оборудование имеется в наличии и доступно.

•Регулярно проводите уборку и дезинфекцию складского помещения.

4.2.2Принцип первоочередного использования продукции, срок годности которой истекает раньше

Чтобы срок годности лекарств и контрацептивов не истек раньше их реального применения, придерживайтесь принципа использования в первую очередь тех из них, у которых срок годности истекает раньше. Основная идея заключается в том, чтобы использовать сначала те лекарства и контрацептивы, дата изготовления которых – самая ранняя.

•При поступлении картонных коробок с лекарствами и контрацептивами четко укажите на каждой картонной коробке дату, когда истекает срок годности (См. Раздел 4.2.3).

•Складируйте картонные коробки по датам таким образом, чтобы лекарства и расходные материалы с более ранней датой изготовления оказались сверху или перед продукцией, изготовленной позднее, и чтобы их можно было бы достать легче.

•Прежде всего выдавайте лекарства и расходные материалы с более ранней датой изготовления, но удостоверьтесь, что срок их годности еще не истек или не истекает в ближайшее время.

4.2.3При поступлении лекарств и расходных материалов предпримите следующие шаги

•Шаг 1: Уточните дату истечения срока годности. Если на упаковочной коробке вместо нее проставлена дата изготовления, рассчитайте срок годности, прибавив допустимый срок хранения к дате изготовления (См. Таблицу в разделе 4.2.6).

•Шаг 2: Напишите большими буквами и цифрами дату истечения срока годности.

•Шаг 3: Примите во внимание, когда истекает срок годности, и удостоверьтесь, что до окончания этого срока еще остается достаточно времени для хранения данного товара как в клинике, так и у пациента до момента использования. Если остается слишком мало времени до даты истечения срока годности, верните товар поставщику, с тем, чтобы не допустить выдачи лекарственных средств или контрацептивов по ошибке.

•Шаг 4: Прежде чем открыть упаковочные коробки, проверьте, не повреждены ли они. Если присутствуют какие-либо повреждения, Вам необходимо тщательно осмотреть содержимое. Вам также следует указать в карточке складского учета, а также в контрольном талоне по заявке и ее выполнению, что эти товары были доставлены поврежденными.

•Шаг 5: Проверьте несколько лекарственных средств или контрацептивов, чтобы убедиться, что они в хорошем состоянии и не повреждены (См. Раздел 4.2.5).

4.2.4Когда следует проверять качество

Прежде чем распределять контрацептивы или лекарственные средства очень важно убедиться в том, что они пригодны к употреблению. Качество следует проверять несколько раз:

•При поступлении товара сотрудники клиники, ответственные за выдачу лекарств и расходных материалов, должны тщательно рассмотреть коробки как вторичной, так и первичной упаковки на предмет обнаружения повреждений.

•Штатные сотрудники, выдающие лекарственные средства и контрацептивы, должны предварительно проверить их. Если товар поступил в хорошем состоянии и отпускается в течение шести месяцев, то его качество не нужно проверять снова, за исключением нестандартных ситуаций, таких как, например, ущерб от наводнения.

•Если запасы остаются на складе свыше шести месяцев или если условия хранения неудовлетворительные (например, высокая температура или влажность), то их следует периодически проверять.

4.2.5Как следует проверять качество

Следующие шаги помогут Вам провести тщательную проверку:

•Шаг 1: При поступлении товара, особенно лекарственных средств и контрацептивов, или при проведении обычной текущей проверки достаньте наугад образец из одной или двух упаковок. Немаловажно, чтобы образец был взят из разных секций внешней упаковочной коробки, а не из одной. Например, возьмите одну внутреннюю упаковку с верхнего ряда, другую – с нижнего, а еще одну или более – с боковых сторон картонной коробки.

•Шаг 2: Выберите одну или две единицы продукции (таких как ВМС или комплект таблеток) из каждой из ранее отобранных Вами внутренних упаковок.

