Часть 1.2.

Требования к бланкам документов.

Тема: Бланк документа

Бланк документа одного документа – это набор реквизитов идентифицирующих авторов официального письменного документа.

Понятие бланка, в поной, мере применимо только к бумажному документу однако, при автоматизации дело производства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков. Использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам. В соответствии с ГОСТом бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета, или слабо окрашена в светлые тона.

Классификация бланков документов.

Бланки классифицируются по следующим признакам:

1. Расположение реквизитов

2. По автору документа

3. Виду документа

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

1. Угловой

2. Продольный

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

1. Бланк организации

2. Бланк структурного подразделения

3. Бланк должностного лица

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

1. Общий бланк

2. Бланк письма

3. Бланк конкретного вида документа (кроме письма)

Общий бланкиспользуется для изготовления любых видов документов кроме письма.

Бланк письмав зависимости от учредительных документов организации будет включать в себя разный набор реквизитов.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма в зависимости от учредительных документов организации будет иметь разный набор реквизитов. Он может изготавливаться для конкретной организации, структурного подразделения или должностного лица. Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов, остальные документы оформляются на общем бланке.

Продольные бланки

При продольном расположении реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируется.

Угловой бланк

При угловом расположении реквизиты на бланке размещаются в верхнем левом углу. На угловом бланке реквизита в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1. Центрированным

2. Начало и конец каждой строки реквизитов

Особого внимание требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. При разработке бланков документа временного срока хранения (до 10 лет), можно оставить левое поле шириной 20мм. При разработке сроком свыше 10 лет и постоянного сроков хранения устанавливается поле шириной 30-35 мм.

Нумерация страниц:

1. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова «страница», его сокращенных вариантов и знаков тире.

Раздел 2.

Системы документации

Часть 2.1.

Система организационно-правовых документаций.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. ОД учреждения фиксируется в ОПД, содержащих правила нормы положения, определяющий статус, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделения и работников, их права, обязанность, ответственность и т.д.

ОПД в обязательном порядке проходят процедуру утверждения, в уполномоченных на это органах (вышестоящая организация, коллегиальный орган, руководитель структурного подразделения).

ОПД относятся к бессрочным документам: они действуют до отмены или до утверждения новых. Исключение составляет штатное расписание, которые составляется ежегодно.

ОПД: устав, штатное расписание, учредительный договор, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном) органе, регламент, инструкция, должностная инструкция.

Устав– под уставом, как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора или устава, либо только через учредительный договор.

Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией может действовать на основании общего положения о предприятии.

Устава: наименование, место его нахождения или адрес, порядок управления деятельностью организации, предмет и цели деятельности

Учредительный договор

Это договор в котором стороны или учредители обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условиям передачи ему своего имущества и участии его деятельности. В договоре должны быть определенны условие и порядок распределения между участниками прибыли и убытков. Управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей из его состава.

Положение об организации

Правовой акт определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Положение структурного подразделения– это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Представительства и филиалы являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными мне места его положения. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных ими положений. Положения о подразделениях могут быть типовыми или индивидуальными.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе– это правой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности совещательных или коллегиальных органов.

Регламент– 1)это свод правил. 2)правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения заседаний, ведение протокола заседания, оформление решений, доведение решений до исполнителя, материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент утверждается руководителем организации или коллегиального органа.

Штатное расписание– это перечень должностей в учреждении или организации, с указанием их количества и размером должностных окладов. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации, в соответствии с ее уставом (или положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий, с указанием квалификаций, сведения о количестве штатных единиц. Количество ставок указывается в графе 4. В графе 5 «тарифная ставка или оклад» указывается в рублевом исчислении месячная зарплата по тарифной ставке (окладу), по тарифной сетке, проценту от выручки, доли или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия, коэффициенту распределения. В графах с 6 по 8 «надбавки» показываются стимулирующие и компенсирующие выплаты (премии, надбавки). Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главного бухгалтера, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации, или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатном расписании вносятся приказом руководителя организации «О внесении изменений в штатное расписание».

Инструкция– правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждения, организации, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются так же для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Любая инструкция должна состоять из разделов, которые номеруются арабскими цифрами. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждаются руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

Должностная инструкция– правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно правового положения работника, издаваемого в целях регламентации организационно правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановки кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящем органе. Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентируют положение о подразделении. Должностные инструкции разрабатываются на основе «Квалификационного справочника должностей руководителя, специалистов и других служащих». Номер 37 от 21.08.98. должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы, а так же другие должностные лица, от действия которых может зависеть ее выполнение. Дата должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения должностная инструкция передается работникам, которые проставляют на ней ознакомительную визу («С инструкцией ознакомлен. Дата. Подпись»)