Тема 6. Исследование организационных структур управления и систем принятия решений в организации.

Организационная структура управления – это состав ступеней, уровней и органов (звеньев) управления, их соподчиненность и взаимная связь.

Различают следующие виды структур управления:линейную, функциональную и линейно-функциональную (смешанную), а так же разновидности последней (проектная, матричная, дивизионная и др.).

В условиях становления рыночных отношений появились новые, более сложные структуры управления, которые имеют более сложные по сравнению с традиционными структурами вертикальные и горизонтальные связи.

Вертикальные связи – обязательное подчинение по всем вопроса управления (линейные связи) или по определенной группе вопросов (функциональные связи).

Горизонтальные связи – связи между равноправными органами управления, находящимися на одном иерархическом уровне управления.

Наряду с формальными структурами, существуют в организациях и неформальныеструктуры, которые также оказывают значительное влияние на принятие управленческих решений.

Структура управления в известной степени консервативна. Однако в условиях рынка меняются глобальные цели и стратегия организации, на которые оказывают воздействие постоянно меняющиеся внешние факторы. Поэтому структура управления должна быть гибкой и адаптивной.

При исследовании структуры управления действующей организации анализу, в первую очередь, подвергается правомерность существования иерархической структуры производства. Например, производственной предприятие имеет свои ступени организации производства: участок – цех – корпус – филиал (отдельное производство).

Каждая ступень организации производства должна иметь соответствующий ей орган управления. Упразднение ступени влечет за собой упразднение органа управления. Так, например, ликвидация цеха ведет к бесцеховой структуре управления. Участки будут непосредственно подчиняться руководителю предприятия.

Исследованию подвергается правильность функционального разделения труда в организации:проверяется правомерность закрепления функций за соответствующими органами управления, наличие дублирования функций разными подразделениями организации, возможность выпадения какой-либо функции и др.

Особое место в исследовании должен занимать анализ степени централизации и децентрализации функций управления.Различное отношение между централизацией и децентрализацией функций оказывает непосредственное влияние на количество подразделений, создаваемых на каждом уровне управления. Так, например, централизация финансовой, бухгалтерской, маркетинговой деятельности влечет за собой ликвидацию соответствующих служб в цехе и увеличение их размера на уровне предприятия.

Особое внимание при исследовании организационной структуры управления должно уделяться таким ее параметрам как уровни управления, органы (звенья) управления, сфера контроля (диапазон контроля).

Необходимо исследовать количество уровней управленияна каждой ступени управления, возможность сокращения их числа. На практике встречаются такие случаи, когда средние по размерам организации имеют пять, а иногда и больше уровней управления. В процессе анализа устанавливается необходимость каждого из них. Сокращение уровней управления позволит упростить структуру управления организацией.

Звено управления– самостоятельный функциональный орган или самостоятельный функциональный исполнитель, который непосредственно подчиняется линейному руководителю (или одному из его заместителей) на данном уровне (данной степени) управления.

Каждый орган управления выполняет одну или несколько функций, или часть определенной функции управления.

Исследуется количество звеньев (органов) управления на каждом уровне управлении, выполняемые каждым из них функций, степень загрузки каждого органа управления, возможность совмещения функций управления одни органом (для упрощения структуры управления и сокращения затрат на ее содержание) и т.п.

Важным аспектом организационной структуры является сфера (диапазон) контроля .

Сфера контроля – число лиц, подчиненных одному руководителю.

Французский специалист в области управления В.А. Грейкунас определил норму управляемости, исходя из количества связей между руководителями и подчиненными, в пределах 5-6 человек (что соответствует 12 перекрестным и 20 групповым связям), хотя сам считал, ч то наиболее эффективное количество подчиненных у одного руководителя равно 4-м.

Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее.

При установлении сферы контроля необходимо учитывать характер связей, чего не делал Грейкунас. Впоследствии было установлено, что при простых связях между руководителями и подчиненными норма управляемости может быть повышена, а при сложных – понижена.

В процессе исследования изучаются действующие в организации нормы управляемости, изучается возможность из рационализации.