•Шаг 3: Тщательно рассмотрите их качество и зафиксируйте результаты.

•Шаг 4: По завершении осмотра обязательно верните каждую единицу продукции на ее место во внутренней коробке, откуда Вы ее до этого извлекли..

•Шаг 5: Положите все внутренние коробки обратно во внешнюю картонную упаковку.

•Шаг 6: Поставьте дату и свои инициалы на внешней картонной упаковке и отметьте, что она была осмотрена.

Признаки, указывающие на проблемы с качеством лекарственных средств, расходных материалов и оборудования

Не используйте и не выдавайте их, если:

Таблетки и капсулы:

• упаковка вскрыта или часть таблеток или капсул отсутствует

• упаковка вздулась (это указывает на то, что внутрь попала влага)

• в ламинированной фольге имеются трещины

• таблетки или капсулы утратили исходный цвет

• таблетки стали мягкими, мокрыми, влажными или легко крошатся

Пакеты хирургических перчаток, ваты и марли:

• целостность упаковки нарушена или пакет вскрыт

• упаковка выцветшая, помятая, влажная или вздутая (это указывает на то, что внутрь попала влага)

• упаковка покрыта пылью или пятнами

• при вскрытии упаковки обнаруживается, что перчатки утратили исходный цвет, покрылись пятнями или стали влажными

Оборудование:

• целостность упаковки коробок нарушена или повреждена

• на инструментах видны следы ржавчины или инструменты утратили исходный цвет

• инструменты, особенно электрическая аппаратура, находятся в неработающем или неисправном состоянии

Признаки, указывающие на проблемы с качеством контрацептивов:

Не используйте и не выдавайте их, если:

Оральные контрацептивы:

• видимые повреждения таблеток (таблетки разломаны, треснули, раскрошились или утратили исходный цвет)

• вскрыта алюминиевая упаковка таблетки

• в упаковке отсутствует ряд таблеток

• видны следы порчи (коричневые пятна, таблетки легко крошатся)

4.3Устранение просроченных и испорченных лекарств и товаров: Наиболее распространенные применяемые методы

•Возврат производителю: Там, где это возможно, клиникам или Ассоциациям-членам МФПР, осуществляющим оптовые закупки лекарственных средств и контрацептивов, следует достичь договоренности с фармацевтическими компаниями, у которых они покупают товары, о возврате лекарств, у которых истек срок годности. Однако, это может оказаться невозможным в случае поступления товаров бесплатно – в виде пожертвований со стороны правительства. В таком случае клиникам придется обратиться к альтернативным методам.

•Контракт с местными компаниями по сбору и утилизации отходов: Клиники могут заключить соглашение с пользующимися хорошей репутацией местными компаниями по сбору и утилизации отходов, чтобы те вывезли и устранили лекарства с истекшим сроком годности. Клиника должна подписать официальный меморандум о соглашении с соответствующими местными компаниями по сбору и утилизации отходов для обеспечения бесперебойного функционирования системы своевременного сбора и удаления просроченных лекарств под постоянным контролем административных сотрудников клиники.

•Размещение в герметичных контейнерах: Эта процедура заключается в том, чтобы поместить лекарства с истекшим сроком годности в контейнер, предпочтительно пластмассовый, заполнив его на три четверти объема, а оставшуюся четверть заполнить цементом или смесью цемента с известью. После высыхания смеси герметичный контейнер может быть либо закопан в земляном могильнике, либо вывезен государственной или частной компанией по сбору и утилизации отходов.

•Сжигание: Для уничтожения лекарств и контрацептивов с истекшим сроком годности лучше всего подходят цементные печи. Однако, при уничтожении лекарств и контрацептивов предпочтительно, чтобы они составляли не более 5 процентов отходов, подлежащих сжиганию. Следует достать все таблетки и капсулы из внешней упаковки, но не из контурной ячейковой упаковки (блистера), и желательно измельчить их, прежде чем сжигать.

