2.1. Создание таблиц бд

Задание. Спроектировать реляционную БД, описывающую предметную область“Кадровая служба” и включающую сведения о сотрудниках, отделах, проектах.

В результате анализа предметной области "Кадровая служба" выявлены документы-источники данных для создания БД, структура которых представлена в таблицах 1, 2, 3.

Типы данных в MSAccessописаны в ПРИЛОЖЕНИИ 4.

Таблица 1. Структура документа "Справочник сотрудников" (Сотрудники)

Табельный номер	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Семейное положение	Образование	Дата найма	Номер отдела	Код должности
Т(5)	Т(15)			Дата/ время	лог	Т(10)	Дата/ время	Т(5)	Т(5)

Формат реквизитаТ(5)означает, что типтекстовыйи содержит максимум5 символов.

Таблица2. Структура документа "Справочник должностей" (Должности)

Код должности	Название должности	Оклад
Байт	Т(25)	Денежный

Таблица3. Структура документа "Справочник отделов" (Отделы)

Номер отдела	Наименование отдела	Дата создания	Штат
Т(5)	Т(25)	Дата/время	Байт

На основании анализа документов выделяются информационные объекты (табл. 4). Для каждого объекта определяется ключевой реквизит. Ключевой реквизит однозначно идентифицирует экземпляры объекта. В таблице ключевыереквизиты/полявыделеныжирно.

Таблица 4. Информационные объекты предметной области

Информационный объект	Наименование реквизита	Имя поля
Сотрудники	Табельный номер	ТабельныйНомер
	Фамилия	Фамилия
	Имя	Имя
	Отчество	Отчество
	Дата рождения	ДатаРождения
	Семейное положение	СемейноеПоложение
	Дата найма	ДатаНайма
	Номер отдела	НомерОтдела
	Код должности	КодДолжности
	Код темы	КодТемы
Отделы	Номер отдела	НомерОтдела
	Наименование отдела	НаименованиеОтдела
	Дата создания	ДатаСоздания
	Штат	Штат
Должности	Код должности	КодДолжности
	Название должности	НазваниеДолжности
	Оклад	Оклад

Затем определяются связи между информационными объектами (табл. 5). Связь устанавливается между двумя информационными объектами БД. Различают связи следующих типов: один к одному(1:1);один ко многим(1:М);многие ко многим(М:М).

Таблица 5. Типы связей между информационными объектами БД

Связь	Ключ связи	Тип связи	Пояснения
Отделы – Сотрудники	НомерОтдела	1:М	В одном отделе работает несколько сотрудников.
Должности – Сотрудники	КодДолжности	1:М	Несколько сотрудников могут занимать одинаковые должности

Спроектированная БД является нормализованной, так как её таблицы-отношения соответствуют требованиям нормализации.

Задание . Создайте файл БД с именем Кадровая службана сетевом диске в папке Вашей группы.

Выполнение в MSAccess

• Запустите MS Access 2010.

• Для задания имени файла щёлкните по кнопке ,расположенной в правом нижнем углу стартового окнаMSAccessсправа от поляИмя файла.

• В окне Файл новой базыданных выберите папку сохранения базы данных, в полеИмя файлавведите имя создаваемой БДКадровая служба,затем щёлкните по кнопкеОК.

• Щёлкните по кнопкеСоздать, расположенной ниже– откроется окноAccessв режимеРабота с таблицамис двумя вкладкамиПоляиТаблица (рис. 1)Error: Reference source not found.

Рис. 1. Создание новой БД

Задание 3. Создайте структуру таблицыБДСотрудники в режиме Конструктора.

Выполнение в MS Access

• Перейдите в режим Коструктортаблицы, нажав на кнопку раскрытия списка на вкладкеРежимы (рис. 1).

• В открывшемся окне Сохранениевведите имя создаваемой таблицыСотрудники.

• В каждой строке верхней половины окна конструкторатаблицыСотрудникив соответствии с данными, приведенными в табл. 6, введите:

  • имя поля (в имени не допускается точка, восклицательный знак и квадратные скобки);

  • тип хранимых данных, соответствующий имени поля, указывайте с помощью кнопки раскрытия спискав столбцеТип данных.

Графа Описание поля не является обязательной для заполнения.

Для перехода из столбца в столбец используйтеклавишуTabилиEnter.

