9.5. Роль информационных технологий в управлении

 

В современных экономических условиях информационные технологии в организациях присутствуют как необходимый атрибут технологии управления процессом производства товаров и услуг, экономического анализа и принятия управленческих решений.

В современном менеджменте информационные технологии используются во многих сферах управленческой деятельности:

– планировании ресурсов;

– организации бухгалтерского учёта;

– организации снабжения и сбыта;

– взаимодействии с клиентами;

– регулировании потребительского спроса и т. д.

Управление связано с обменом информацией между подразделениями предприятия, а также предприятия с окружающей (внешней) средой. Информация – важнейшая составляющая как производственного, так и управленческого процесса.

Управленческая информацияпредставляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого содержания.

Информация, в отличие от других видов ресурсов, не убывает со временем, а, наоборот, накапливается. Значимость информации как ресурса выявляет новые проблемы ее использования и предъявляет новые требования к управлению ею.

Характеристиками управленческой информацииявляются:

– большой объем;

– сложность обработки;

– многократное использование;

– обновление и преобразование;

– множество источников и потребителей и др.

Эти характеристики управленческой информации вызывают необходимость применения современных информационных технологий, упрощающих и ускоряющих работу с ней. Использование информационных систем управления предприятием является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Частные задачи, решаемые при использовании информационных систем управления, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий.

Приведем примерный перечень задач, которые должны быть решены при использовании информационных систем управления на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб  (табл. 9.2). В настоящее время перечисленные ниже задачи можно считать общепризнанными.

 

Этапы развития ит (информационных технологий)

Важнейшим и историческими этапами развития ИТ является письменность, изобретение книгопечатания, использование почты, телефона, телеграфа, телевидения. Особое место в развитии ИТ занимают компьютеры, электронная почта и широкое использование компьютерных сетей (локальных и глобальных), которые обеспечивают не только содержательную обработку информации, но и передачу текстовых, мультимедийных (графика, видео и звук) и других материалов практически на любые расстояния в реальном масштабе времени.

ИТ (Информационные технологии) являются наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом развитием научно-технического прогресса, появлением новых технических средств переработки информации.

Существует несколько точек зрения на развитие информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления. Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением ПК (персональных компьютеров) начался новый этап развития ИТ. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека, как для профессиональной, так и для бытовой сферы. Может быть рассмотрена следующая классификация развития ИТ по признакам:

• По виду задач и по виду процессов обработки информации.

  • 1-й этап (60 - 70-е гг.) — обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования.

  • 2-й этап (с 80-х гг.) — создание ИТ, направленных на решение стратегических задач.

• По используемому техническому обеспечению

  • 1-й этап (до конца 60-х гг.) – решение проблемы обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

  • 2-и этап (до конца 70-х гг.) -распространение ЭВМ серии IBM/360

  • 3-й этап (с начала 80-х гг.) — компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а ИТ — средством поддержки принятия его решений

  • 4-йэтап (с начала 90-х гг.) — создание современной технологии межорганизационных связей и ИС.

• По преимуществам, которое приносит компьютерная технология:

  • 1-й этап (с начала 60-х гг.)-обеспечение эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых ИС была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основной проблемой на этом этапе была психологическая — плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались ИТ, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

  • 2-й этап (с середины 70-х гг.) связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию ИС — ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для первого этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

  • 3-й этап (с начала 90-х гг.) связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации.

• По применяемому инструментарию ИТ

  • 1-й этап (до второй половины XIX в.) — "ручная" ИТ, инструментарий которой составляли: перо, чернильница, книга. Коммуникации осуществлялись ручным способом путем переправки через почту писем, пакетов, депеш. Основная цель технологии — представление информации в нужной форме.

  • 2-й этап (с конца XIX в.) — "механическая" технология, инструментарий которой составляли: пишущая машинка, телефон, диктофон, оснащенная более совершенными средствами доставки почта. Основная цель технологии — представление информации в нужной форме более удобными средствами.

  • 3-й этап (40 — 60-е гг. XX в.) — "электрическая" технология, инструментарий которой составляли: большие ЭВМ и соответствующее программное обеспечение, электрические пишущие машинки, ксероксы, портативные диктофоны. Изменяется цель технологии. Акцент в информационной технологии начинает перемещаться с формы представления информации на формирование ее содержания.

  • 4-й этап (с начала 70-х гг.) — "электронная" технология, основным инструментарием которой становятся большие ЭВМ и создаваемые на их базе ИС, оснащенные широким спектром базовых и специализированных программных комплексов. Центр тяжести технологии еще более смещается на формирование содержательной стороны информации для различных сфер использования, особенно на организацию аналитической работы. Был приобретен опыт формирования содержательной стороны информации и подготовлена профессиональная, психологическая и социальная база для перехода на новый этап развития технологии.