•Земляной могильник и захоронение: Земляной могильник или захоронение означает, что отходы помещаются непосредственно в яме для отходов, вырытой в земле, как правило, на территории клиники. Руководство клиники должно выделить специальное место на территории клиники, расположенное на значительном расстоянии от источника воды и от канализационной сети, с тем чтобы избежать засорения и заражения. Этот метод следует применять для удаления нефармацевтических отходов, таких как офисные отходы.

46Всесторонняя медицинская помощь при абортах: Руководящие указания и инструментарий для клиник

4.4Раздел 2: Роль и обязанности руководителей

и администраторов клиники

Руководителю/администратору клиники необходимо регулярно контролировать выполнение обязанностей персоналом ответственным за складские помещения, проводить текущую проверку оборудования и хранящихся на складе запасов, а также оценивать качество этих запасов

всоответствии с описанными выше процедурами (См. Разделы 4.2.4 и 4.2.5). Помимо этого, в обязанности руководителя входит обеспечение наличия на складе

достаточного запаса лекарственных средств, расходных материалов и инструментов, для чего необходимо предпринять следующие шаги:

•ежемесячно собирать данные о числе и типе лекарственных средств и контрацептивов, выданных пациентам

•собирать данные о состоянии наличных запасов

•использовать полученные данные для расчета месячной потребности в лекарственных средствах и других товарах и квартальной потребности в контрацептивах

Это поможет избежать как затоваривания на складе (которое приводит к потерям), так и нехватки или полного отсутствия запасов. Круглый год в клинике должен храниться резервный запас, рассчитанный, как минимум, на три месяца.

В обязанности руководителя/администратора клиники входит также и регулярный контроль над системой удаления отходов клиники.

4.4.1Оценка наличия запасов в клинике

Подсчет того, на сколько месяцев хватит имеющихся запасов

Имеющийся запас ÷ среднемесячное потребление = число месяцев, на которые хватит

имеющихся запасов

Пример:

Из этого примера следует, что необходимо срочно заказать таблетки, презервативы, таблетки парацетамола и хирургические ватные ролики, поскольку уровень запасов ниже, чем нужно для покрытия потребностей клиники в течение трех месяцев.

Среднемесячное потребление равнозначно одномесячному запасу. Как правило, это среднемесячное количество данного изделия, израсходованного на пациентов в течение последних трех месяцев. Данные о количестве израсходованных единиц изделий берутся из журнала учета деятельности за день или из сводных отчетов о количестве изделий, израсходованных на пациентов.

Расчет среднемесячного потребления – средняя величина за три месяца

Общее количество израсходованных запасов три месяца тому назад + два месяца тому назад +

за последний месяц ÷ 3 = Среднемесячное потребление

4.5Общие проблемы хозяйственной деятельности, их вероятные причины и решения

5Статистические данные по услугам – в помощь управлению программой

Статистические данные о клинике являются инструментом первостепенной важности для оценки качества медицинского обслуживания и эффективности работы персонала клиники в целом.

Медицинским работникам и администраторам статистические данные о клинике нужно собирать не только для отчетности, но и для их анализа и использования с целью принятия обоснованных решений в сфере управления и планирования.

Это дает возможность повысить эффективность и качество работы клиники и использовать эти данные в адвокативных целях, для своевременного улучшения положения дел в тех областях, которые требуют изменения и улучшения. Основной упор делается на улучшение оказания услуг пациентам в медицинских учреждениях путем внедрения информационной системы управления клиникой.

Эта система (как ручная, так и электронная) охватывает все повседневные управленческие задачи, включая регистрацию пациентов, регистрацию услуг, предоставленных пациентам, ведение медицинской документации, и выставление им счета для счетов, услуги по дальнейшему

наблюдению и лечению, а также анализ осложнений. Очень важно использовать собранные данные для повышения эффективности работы клиники. Совершенствование ручной информационной системы управления клиникой является предпосылкой внедрения электронной системы.

