Раздел 1

Часть 1

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Реквизит 01 – государственный герб РФ. Не может быть оставлен на всех подряд фокументах. Имеет перечень где может размещаться.

Реквизит 02 – герб субъекта РФ.

Домашнее задание: рассказать как выглядит герб Тольятти и Самарской области.

Реквизит 03 – эмблема организаций (товарный знак).

Товарный знак – буквенно-изобразительное сочетание, должно быть разработано и утверждено только одной организацией. Его помещают на бланк в соответствии с уставом организации.

Реквизит 04 – код организации.

Код организации – проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или общероссийскому классификатору государственной власти и управления (ОКОГУ).

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН), проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 – идентификационный номер налогоплательщика. Код причины постановки на учет.

ИНН – это цифровой код, свидетельствующий о постановки на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, физического лица, индивидуального предпринимателя.

Реквизит 07 – код фирмы документа, проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Реквизит 08 – наименование организации, являющееся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименование организации относиться к реквизитам, используемым для изготовления бланка. Выделяют три вида бланка в документах по вторам:

1. Бланк организации

2. Бланк структурного подразделения

3. Бланк должностного лица

Реквизит 09 – справочные данные об организации, включают в себя почтовый адрес, номер телефона и др. сведения по усмотрению предприятия.

Реквизит 10 – наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать виду документа, предусмотренным ОКУД.

Реквизит 11 – дата документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подтверждения, подписания, утверждения.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа, состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, информации о исполнителе и др.

Реквизит 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Реквизит 14 – место составления или издания документа.

Реквизит 15 – адресат.

Реквизит 16 – гриф утверждения документа – реквизит официального документа, передающий нормативный или правовой характер его содержания.

3 варианта утверждения документа:

Утверждение документа должно начинаться со слов: УТВЕРЖДАЮ

Документы, утверждаемые на предприятии: тарифные ставки, штатное расписание, отчеты, перечни, планы и др.

Реквизит 17 – резолюция – написанная на документе соответственным исполнительным лицом, включающая в себя фамилию, инициалы исполнителя.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи в документе, сделанный должностным лицом и содержащий принятое им решение.

Реквизит 18 – заголовок к тексту

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заголовок к тексту, включает в себя краткое содержание документа.

Реквизит 19 – отметка о контроле

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

«К», штамп «Контроль»

Реквизит 20 – текст документа

Тест официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключившая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текст должен быть только на государственном языке. Документ должен быть кратким, содержательным и не иметь двоякий смысл. Если используются сокращения, то они должны быть общепринятыми. Могут оформляться в виде анкет и иметь в себе анкеты, таблицы, рисунки и др. таблицы должны иметь заголовок. Продолжения страниц должны соответственно оформляться. Должен состоять из двух частей:

1. Причины, обоснования, цели

2. Решения, просьбы, предложения, рекомендации

Если текст документа подготовлен на основании других документов, мы должны об этом указать.

Для лучшего восприятия текст делиться на абзацы. Абзац должен печататься с красной строки. Текст можно делить на разделы, подразделы т.д.

1. От первого лица множественного лица

2. От первого лица единственного лица

3. От третьего лица единственного лица

Реквизит 21 – отметка о наличии приложений – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Реквизит 22 – подпись.

Подпись – это реквизит документа, представляющий собой собственно ручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «подпись» входят: наименования должности, лица подписавшего документ, собственноручная роспись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

Подпись ставится на уровне последней строки именования должности. При заполнении должностного бланка в подписи должность можно не писать.

Реквизит 23 – гриф согласования документа.

Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласия учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Реквизит 24 – визы согласования документа.

Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или несколько организаций). Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись, должность визирующего документа, расшифровку подписи и дату подписания.

Реквизит 25 – оттиск печати.

Печать – это устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск – это изображение клише печати на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих фактор. Связанные с финансовыми средствами, а так же на иных документах, предусматривающих заверение под ним подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватываю личные подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименование должности лица, подписавшего документ. В унифицированных формах документов печать проставляется на указанной месте (место печати). Государственный герб РФ помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организации, независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а так же органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. Для упорядочения использование печати в организации разрабатывается инструкция по применению печати. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью. Инструкция может иметь следующие разделы:

1. Перечень печатей, используемых в организации

2. Места хранения и должности лиц, имеющих право пользоваться печатью

3. Порядок пользования печатью

Инструкция должна содержать так же перечень документов, заверяемых печатью, используемых в организации.

Реквизит 26 – отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии – это документ, придающий юридическую силу копии документа. Включает в себя надпись «Верно», или «Верна», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. При рассылке документов, имеющих нормативно-правовой характер, размноженные экземпляры. Рассылаемых документов, следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами.

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов.

Реквизит 27 – отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе – это реквизит документ, содержащий сведения о непосредственно составителе документа. Она включает в себя: инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, должность. Отметку об исполнителе располагают на лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит 28 – отметка об исполнителе документа и направлении его в дело.

Это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Он включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующее о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит 29 - отметка о поступлении в организацию.

Эта отметка содержит очередной порядковый номер и дату поступления. Допускается проставлять в виде штампа. Данная отметка проставляется в правом нижнем углу документа.

Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащее наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.