  • 5-й этап (с середины 80-х гг.) — "компьютерная" ("новая") технология, основным инструментарием которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов разного назначения. На этом этапе происходит процесс персонализации ИС, которая проявляется в создании систем поддержки принятия решений. Начинают широко использоваться в различных областях глобальные и локальные компьютерные сети.

• По методологии использования ИТ

  • 1-й этап (до конца 80-х гг.) - централизованная обработка информации на ЭВМ вычислительных центров. Создавались крупные вычислительные центры коллективного пользования, оснащенные большими ЭВМ. Применение таких ЭВМ позволяло обрабатывать большие массивы входной информации и получать на этой основе различные виды информационной продукции, которая затем передавалась пользователям.

  • 2-й этап (до конца 90-х гг.) - децентрализованная обработка информации связанная с появлением ПК и развитием средств телекоммуникаций.

  • 3-й этап - рациональная обработка информации. Достоинства и недостатки централизованной и де-централизованной ИТ привели к необходимости разумного сочетания того, и другого подхода.

В наше время большое внимание в области ИТ уделяется электронному моделированию, которое становится неотъемлемой частью интеллектуальной деятельности человечества. Сопоставление «электронного мозга» с человеческим привело к идее создания нейрокомпьютера, как ЭВМ, которые могут обучаться. Нейрокомпьютер поступает так же, как человек, т.е. многократно просматривает информацию, делает множество ошибок учится на них, исправляет их и, наконец, успешно справляется с задачей. Нейрокомпьютеры применяются для распознавания образов, восприятия человеческой речи, рукописного текста и т.д.

Технологический процесс обработки информации

Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информации в соответствии с поставленной целью с момента ее возникновения (входа в информационную систему) до момента ее потребления пользователями. Сложность и многообразие вариантов технологических процессов обусловливают необходимость их деления на этапы и операции. Этапы технологического процесса – это его укрупненные части: относительно самостоятельные, характеризующиеся логической законченностью, пространственной или временной обособленностью. Этапы делятся натехнологические операции, различаются их составом и последовательностью выполнения. Технологическая операция – это взаимосвязанная совокупность действий, выполняемых над информацией на одном рабочем месте в процессе ее преобразования для достижения общей цели технологического процесса. При этом важными являются время преобразования и качество результатной информации. Технологические операции обычно выполняются целыми совокупностями, образуя этапы. Технологический процесс принято делить на этапы: первичный, подготовительный и основной. На первичном этапе обеспечивается сбор первичной информации, ее регистрация и передача на обработку. Наподготовительном этапе осуществляется перенос первичной информации на машинные носители для автоматизации ее последующего ввода в технические средства. Реализация основного этапа позволяет выполнять обработку информации и получать необходимые результаты. На всех этапах выполняется максимум контрольных операций для достижения достоверности и полноты преобразования информации. По содержанию и последовательности преобразования информации различают следующие технологические операции: сбор и регистрация информации, ее передача, прием, запись на машинные носители, арифметическая и логическая обработка, получение результатной информации, выпуск выходных документов, передача их пользователям. Сбор информации – обеспечение системы управления таким объемом сведений, который позволяет выполнить поставленные задачи. Сбор и регистрация информации происходят по-разному в различных экономических объектах. Наиболее сложна эта процедура в автомати­зированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм и т.п., где производится сбор и регистрация первичной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта. Не менее сложна эта процедура и в финансовых органах, где происходит оформление движения денежных ресурсов. Особое значение при этом придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении различных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.), в банках – при совершении финансово-кредитных операций с юридическими и физическими лицами. Учетные данные могут возникать на рабочих местах в результате подсчета количества обработанных деталей, прошедших сборку узлов, изделий, выявления брака и т.д. В процессе сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных купюр, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, регистрируется, т.е. информация фиксируется на материальном носителе (документе, машинном носителе) вводом в ПЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими, а процесс автоматизации документооборота – по-прежнему актуальным. В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание придается использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, ввод ее непосредственно в ЭВМ для формирования нужных документов или накопления полученных данных в системе. Передача информации – функция обмена данными, перенос информации в пространстве. Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылки по почте, доставки транспортными средствами, дистанционной передачи по каналам связи, с использованием других средств коммуникаций. Дистанционная передача данных по каналам связи сокращает время их движения, однако это удорожает процесс из-за необходимости применения специальных технических средств. Предпочтительным является использование технических средств сбора и регистрации, которые, автоматически собирая информацию с установленных на рабочих местах датчиков, передают ее в ЭВМ для последующей обработки, что повышает ее достоверность и снижает трудоемкость. Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест ее возникновения, так и результатная – в обратном направлении. Последняя фиксируется дисплеями, табло, печатающими устройствами. Поступление информации по каналам связи в центр обработки в основном осуществляется двумя способами: на машинном носителе или непосредственно вводом в ЭВМ при помощи специальных программных и аппаратных средств. Дистанционная передача информации с помощью современных коммуникационных средств постоянно развивается и совершенствуется. Особое значение этот способ приобретает в многоуровневых межотраслевых системах, где применение дистанционной передачи значительно ускоряет прохождение информации с одного уровня управления на другой и сокращает общее время обработки данных. Машинное кодирование – процедура машинного представления (записи) информации на машинных носителях с помощью кодов, принятых в компьютере. Кодирование информации производится путем переноса данных первичных документов на магнитные диски, информация с которых затем вводится в компьютер для обработки. Запись информации на машинные носители осуществляется на компьютере как самостоятельная процедура или как результат обработки. Хранение информации – перенос информации во времени. Обеспечивает накопление опыта, запоминание информации о ходе развития процессов. Хранение и накопление экономической информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Информация хранится и накапливается в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования поименованному порядку. С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, т.е. выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке либо замене. Процедура поиска выполняется автоматически на основе составленного пользователем или компьютером запроса на нужную информацию. Обработка информации– выработанная последовательность действий оформляется в виде документов: конструктивных программ и управленческих технологий. Выполняется для обоснования решений и целесообразных способов действий. Обработка экономической информации производится на компьютере, как правило, децентрализованно. В местах возникновения первичной информации организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы (отдела материально-технического снабжения и сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии и т.п.). Обработка, однако, может проводиться не только автономно, но и в вычислительных сетях с использованием набора компьютеров, программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач. Доведение информации до пользователя – преобразование сведений в течение процесса производства и сведений, влияющих на ход этого производства, в форму, обеспечивающую оперативное и безошибочное восприятие их пользователем. В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые печатаются машиной или отображаются на экране. Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходимо предоставить нескольким пользователям. Принятие решения в автоматизированной системе организационного управления, как правило, осуществляется специалистом с применением или без применения технических средств, но в последнем случае – на основе тщательного анализа результатной информации, полученной на компьютере. Задача принятия решений осложняется тем, что специалисту приходится выбирать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, сводящее к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Благодаря применению персональных компьютеров и терминальных устройств повышается аналитичность обрабатываемых сведений, а также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Этому способствует использование новых технологий экспертных систем поддержки принятия решений. По степени механизации и автоматизации операции бывают ручные (выписка первичного документа), механизированные (используются технические средства, но преимущественно выполняются человеком например регистрация на пишущей машинке), автоматизированные – в большей степени выполняются техническими средствами, но предполагается и участие человека (запись данных на магнитные носители с помощью средств, в которых автоматизирован контроль), автоматические – без участия человека (передача информации по линиям связи). По роли в технологическом процессе различают рабочие и контрольные операции. Рабочие операции обеспечивают получение конечного результата, а контрольные – надежность рабочих операций.