На этапе исследования структуры управления организацией необходимо установить наличие положения (Устава) этой организации, положений о подразделениях (отделах, бюро), должностных инструкций на отдельных исполнителей.Анализу подвергается структура и содержание этих документов, необходимость их корректировки или же создания новых. Особое внимание необходимо уделить исследованию должностных полномочий (прав), обязанностей и ответственности каждого органа (звена) управления и каждого конкретного исполнителя. В процессе исследования может быть выявлено отсутствие сбалансированности между полномочиями (правами) и ответственностью как органа управления, так и отдельного исполнителя, что в обязательном порядке должно быть устранено при создании новых документов.

Структуры управления, сформированные в организациях, оказывают значительное влияние на процесс принятия управленческих решений.

Управленческое решение – это выбор альтернативы руководителем в рамках его должностных полномочий, направленный на достижение целей организации.

Требования, предъявляемые к управленческим решениям:

• обоснованность;

• четкость формулировок;

• реальная осуществимость;

• своевременность;

• экономичность (сравнение затрат и результатов);

• эффективность (достижение поставленных целей в сопоставлении с затратами ресурсов);

• согласованность с ранее принятыми решениями (как по вертикали, так и по горизонтали управления).

Решения принимаются при условии возникновения проблемной ситуации.

Проблемная ситуация– сочетание условий и обстоятельств, создающих реальное противоречие, требующих своего разрешения на основе исследования его истоков, содержания, характера и возможных последствий.

В организациях принимается большое количество самых разнообразных решений. Количество оперативных решений во много раз превышает количество тактических и стратегических решений. Однако стратегические решения являются самыми трудоемкими.

Количество принимаемых решений зависит от размеров предприятия. В малых предприятиях принимаются, в основном, оперативные решения, в крупных предприятиях основное время затрачивается на стратегические решения.

В зависимости от степени повторяемости проблемы решения делятся на запрограммированные и незапрограммированные (слабоструктурированные).

Для запрограммированных решенийразрабатываются стандартные процедуры, повторяющиеся с определенной регулярностью. Эти решения характеризуются большой точностью и часто требуют меньших затрат времени и других ресурсов.

Напрограммированные решения принимаются в ситуациях, отличающихся новизной, недостоверностью информации и сложностью влияния различных факторов. Это не позволяет находить решения путем построения адекватных математических моделей. Основную роль в поиске нужного решения играет человек и его способность разрабатывать соответствующую процедуру, ведущую к решению задачи. Примерами таких решений являются: формирование стратегии развития организации, определения ее целей, разработка прогнозов работы на новых рынках и пр.

Незапрограммированные решения принимаются высшим руководством организации, а запрограммированные решения – на нижнем уровне управления.

Развитие информационной технологии и компьютеризации позволяет значительно повысить долю запрограммированных решений.

По простым вопросам процесс принятия решений несложен и прост. При этом часто используется интуитивный подход имеющийсяопыт принимаемых ранее аналогичных решений, а такжеметоды экспертных оценок решения проблемы (см. тему 4).

Если проблемная ситуация не очевидна, а ее решение неоднозначно, то используется рациональных подход,требующий разработки процедуры подготовки и принятия управленческого решения.

Процедура подготовки и принятия управленческого решения.

Диагноз проблемы / определение цели решения

Привлечение информации и ее обработка

Выбор критерия и ограничений

Определение альтернатив

Оценка альтернатив

Окончательный выбор решения

При исследовании управленческих решений необходимо установить количество запрограммированных и незапрограммированных решений, их распределение по уровням управления и подразделениям, используемые методы принятия решений, сложности, возникающие при их принятии. Особое внимание следует уделить информации для принятия управленческого решения, сбор которой требует определенного времени и ресурсов. Исследованию подвергается внутренняя и внешняя (относительно организации) информация, способы, которым она собирается.

Исследователям надо обратить внимание на количество информации, используемой для принятия управленческих решений, т.к. увеличение объема информации не обязательно повышает качество решения. Поэтому в ходе проведения исследования важно делать различия между релевантной и неуместной информацией и уметь отделять одну от другой.

Релевантная информация – это данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени.

В ходе исследования необходимо изучить процессы коммуникаций в организации, психологические факторы, способные исказить информацию.

