Деятельность отдела кадров

Для того,  чтобы совместная деятельность педагогов  не была стихийной,  разрозненной,  чтобы цели достигались быстро,  разработана система  управления педагогическими кадрами,  элементами которой являются:

- кадровая политика учреждения;

- система планирования,  организации и контроля образовательного процесса (графики и планы работы,  образовательные программы);

- функциональные обязанности и права участников педагогического процесса;

Целью кадровой политики является формирование нового педагогического мышления, профессиональной компетентности педагогических кадров путем создания гибкой развивающей системы образования педагогов.

Исходя из последних требований Министерства образования РФ к современному педагогу,  Центр при выборе педкадров опирается на следующие компоненты компетенции педагога:

- профессиональная мобильность;

- толерантность;

- адаптивность;

- тактичность;

- организаторские способности;

- ответственность;

- современное профессиональное мышление.

Оперативное управление  педагогическими кадрами и согласованное взаимодействие между участниками образовательного процесса осуществляется благодаря выработанной системе работы с педагогами

Кадровый состав учреждения состоит из 39 сотрудников, из которых:

- Администрация – 4 чел. (директор, зам. директора, главный бухгалтер, инспектор по кадрам)

- Обслуживающий персонал – 8 чел. ( 3 сторожа, гардеробщик, 2 уборщика производственный помещений, 2 рабочих по обслуживанию здания)

- Технический персонал – 5 чел. (Художник, звукорежиссёр, бухгалтер, завхоз, делопроизводитель)

- Педагогические работники – 22чел.

Педагогический коллектив центра внешкольной работы – это специалисты разных профилей, люди разных поколений и разного жизненного опыта.

Педагогический коллектив центра в 2010 - 2011 учебном году представляют 22 педагогических работника, среди которых педагогов дополнительного образования (ПДО) – 21, зав. отделом -1, из них 21 – штатных и 1 совместитель. Кроме этого директор, зам. директора и зав. отделом тоже ведут педагогические часы. Итого - 24 ПДО.

46 % с высшим образованием, 1 ПДО - с незаконченным высшем , 1 Отличник народного просвещения РФ, 33 % работников имеют 1 квалификационную категорию, 17% имеют 2 квалификационную категорию, 37,5% имеют педагогический стаж от 10 лет до 25 лет, возраст 62% ПДО - от 20-40 лет.

Четыре педагога повысили свою квалификацию на краткосрочных курсах в ГОУ Самарском областном институте повышения квалификации и переподготовки работников образования. Один педагог сдал аттестацию на первую категорию

В учреждении оказывается методическая помощь с целью повышения квалификации не только молодым, но и опытным педагогам. Учебно-методическая работа ЦВР включает в себя: работу методического Совета, педагогического Совета учреждения, аттестацию педагогических работников, семинары, консультирование, индивидуальную работу с педагогами и т.д. С целью оказания методической помощи педагогическим работникам в 2010-2011 уч. году в ОУ ДОД Центре внешкольной работы были организованы и проведены семинары по темам: «Использование здоровьесберегающих технологий на занятиях в детских объединениях ОУ ДОД ЦВР», «Новые формы диагностики учащихся творческих объединений», «Мониторинг воспитательной работы в детском объединении». В учреждении проведен конкурс педагогического мастерства «Сердце отдаю детям». В рамках этого конкурса были проведены около 20-ти мастер-классов и открытых занятий. Всего в конкурсе приняло участие 14 педагогов дополнительного образования. Победителями конкурса стали педагоги Шпытко С.Н., Анисимова Н.В. и Хрущёва О.В., а лучшим педагогом в 2010-2011 уч. году признана Дмитриева А.В. – педагог дополнительного образования по хореографии.

Потребность в квалифицированных кадрах продолжает оставаться самой актуальной. В настоящее время в учреждении функционирует разноуровневая модель организации повышения педагогического мастерства. На первом этапе определяется степень профессиональной готовности педагога к организации образовательного процесса. Средствами определения этого уровня являются собеседование, анализ представленных программ и методических разработок, открытых занятий с детьми и способов работы с родителями.

Второй этап – это индивидуальная работа с педагогом в рамках методической работы учреждения. Основными формами работы являются консультации по проблемам организации программно-методического обеспечения образовательного процесса (вырабатывается алгоритм разработки учебной программы, определяются принципы составления Учебно-тематического плана).