Определение процессов, бизнес-процессов и их характеристика

 

Процесс – это совокупность видов деятельности, которая по технологии преобразует входы в выходы.

Процессы связывают воедино деятельность нескольких структурных подразделений, производящих конкретный конечный продукт или услугу.

Выделяют две группы процессов:

  сквозные: проходящие через несколько подразделений (межфункциональные);

  процессы подразделений: деятельность ограничена рамками одного подразделения.

Примеры: процесс производства, процесс продаж, процесс поставок и т.д.

Если процесс увеличивает добавленную стоимость, то он называется бизнес-процессом. Выделяют их часто на основе клиенто-ориентированных цепочек.

Под бизнес-процессом понимается совокупность увязанных в единое целое действий, выполнение которых увеличивает добавленную стоимость и позволяет получить конечный результат (товар или услугу).

Все бизнес-процессы состоят из бизнес-операций, под которыми понимается совокупность действий на одном рабочем месте. На его выходе появляется продукт, имеющий ценность для потребителя.

Каждый бизнес-процесс характеризуется:

      эффективностью (доходностью, стоимостью, временем, качеством);

      входом (информация, материалы);

      выходом (результат выполнения процесса);

      процессом (последовательность операций);

      схемой (графическое представление последовательности операций);

-           владельцем (ответственный за бизнес-процесс)

Если бизнес-процесс представить цепочкой создания добавленной стоимости, то все они делятся на:

-                      основные бизнес-процессы - то, ради чего существует предприятие - производимый конечный товар или услуга)

-                      вспомогательные процессы, которые не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, но без них невозможно получение добавленной стоимости. Как правило, это управленческая деятельность.