Коммуникация– обмен информацией между подразделениями и людьми в организации.

На всех этапах исследования процедуры подготовки и принятия управленческого решения большое внимание следует уделять выборы критериев.

Критерии для принятия решения– нормы, с которыми можно соотнести альтернативные варианты решения.

На 1 этапе (см. схему на с.63) в качестве критерия используются цели, по отклонению от которых судят о возникновении проблемы. Особенно важен выбор критерия на этапе разработки вариантов решения проблемы. От того, насколько обоснованно они выбраны, зависит качество управленческих решений.

Очень часто в качестве критерия выбора решения принимается фактор времени, особенно важный в условиях переходного периода, для которого характерна неустойчивость состояния экономки и общества в целом.

Одной из наиболее важных задач является исследовании правильности распределения управленческих решений по уровням управления, выявление дублирования и параллелизма принятия решений. Составляется перечень решений, принимаемых высшим руководством, руководителя среднего и низового звена.

ТЕСТЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1. Исследование процесса принятия решений осуществляется (1 тип, С)

а) параметрическим исследование;

б) методами экспертных оценок;

в) организационным моделированием;

г) методом динамического программирования

(ответ: б+в)

2. Организационная структура управления – это (1 тип, ПС)

а) совокупность объекта и субъекта управления;

б) ступени, уровни, органы управления и связи между ними;

в) взаимосвязь между органами управления на одном уровне;

г) вертикальное и горизонтальное соотношение уровней управления.

(ответ: б)

3. Различают следующие виды формальных структур (1 тип, С)

а) матричная;

б) структура по личным интересам и привязанностям;

в) линейно-функциональная;

г) линейно-штабная.

(ответ: а+в+г)

4. Сфера контроля – это (1 тип, АС)

а) контролируемая сфера деятельности;

б) зависимость между численностью подчиненных и возможностью контроля их действий со стороны руководителя;

в) вид финансового контроля;

г) влияние организации на внешнюю среду.

(ответ: 6)

5. Существует ли связь между структурой управления и управленческими решениями (1 тип. С)

а) да;

б) нет.

(ответ: а)

6. Вертикальные связи – это (1 тип, ПС)

а) обязательное подчинение по определенной группе вопросов;

б) связи между равноправными органами управления;

в) связи между объектом и субъектом управления;

г) связи организации с банком и налоговой инспекцией.

(ответ: а)

ТЕСТЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Отнесите приведенные отношения по принадлежности (« тип, ПС)

1. вертикальные связи

2. горизонтальные связи

а) управляющий банком – филиал банка;

б) начальник цеха – начальник участка;

в) планово-экономический отдел;

г) мастер – бригадир;

д) отдел маркетинга – бухгалтерия;

е) заместитель директора по маркетингу – главный бухгалтер;

ж) валютное управление – управление по работе с ценными бумагами.

(ответ: 1.-а+б+в+г; 2.-д+е+ж)

2. Централизация – это условия, при котором право принимать наиболее важные решения остается за (1 тип, ПС)

а) высшими уровнями управления;

б) низовыми уровнями управления;

в) высшим и средним уровнями управления.

(ответ: а)

3. При исследовании структуры управления анализу подвергается (1 тип, С)

а) линейные связи;

б) ступени и уровни управления;

в) техника управления;

г) должностные инструкции;

д) стили руководства.

(ответ: а+б+г)

4. Требования, предъявляемые к управленческим решениям (1 тип, С)

а) обязательность реализации;

б) экономичность;

в) недоступность корректировки;

г) своевременность;

д) обоснованность.

(ответ: б+г+д)

5. Разнесите приведенные черты по принадлежности (1 тип, ПС)

1. запрограммированные решения

2. незапрограммированные решения

а) небольшие затраты времени;

б) новизна;

в) невозможность использования математического моделирования;

г) наличие менеджера высокой квалификации;

д) частая повторяемость.

(ответ: 1.-а+д; 2.-б+в+г)

6. Критерии для принятия решения – это (1 ти, ПС)

а) условия принятия решений;

б) нормы, с которыми сравниваются варианты решений;

в) цели различных вариантов решений;

г) временные ограничения.

(ответ: б)