Заключительный этап (третий) – аттестация. Для проведения аттестации организуется экспертная группа из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт.

Кадровый потенциал учреждения, его профессионализм, опыт педагогической деятельности и творческой установки способен обеспечить образование высокого качества и в максимальной мере развивать природные способности, одаренность, индивидуальность своих воспитанников.

Большую роль в реализации кадровой политики учреждения играет профессионализм и компетентность специалиста по кадрам.

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Специалисту по кадрам необходимо помнить, что правильно оформить документ означает придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98). Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Системой документации согласно п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 признается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению». В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;

- унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и к бланкам документов. Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Однако в ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа. Так, стандарт «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4.-84», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 9 октября 1984 г. № 3549, устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. 

В их число входят:

• наименование организации;

• местонахождение организации;

• наименование документа;

• дата изготовления документа;

• код лица, утвердившего документ.

 Но кроме этих реквизитов документ может содержать дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами.

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

Различают следующие виды кадровых документов:

1) документация о приеме на работу:

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор (контракт о назначении на должность);

• приказ о приеме на работу;

• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении) на работу;

2) документация о переводе на другую работу:

• заявление о переводе на другую работу;

• представление о переводе на другую работу;

• приказ о переводе на другую работу;

3) документация об увольнении с работы:

• заявление об увольнении (Приложение 2);

• приказ об увольнении;

• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

4) документация об оформлении отпусков:

• график отпусков;

• заявление о предоставлении отпуска;

• приказ о предоставлении отпуска;

5) документация об оформлении поощрений:

• представление о поощрении;

• приказ о поощрении;

6) документация об оформлении дисциплинарных взысканий;

• докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

• приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

№ Т-1 – приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Приложение 3);

№ Т-1а – приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Приложение 4);

№ Т-2 – личная карточка работника;

№ Т-2ГС (МС) – личная карточка государственного (муниципального) служащего (Приложение 5);

№ Т-3 – штатное расписание;

№ Т-4 – учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

№ Т-5 – приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

№ Т-5а – приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

№ Т-6 – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Приложение 6);

№ Т-6а – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

№ Т-7 – график отпусков;

№ Т-8 – «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Приложение 7);

№ Т-8а – приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 – приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

№ Т-9а – приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

№ Т-10 – командировочное удостоверение;

№ Т-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

№ Т-11 – приказ (распоряжение) о поощрении работника;

№ Т-11а – приказ (распоряжение) о поощрении работников;

№ Т-12 – табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

№ Т-13 – табель учета рабочего времени;

№ Т-49 – расчетно-платежная ведомость;

№ Т-51 – расчетная ведомость;

№ Т-53 – платежная ведомость;

№ Т-53а – журнал регистрации платежных ведомостей;

№ Т-54 – лицевой счет;

№ Т-54а – лицевой счет (свт);

№ Т-60 – записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-61 – записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-73 – акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

- Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

- Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

- Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

- График отпусков (статья 123 ТК РФ);

- Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

В процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом создается документация по личному составу. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. К этому виду документации относятся:

• распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

• информационно - расчетные документы;

• официальная внутренняя переписка;

• журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель осуществляет полномочия по управлению, предусмотренные уставом. Распоряжения первого должностного лица делятся на две самостоятельные группы. Первая группа – приказы по основной деятельности организации. Вторая – приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

К документам, подтверждающим трудовую деятельность относятся:

К таким документам относятся:

- трудовая книжка;

- трудовой договор;

- справка о трудовой деятельности;

- копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. К их числу относятся:

- личная карточка работника;

- штатное расписание;

- табель учета рабочего времени;

- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Регистрационные журналы (книги) ведутся для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:

- журнал регистрации трудовых договоров;

- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

- журнал регистрации приказов о командировках работников;

- журнал регистрации командировочных удостоверений;

- журнал регистрации служебных заданий;

- журнал регистрации локальных нормативных актов;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

- журнал выдачи справок по личному составу;

- журнал учета больничных листов;

- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:

- обязательные;

- рекомендованные;

- зависящие от специфики организации.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания – из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.

Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Прием на работу нового сотрудника начинается с процесса ознакомления его с локальными нормативными актами предприятия, должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка и другими документами. Работник должен поставить линую подпись, дату и время для подтверждения его осведомленности.