Типовыми вспомогательными  процессами являются:

- бухгалтерские и финансовые процессы, включающие управление наличными средствами, учет дебиторов и кредиторов и прочие операции;

- процессы управления кадрами, включающие учет рабочего времени и заработной платы, учет прибылей отчеты о командировках и т.д.

Деление процессов на основные и вспомогательные является нечетким, та как в одних ситуациях они могут быть основными, а в других – вспомогательными. Основной же  процесс может перетекать ввспомогательный.

Общая характеристика информационных технологий. Основные понятия и определения. Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединённых в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижение трудоёмкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надёжности и оперативности. Разберём подробнее составные части понятия информационной технологии. Совокупность методов и производственных процессов экономических информационных систем определяет – принципы, приёмы, методы и мероприятия, регламентирующие проектирование и использование программно-технических средств для обработки данных в предметной области. Цель применения ИТ – снижение трудоёмкости использования информационных ресурсов. Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для организации (предприятия) и выступающих в качестве материальных ресурсов. К ним относятся файлы данных, документы, тексты, графики, аудио и видео информация и др. Информационная система – это система предназначенная для хранения, поиска и выдачи информации по запросам пользователей. Экономическая информационная система (ЭИС) – система для обработки экономической информации. Предметной областью ЭИС является бухучёт, статистика, банковская, кредитно-финансовая, страховая и другие виды экономической деятельности. Для использования ЭИС на рабочем месте её необходимо спроектировать посредством информационных технологий. При этом следует заметить, что ранее процесс проектирования ЭИС был отделён от процесса обработки экономических данных в предметной области. Сегодня он также существует самостоятельно и требует высокой квалификации специалистов-проектировщиков. Однако уже созданы ИТ, доступные любому пользователю и позволяющие совместить процесс проектирования отдельных элементов ЭИС с процессом обработки данных. Например: электронная почта, электронный офис, текстовые и табличные процессоры и т. д. Таким образом, на рабочем месте эксплуатируются как элементы ЭИС, разработанные проектировщиками, так и информационные технологии, позволяющие работнику авто формализовать свою деятельность. Процесс обработки данных в ЭИС невозможен без использования технических и программных средств. Технические средства включают в себя – компьютер, устройства ввода-вывода, оргтехнику, линии связи, оборудование сетей. Программные средства – обеспечивают обработку данных в ЭИС и состоят из общего и прикладного программного обеспечения.

Методология бизнес-инжиниринга — система принципов обеспечения максимально эффективных бизнес-процессов и постоянной адаптации бизнес-процессов к условиям внешней среды.

Методология бизнес-инжиниринга подразумевает создание или изменение системы бизнес-процессов организации в соответствии с ее целями. Это означает, что потребность в проведении бизнес-инжиниринга может возникнуть как при создании новой компании, когда требуется полностью построить всю структуру бизнес-процессов, так и при изменении стратегии развития действующей компании, когда необходимо пересмотреть существующую систему бизнес-процессов. Для совершенствования бизнес-процессов могут потребоваться изменения существующей последовательности выполняемых функций,организационной структуры, распределения ответственности исполнителей и перечня используемых данных.

Базой для инжиниринга и непрерывной оптимизации бизнес-процессов являются имеющиеся модели, при этом все изменения и различные версии моделей процессов четко документируются и сохраняются. Построение моделей позволяет провести всесторонний анализ деятельности предприятия и увидеть возможные последствия принимаемых решений.

Методология бизнес-инжиниринга предусматривает ряд этапов бизнес-моделирования.

На первом этапе осуществляется построение модели самой компании. В основе бизнес-инжиниринга лежит системный подход к управлению, то есть организация рассматривается как открытая социально-экономическая система, взаимодействующая с внешней средой. Для этой системы определяется миссия как компромисс между потребностями рынка, ресурсами и навыками компании и ее ожиданиями, ценностями и принципами. На основе миссии формируется бизнес-потенциал компании, а именно набор видов коммерческой деятельности, которые направлены на удовлетворение потребностей рынка. Затем определяется бизнес-функционал компании — перечень бизнес-функций, необходимых для поддержания указанных видов коммерческой деятельности, а также требуемые ресурсы и структура организации. Затем с помощью матриц ответственности закрепляется ответственность структурных звеньев за осуществление описанных видов деятельности и бизнес-функций. При этом формируется ряд регламентов (об организационно-функциональной структуре компании, о видах деятельности и о структурных подразделениях).

На следующем этапе происходит построение уже не статических, а динамических моделей деятельности компании, а именно — построение моделей бизнес-процессов, протекающих в компании, с детальным описанием логики взаимодействия участников этих процессов.

На заключительном этапе бизнес-инжиниринга формируются модели структур данных, где задаются перечни и форматы документов и прочих объектов, которые сопровождают процессы компании.