Раздел 3

Организация работы с документами.

Вопросы:

1. Организация документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Например, если руководитель предприятия требует, что бы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху-вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу в отдел к исполнителям. Следовательно, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней. Документооборот рекомендуется нормировать и регулировать – государственная система документационного обеспечения управления: она предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы:

1. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов

2. Предварительное рассмотрение и распределение документов

3. Регистрация документа, если нет единой службы регистрации

4. Контроль за исполнением

5. Информационно справочная работа

6. Исполнение документов, их составление, согласование, оформление

7. Отправка или направление в дело

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов (секретариат, информационная служба).

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

1. Поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов.

2. Потоки внутренней документации, состоящий из документов, созданных в организации и не предназначенных за ее пределы.

3. Поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими параметрами:

1. Содержанием или функциональной принадлежности

2. Структурой

3. Режимом или цикличностью

4. Направлением

5. Объемом

Первый этап документооборота. Поступающая документация может приниматься децентрализовано (разными службами) или централизованно (одной службой). Любая документация должна проходит первичную обработку. Под первичной обработкой рассматриваем:

1. Проверяем адрес

2. Проверяем целостность упаковки

3. Вся документация вскрывается обязательно, за исключением, имеющим гриф «лично».

4. После вскрытия проверяем на целостность документ

5. На всех входящих документах должны быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию, которая состоит из даты и порядкового номера в правом нижнем углу первой страницы документа.

Второй этап – целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководству и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Третий этап. Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт ее создания, отправления или получения. Регистрация документа дает ему юридическую силу. Существует 3 формы регистрации документов:

1. Журнальная

2. Карточная

3. Автоматизированная

Четвертый этап.

Различают следующие виды контроля:

• Контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения

• Контроль за сроками исполнения заданий (снятие с контроля реквизит 28)

Сроки исполнения документов. Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовой срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом (указы, приказы). Примеры типовых сроков:

1. Поручение президента, поручение председателя правительства. Если они содержат в себе указание «срочно» или «незамедлительно» их срок подписания 3 дня.

2. Все то же с грифом «оперативно», должно осуществляться в течение 10 дней

3. Все то же и без грифа исполняются в течение месяца со дня подписания.

4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ в течение 30 дней с момента получения.

5. Обращение граждан в государственные органы исполняются в течение 30 дней с момента регистрации. Может быть продлен еще на 30 дней

6. Индивидуальный срок исполнения документа, это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом