Документирование. Управление документами.

Елена Викторовна

Документирование - оформление документов

Документ состоит из реквизитов.

Реквизит по ГОСТу это элемент документа.

Состав нормативной методической базы документирования:

1. Законодательные акты: конституция РФ, федеральные законы РФ в сфере информации и документации; указы президента РФ

2. Постановления правительства РФ

3. Постановления правительства субъекта РФ

4. Государственные стандарты

5. Государственная система документационного обеспечения управления

6. Основные правила работы архивов предприятия

7. Постановления исполнительной власти субъектов РФ в сфере информации и документации.

Федеральные законы:

1. ФЗ о государственной гербе РФ

2. ФЗ о архивном деле

3. ФЗ об информации, информатизации, и защите информации

4. ФЗ о персональных данных

5. ФЗ о делопроизводствах (2я редакции)

Найти и выучить:

ГОСТ P6.30.-2003 «Унифицированная система организации документации. Требование »

Основные правила работы архивов, позволяют определить, как правильно организовать работу архива и как это правильно сделать.

Системы документации:

1. Организационная ( уставы, положения, инструкции, учредительные договоры)

Устав: Эмблема, товарный знак, справочные данные об организации, наименования видов документов, текст, подписи (без согласования, если нужно).

Положения :

• положения структурных подразделений (эмблема, наименования организации, наименование вида документа, заголовок текста, дата регистрационный, гриф утверждения, текст, подпись, виза согласования)

• положения процедурных подразделений

Инструкции:

• должностные (эмблема, товарный знак, наименование организации, наименования вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок текста, гриф утверждения, текст, подпись, виза согласования)

• регламентирующие (инструкция по пожарной безопасности и инструкция по охране труда)

Раздел должностной инструкции: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения, связей по должности, условия оплаты труда, показатели оценки работы)

В разделе 1формулируется следующий состав информации:

1.1. полное наименование должности, в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления основная задача деятельности, в соответствии с задачей структурного подразделения. Для обозначения места в системе управления используют положения о персонале, названия должностей по внутренней градации персонала.

1.2. в чьем непосредственном подчинении находится работник. Кому подчиняется на период отсутствия руководителя.

1.3. порядок назначения на должность и освобождения от нее.

1.4. порядок замещения в случае отсутствия работника.

1.5. как организуется работа.

1.6. входит ли работник в состав какого либо коллегиального

1.7. чем сотрудник руководствуется в своей деятельности.

1.8. чьи уставные письменные распоряжения выполняет, дополнительно к распоряжению непосредственно руководителя

1.9. квалификационные требования.

1.10. что должен знать работник. (из квалификационного справочника)

Раздел 2(перечисляются функции, которые работник выполняет самостоятельно, исходя из справочника структурных подразделений)

Раздел 3(должностные обязанности перечисляют операции, которые выполняются работником ежедневно, или с большой периодичностью)

Раздел 4строится по следующей логической схеме:

4.1. права работника на самостоятельные принятия решения

4.2. право на получение информации, в том числе и конфиденциальной, право на контроль

4.3. право требовать выполнения определенных действий, право давать распоряжения, подписывать или утверждать документы

Раздел 5.Предусматривает ответственность за нарушения законодательства, за нарушения требований организационно-правовых документов и др. документов. В этом же разделе фиксируется необходимость материальной ответственности.

2. Распорядительная: приказы, распоряжения, указания, решения). Эмблема, товарный знак, справочные данные об организации, наименования видов документов, текст, подписи (без согласования, если нужно).

3. Информационно-справочная: письма, акты, справки, докладные, объяснительные, служебные записки, факсограммы, телеграммы, телефонограммы и т.д.

4. Документация по личному составу: трудовая книжка, личное дело, личная карточка, автобиография, характеристика

Раздел 6.Должен содержать регламентацию информационно-документационных связей работника. в начале указываются внутренние, затем внешние связи.

Раздел 7.Указывается установленный должностной оклад в соответствии с договором ил штатным расписанием, может ли он получать премии, виды премий, может ли получать надбавки, при каких условия может повышаться з/п, здесь же указываться возможность совмещения

Раздел 8. Критерии по должности. К числу общих показателей может быть отнесены: отсутствие ошибок, нарушений, жалоб, претензий, как со стороны руководителей, так и со стороны клиентов. Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного, утверждает руководитель организации, согласовывает юрист и кадровые службы.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основании единоначалия для разрешения основных оперативных задач организации. Приказ состоит из двух частей:

1. Констатирующая. В ней излагается причины, цели, послужившие причиной для издания приказа и

2. Распорядительная, которая начинается словом «приказываю» и делится на пункты. Пункты текста приказа строятся по следующей схеме: кому что сделать, в какой срок. Указывается наименование должности, фамилия.

В приказе по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.

Дата приказа – это дата подписания приказа, дата начала его действия. Внесение изменений, дополнений в приказ, допускается только с разрешения подписавшего приказ и только приказа. Приказы могут согласовываться. Эмблема, наименование организации, дата, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись, виза согласования. Ознакомления с приказом осуществляется под подпись, допускается отдельный лист посылки под подпись.

Приказы:

• По личному составу

• Основная деятельность

Распоряжения состоит из двух частей. Издавать распоряжения имеют права руководители структурных подразделений. В соответствии с уставом организации.

Указания располагаются аналогично распоряжению.

Решения издает коллегиальные органы управления, оформляются аналогично приказу. Распорядительная часть начинается словом «решили, постановили». Наименование организации, эмблема, наименование коллегиального органа, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись. Решение подписывает председатель коллегиального органа и секретарь.

Требования к оформлению документов с помощью печатных устройств:

Текст документов на бланке формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, А5 через 1 межстрочный интервал. Тексты документов подготавливаемых к типографскому изданию через 2 межстрочных интервала. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк печатаются через 1 м/с интервал. Остальные части реквизит: адреса, гриф утверждения, отметка о наличии приложения отделяют друг от друга 1,5 -2 м/с интервалами. Название виды документа печатаю прописными буквами, без разрядки. В реквизите подпись не допускается пробел между инициалами и фамилией. максимальная длина строки многострочный реквизитов 28 знаков. Если заголовок текста превышает 150 знаков, его продлевают до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При печатании документа используют 8 стандартных положений табулятор. Нулевое положение от границы левого поля. Для печатании реквизитов заголовок текста, текст без абзаца, отметка о наличии приложения, отметка об исполнители, наименование должности в реквизите «должность», гриф согласования, а так же слова, слова пишутся большими прописными буквами «ПРИКАЗЫВАЮ, решили, слушали, выступили».

1. Первое положение табулятора (5 печатных знаков) (tab)

2. Второе положение табулятора (14), для таблиц и трафаретов

3. 24 печатных знака.

4. 32 - реквизит, адресат.

5. 40 печатных знаков (гриф ограничения доступа)

6. 48 печатных знаков (расшифровка подписи в реквизите «подпись»)

7. 56 печатных знаков для составления таблиц, трафаретов, текстов. А так же для составления кодов ОКПО, ОКУД, а так же для печатания слова «копия».

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне, вертикальными рядами, начиная с 0 и 5 положения табулятора. Слова «примечания, основания» печатают от 0 положения, а относящийся к ним текст через 1 м/с интервал. При оформлении текста на 2х и более страницах, 2я и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера проставляются посередине верхнего поля без знаков и букв, арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Смирнова Елена Алексеевна