Обучение соответствующих сотрудников сбору и применению статистических данных о клинике следует считать ключевым компонентом мер, принимаемых клиниками и Ассоциациями-членами МФПР в сфере укрепления и развития своего кадрового потенциала.

Руководство клиники должно ежемесячно собирать и анализировать статистические данные, а полученные результаты доводить до сведения персонала клиники. В качестве примера приводится один из вопросов, которые следует задать при анализе данных:

Почему резко уменьшилось число пациентов, которым были предоставлены услуги?

• Внешние факторы, такие как политические проблемы, или ситуация, которая привела

Сбор и применение статистических данных

50 Всесторонняя медицинская помощь при абортах: Руководящие указания и инструментарий для клиник

к закрытию клиники.

•Внутренние факторы, такие как отсутствие врачa, неправильная регистрация данных

и сохранение числа осложнений на прежнем уровне, несмотря на то, что медработники недавно прошли обучение.

5.1Всесторонняя помощь МФПР при абортах – согласованные категории

Приводимые ниже категории были выработаны в сотрудничестве с Региональными офисами, Ассоциациями-членами МФПР и Группой мониторинга и оценки МФПР. Хотя в качестве исходных ориентиров использовались категории из электронной интегрированной системы управления информацией МФПР, имеются определенные различия. В отличие от электронной интегрированной системы управления информацией, приведенные здесь показатели и категории основаны на данных о пациентах, нежели на данных об услугах. Такой подход позволяет сделать подсчет того, какая часть пациенток начинает применять контрацепцию после аборта и какая часть пациенток получила консультации в период после аборта, сделанного в клиниках МФПР, а также рассчитать процент осложнений. Предусматривается, что в конечном счете эти данные будут собираться посредством информационной системы управления клиникой и тем самым они станут стандартными данными, собираемыми МФПР.

1. Общее число пациентов и услуг:

Все принятые пациенты и все оказанные услуги в клинике (включая услуги как в сфере сексуального и репродуктивного здоровья, так и в сфере репродуктивного, но не сексуального здоровья).

1.1 Общее число пациентов и услуг в сфере сексуального и репродуктивного здоровья и планирования семьи:

Все услуги в сфере сексуального и репродуктивного здоровья (включая услуги в сфере планирования семьи), предоставленные клиниками Ассоциации-члена МФПР.

2. Общее число оказанных услуг по аборту:

Сюда относятся следующие услуги:

•проведение предабортного консультирования

•выполненные хирургические аборты

•лечение неполного аборта

•консультирование после аборта

•медицинское наблюдение и лечение после аборта

•пациентки, которые начали применять контрацепцию после аборта

•направления, выданные клиниками Ассоциации-члена МФПР

В общее число пациентов в связи с абортом входят те, кому были предоставлены:

•консультирование до аборта (См. Раздел 5.3 «Формат статистической отчетности по услугам», пункт 3)

•лечение в связи с неполным абортом (См. Раздел 5.3 «Формат статистической отчетности по услугам», пункт 6)

•медицинское наблюдение и лечение после аборта (См. Раздел 5.3 «Формат статистической отчетности по услугам», пункт 8)

•аборт в лечебном учреждении, являющимся официальным партнером, с последующим направлением в клиники Ассоциации-члена МФПР (См. Раздел 5.3 «Формат статистической отчетности по услугам», пункт 8.2)

•аборт в лечебном учреждении, не являющимся официальным партнером, с последующим направлением в клиники Ассоциации-члена МФПР (См. Раздел 5.3 «Формат статистической отчетности по услугам», пункт 8.3)

•пациентки, которые пришли по собственной инициативе (без направления) (См. Раздел 5.3 «Формат статистической отчетности по услугам», пункт 8.4)