Таблица 6. Описание полей таблицы Сотрудники

Имя поля	Тип данных	Свойство поля, подлежащее изменению	Устанавливаемое значение поля
ТабельныйНомер	Счетчик	Размер поля	Длинное целое
Фамилия	Текстовый	Размер поля	25
Имя	Текстовый	Размер поля	10
Отчество	Текстовый	Размер поля	10
ДатаРождения	Дата/время
СемейноеПоложение	Логический
Образование	Текстовый	Размер поля	10
ДатаНайма	Дата/время
НомерОтдела	Текстовый	Размер поля	5
КодДолжности	Текстовый	Размер поля	5

• В нижней половине окна для каждого поля укажите его свойства, используяинформацию из табл. 6, предварительно щелкнув клавишей мыши на имени поля. Строки в окне «Свойства поля», для которых в табл. 6 нет указаний на заполнение, не изменяйте.

• Выделите поля, которые должны стать ключевыми. В рассматриваемом примере – поле ТабельныйНомер. В группеСервисщёлкните по кнопке .

• Сохраните структуру таблицы, нажав на кнопкуЗакрытьв правом верхнем углу окна конструктора таблицыСотрудники(рис. 2), и на вопрос: “Сохранить изменения макета или структуры таблицы?” ответьте: “Да”.

Рис. 2. Окно конструктора таблицы Сотрудники

Задание 4. Заполните таблицу Сотрудники данными, используя данные таблицы в ПРИЛОЖЕНИИ 2.

• Чтобы начать ввод данных, активизируйте в области переходов соответствующую таблицу БД двойным щелчком, выбранная таблица будет открыта в режимеРежим таблицы.

• Щелкните мышью ту ячейку, в которую желательно ввести данные, при вводе значений в последнюю строку таблицы новая строка добавляется автоматически.

• Наберите на клавиатуре содержимое ячейки таблицы, при вводе возможно использование стандартных операций копирования и вставки.

• Повторяйте названные действия до тех пор, пока не введете в таблицу все требуемые данные.

• Для изменения устаревших или ошибочных данных в какой-либо ячейке таблицы щелкните эту ячейку и введите новое значение.

• Щёлкните по кнопкеСохранитьнаПанели быстрого доступа, чтобы сохранить сделанные изменения.

Примечание.Для перехода по полям таблицы используются клавишиTab,Enterи клавиши со стрелками на клавиатуре.Для перемещения по записям используетсяПанельнавигации, расположенная на нижней границе окна таблицы (Error: Reference source not found3).

Рис. 3. Панель навигации

Задание 5. Создайте таблицу СправочникДолжностей, импортируя данные в MSAccessиз рабочего листа MSExcel.

Выполнение в Access

• Щёлкните по вкладке Внешние данные. В группе Импорт и связи щёлкните по кнопке Excel(Рис. 44).

Рис. 4.Создание таблицыБД, используя импорт данных

• В окне Внешние данныеукажите источник данных, щёлкнув по кнопке Обзор. В окне Открытие файла выберите место хранения электронной таблицы с данными, щёлкните по кнопкеОткрыть (рис. 5).

Рис. 5.Выбор источника внешних данных

• В окне Импорт электронной таблицы выберите лист с импортируемыми данными (Рис. 6) и щёлкните по кнопке Далее.

Рис. 6. Выбор листа или диапазона с данными

• Установите флажок опции Первая строка содержит заголовки столбцов и щёлкните по кнопке Далее.

• Отредактируйте поля импортируемой таблицы (Рис. 7) в соответствии со структурой документа и щёлкните по кнопке Далее.

Рис. 7. Корректировка описания импортируемых данных

• Определите ключевое поле (Рис. 8) и щёлкните по кнопке Далее.

• Укажите имя таблицы, в которую будет произведен импорт. Нажмите кнопку Готово.

Рис. 8. Описание ключевого поля

• Откройте импортированную таблицу, перейдите в режим Конструктор и отредактируйте поля и их описание (Рис. 1).

Рис. 1. ТаблицаСправочникДолжностей в режиме конструктора

Задание 6. Аналогичным образом создайте таблицу БД СправочникОтделов, импортируя данные из Excel.

Выполнение в Access

• Откройте импортированную таблицу, перейдите в режим Конструктор и отредактируйте поля и их описание (рис. 10).

Рис. 20.Таблица СправочникОтделовв режиме конструктора