Унифицированные системы документации

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.

Основными задачами создания УСД являются: 1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов; 2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники; 3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система первичной учетной документации;

3) унифицированная система банковской документации;

4) унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

5) унифицированная система отчетно-статистической документации;

6) унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7) унифицированная система документации по труду;

8) унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

9) унифицированная система внешнеторговой документации

Понятие документа. Правила разработки входных и выходных форм документов.

6:10  профессор  No comments

Документ - совокупность сведений на твердом носителе и имеющие юридический статус определяемый подписями лиц ответственных за документ. Правила разработки документа включает реализацию следующих основных требований: 1. Соответствие стандарту 2. Унифицированность 3. Приспособление к автоматизированной обработке 4. Информационная достаточность 5. Отсутствие дублирующих данных 6.способность быть представленной в терминах требуемых решаемой задачей. Унифицированность предполагает построение унифицированной системы документов отличающихся единым правилами формирования. Соответствие и автоматизация обработки в основном предполагает возможность использования тех или иных технических, программных и иных средств для формирования документа. Основная особенность организации формирования входных документов: 1. Возможность их создания (ввод исходных данных) в виде свободного списка формируемый программистами по своему усмотрению. 2. Возможность частичного отображения входных документов на экране. В основном наименование полей. 3. Отображение документа на 100% на экране. Для выходного документа особенность формирования в основном связана с возможностью средств вывода и отображения

Российские предприятия осознали преимущества штрихкодовой системы маркировки товаров лишь в середине 90х годов, в то время, как европейские страны используют ее уже практически полвека. Штриховое кодирование представляет собой систему графических изображений цифровых и буквенных символов, в виде черных штрихов и пробелов. Подобный код означает уникальный номер продукции, который присущ только ему и таит в себе информацию о товаре. Система штрихкодирования позволяет проводить автоматический учет товаров, оптимизирует процесс приемки-сдачи товаров, позволяет управлять запасами на складе, увеличивает скорость обслуживания покупателей в магазинах, и многое другое.

Штриховой код – это уникальный номер товара, а, следовательно, и присвоение этого номера должно производиться централизованной системой, которая бы вела учет всех видов продукции, систематизировала их и присваивала идентификационные номера. В противном случае, номера товаров могли бы повторяться и их не смогли бы определить ни в другом предприятии, ни в другом городе и тем более, ни в другой стране. Интересным фактом, является то, что в середине 90х годов, когда Россия принудительно перешла на систему штрихкодирования продукции.

Было издано официальное постановление об обязательном нанесении штриховых кодов на произведенные товары. Изначально подобное постановление вышло в Москве, а со временем и во всех регионах страны. Носильное внедрение передовых технологий всегда отрицательно сказывается на производстве. Так произошло и со штрихкодированием. Вслед за постановлением последовали несанкционированные проверки компаний. В магазинах запрещалось реализовывать продукцию без кодового номера, в Москву даже запрещали въезжать грузовым машинам с некодированной продукцией. В результате, компании-производители были вынуждены в срочном порядке закупать оборудование и наносить кодовые символы. При этом мало кто заботился о качестве штрихкодов. Использовалась плохая краска, коды не соответствовали нормам, на продукцию различного класса – наносились одинаковые коды. Производители не заботились о магазинах, сканеры которых не могли распознать информацию. Происходила путаница в торговле, и процесс реализации товаров лишь усложнялся. Нашей стране потребовалось несколько лет, чтобы наладить процесс штрихкодирования и оптимизировать с его помощью сферу торговли.

В настоящее время в нашей стране существует две основных системы штрихкодирования, это международная система EAN и отечественная система ОСК. Международная система кодирования EAN, более распространена и востребована, поскольку продукция с данным штрихкодом может экспортироваться и на зарубежный рынок. А вот отечественная система подобной опцией не обладает и продукция распознается только внутри государства. При этом обмен товарами со столь близкими и дружественными нам странами как Украина, Белоруссия и Казахстан, возможен только при наличии штрихкода международного уровня.

Особенностью системы штрихкодирования EAN, является возможность сотрудничества с огромным количеством стран мира, на сегодняшний день, в эту международную ассоциацию вступило более сотни государств и сотни тысяч предприятий. Для того, чтобы ваши товары и компанию в целом занесли в реестр международных компаний и выдавали вашей продукции уникальные коды – необходимо вступить в эту организацию. Представителем EAN в нашей стране является ЮНИСКАН/EAN РОССИЯ, и для получения членства в этой компании необходимо внести первоначальный взнос и ежегодно оплачивать обслуживание. При этом вступление в ассоциацию – дело добровольное, то есть каждый предприниматель сам решал, нужно ли ему штрихкодирование продукции и соответственно дополнительные финансовые расходы.

В 1998 году в России было организовано некоммерческое объединение с целью создания индивидуальной, отечественной системы штрихкодирования продукции. Основной причиной, как утверждали на тот момент, стало блокирование утечки финансовых средств и информации о предприятиях из страны. Кроме того, участники объединения и разработчики отечественного кодирования утверждали, что вступление в их ассоциацию позволит предприятиям снизить издержки на обслуживание в пять раз. При этом национальная система штрихкодирования была разработана, на уже существовавшей в тот момент системе «Код 128». Отличительной особенностью отечественной системы ОСК стало не добровольное вступление, а обязательное, распорядительное.

Таким образом, выбор типа штрихкодирования остается за самой компанией производителем, и главным ориентиром в этом деле выступает целевая аудитория товара. Так, если компания выпускает продукцию на местный рынок, и планов расширения не имеется – то лучшим вариантом будет использовать отечественную систему штрихкодирования ОСК. Однако, если компания является интернациональной, и сотрудничает с другими государствами, пусть даже с СНГ, то необходимо войти в ассоциацию EAN. Поскольку экспорт продукции возможен только для «нумерованных» изделий. Кроме того, вступив в ассоциацию автоматической идентификации EAN, вы сможете обрести зарубежных партнеров и клиентов, так как будете открыты для всех. Некоторым компаниям, зачастую торговым центрам, необходимо штрихкодирование для внутреннего пользования, то есть для оптимизации процессов учета, хранения и размещения продукции. Нанесенные штрихкоды распознаются только внутренним оборудованием и не предназначены для других компаний. Потому, компании могут самостоятельно разработать собственную систему штрихкодирования из совершенно любой комбинации символов. Или можно использовать международную систему EAN, с префиксом – 2, что означает внутреннее пользование. Основное назначение штрихкодовой системы – это оптимизация торговой деятельности, и не стоит об этом забывать при выборе штрихкодовой системы.

Хранилище данных (англ. Data Warehouse) — предметно-ориентированная информационная база данных, специально разработанная и предназначенная для подготовки отчётов и бизнес-анализа с целью поддержки принятия решений в организации. Строится на базе систем управления базами данных и систем поддержки принятия решений. Данные, поступающие в хранилище данных, как правило, доступны только для чтения. Данные из OLTP-системы копируются в хранилище данных таким образом, чтобы построение отчётов и OLAP-анализ не использовал ресурсы транзакционной системы и не нарушал её стабильность. Как правило, данные загружаются в хранилище с определённой периодичностью, поэтому актуальность данных может несколько отставать от OLTP-системы.