Для приема на новое место работы сотрудник должен предоставить следующие документы:

• удостоверение личности - паспорт или иное свидетельство,

• трудовая книжка - не требуется в том случае, если сотрудник поступает на работу впервые или вступает в должность по совместительству,

• свидетельство государственного пенсионного страхования,

• военный билет - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу,

• документы об образовании – дипломы вузов, специализированных курсов, сертификаты и т.д.

После предоставления требуемых бумаг сотрудник пишет заявление о приеме на работу.

Для приема нового сотрудника в организацию необходимо оформить стандартный перечень документов.

Трудовой договор. Как правило, составляется по унифицированной форме, принятой в конкретной компании. В реквизиты вносятся личные данные сотрудника. Договор подписывается двумя сторонами – директором и работником.

Приказ о приеме на работу. На основе трудового договора составляется приказ о приеме на работу нового сотрудника. Стандартная форма документа утверждена Госкомстатом, ему присуждается порядковый номер и дата издания. В приказе указываются следующие данные: ФИО, должность, отдел, длительность испытательного срока, дата, с которой сотрудник зачисляется в штат, размер оклада и надбавок. Ознакомиться с договором и поставить личную подпись сотрудник должен не позднее трех дней с момента приема на работу.

Личная карточка сотрудника. Содержит все личные данные, предоставленные сотрудником , а также должность, структурное подразделение, оклад, номер приказа, дату издания и т.д. Подпись сотрудника в личной карточке подтверждает факт ознакомления с записью в трудовой книжке.

Трудовая книжка. Оформляется через 5 дней после окончания испытательного срока. Заполняется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При необходимости сотрудник может отказаться от внесения записи в документ при наличии письменного заявления. Все записи в трудовой книжке имеют порядковый номер, сопровождаются печатями.

Табель учета рабочего времени. С момента приема сотрудника на работу его фамилия вносится в табель. В нем отмечаются явки работника и длительность трудового дня.

Расчетная ведомость. В неё вносится фамилия сотрудника для учета. При наличии собственного бухгалтерского отдела бухгалтерии сообщается о приеме нового сотрудника.

Банковская карта. Оформляется в том случае, если заработная плата сотрудникам перечисляется на пластиковую карту.

Для получения права на отпуск работник должен состоять в трудовых отношениях с работодателем.

Виды отпуска:

- ежегодный оплачиваемый отпуск;

- дополнительный оплачиваемый отпуска;

- отпуск без сохранения заработной платы;

- учебный отпуск;

- отпуск по уходу за ребенком;

- отпуск по беременности и родам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТКРФ). Отпуска предоставляются согласно утвержденному графику отпусков. Работодатель обязан предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели.

Предупреждение производится путем направления работнику специального уведомления, в котором работник должен оставить свою подпись или, как вариант, путем ознакомления работника с заранее (за 2 недели) изданным приказом.

Cотрудник может написать обычное заявление на отпуск (Приложение 8), то есть без указания причин, почему ему нужно пойти не по утвержденному графику. Если руководитель это заявление на отпуск одобрит, нарушения трудового законодательства не произойдет. В график отпусков в качестве основания предоставления отпуска будет занесено заявление работника и приказ о предоставлении отпуска.

Также есть категории работников, которые по закону могут уйти в отпуск в любое удобное для них время – работодатель не вправе им отказать, даже если нарушается график:

• Это женщины перед декретным отпуском или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенком 

• Сотрудники в возрасте до 18 лет

• Внешние совместители организации

• Сотрудники, имеющие беременных жен

• Сотрудники, совмещающие работу с обучением

• Супруги военнослужащих

• Иные льготные категории сотрудников организации

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели, если иной срок не установлен Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Заявление на увольнение пишется на имя первого руководителя организации или предприятия с обязательным указанием ФИО работника, его должности и даты увольнения, также в заявлении указывается причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон).

Существует несколько уважительных причин, которые позволяют работнику требовать увольнения, ранее оговоренного двухнедельного срока, такими причинами является невозможность продолжать работу (переезд на новое место жительство, выход на пенсию, зачисление в учебное учреждение на дневную форму обучения и др.). В этом случае работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок указанный работником в заявлении. Обязательным требованием к оформлению заявления на увольнение является наличие даты увольнения, в противном случае заявление признается недействительным и не может быть принято работодателем.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.