3.3 Системы редактирования и подготовки документов. Редакторы текстов и редакторы формул. Форматирование текста в Word. Работа с таблицами. Иллюстрации в документах. (2 часа).

Прикладные программы позволяют сделать ПК действительно удобным средством для выполнения той или иной работы, обучения или игры. Именно прикладные пакеты и программы образуют ту информационную оболочку , которая превращает точный электронный прибор в удобное и простое в использовании информационно-вычислительное устройство. Прикладная программа может быть рассчитана на специалиста, работающего в какой-либо области, на программиста любителя или просто случайного пользователя. Прикладные программы могут быть широкого профиля, например, предназначаться для составления документов или финансовых вычислений, но могут быть и узкоспециализированными, например, использоваться при проектировании электронных изделий, при анализе электрокардиограмм и т.д.

Системы редактирования и подготовки документов.

Современное интенсивное развитие вычислительной техники, особенно в области разработки и использования компьютеров, привело к тому, что для создания текстовых документов используются все более сложные редакторы.

Одним из наиболее распространенных текстовых редакторов IBM- совместимых компьютеров считается WORD, коммерческое приложение операционной системы WINDOWS. Возможности WORD не ограничиваются созданием текстов, они намного шире. Однако изучение этой программной оболочки следует проводить последовательно, от простого к сложному.

Для запуска текстового редактора Word необходимо щелкнуть по пиктограмме данного приложения. Добраться до нее можно с помощью щелчка по кнопке “Пуск”, выбрав пункт главного меню “Программы” и подпункт “Microsoft Word” (другие варианты “Word или “Microsoft Office”. Сразу после запуска на экране откроется окно Word с пустым документом. Как правило, окно Word развернуто на полный экран, а вторичное окно документа слито с основным.

Для завершения работы с приложением нужно щелкнуть по кнопке “Закрыть”, расположенной справа от строки заголовка. После этого работа с приложением будет завершена. Если в момент выхода из приложения в одном из редактируемых документов есть изменения то вам автоматически будет предложено сохранить эти изменения. Появится окно сохранения изменений в документе.

Окно Word состоит из: Заголовка окна и кнопок окон, строки меню, панелей инструментов, линеек, полос прокрутки и строки состояния.

В основном меню или как его называют главном меню перечислены пункты, объединяющие сходные по своему значению опции. Следует помнить, что любые действия могут быть выполнены с помощью той или иной опции определенного пункта меню. Назначение опций, объединенных под пунктами меню:

“Файл” - все операции, связанные с файлами, печатью и форматом страницы;

“Правка” - все операции с буфером обмена, поиском и заменой строк, а также отмена и повторение последних операций;

“Вид” - задает вариант просмотра документа, позволяет задать колонтитулы;

“Вставка” - все операции, связанные со вставкой, включая внедрение объектов;

“Формат” - все, что имеет отношение к форматированию: вид абзаца, шрифта и т.д.;

“Сервис” - различные дополнительные функции: проверка орфографии, синонимы, перенос слов и т.д., а также настройки Word;

“Таблица” - все операции, связанные с созданием и обработкой таблиц;

“Окно - все операции, связанные с вторичными окнами Word, в том числе при работе с несколькими документами сразу;

“?” - все, что имеет отношение к справке.

Панели инструментов состоят из кнопок и раскрывающихся списков. На панели инструментов вынесены наиболее часто используемые функции, связанные с редактированием и форматированием текста (рис 3).

Линейка форматирования назначение которых – показать расположение текста на странице. С их помощью Вы можете изменять левый и правый (а при наличии вертикальной линейки также верхний и нижний) отступы, задавать красную строку и т.д.

Полосы прокрутки по своей сути не отличаются от стандартных – за исключением небольших нюансов. Слева от горизонтальной полосы прокрутки расположены четыре небольшие кнопки. Эти кнопки отвечают за режим просмотра документа. Что касается вертикальной полосы прокрутки , то помимо привычных элементов на ней могут быть расположены две кнопки с двойными треугольниками. Щелчок по такой кнопке вызывает прокрутку экрана на одну страницу вверх или вниз.

Строка состояния в самом низу экрана располагается строка состояния. В ней отображается полезная информация, как то:

• текущая страница;

• текущий раздел;

• текущая страница/общее число страниц документа.

Далее отображается текущее положение курсора:

• расстояние от верхнего края документа;

• строка ( считая от начала текущей позиции);

• колонка или количество символов слева от курсора.

В следующем поле отображаются текущие режимы редактирования. В строке состояния также выводится краткая подсказка по функциям кнопок и опций меню, или текущая операция

Контекстно-зависимое меню вызываемое щелчком в любом месте окна правой кнопкой мыши обеспечивает доступ к командам, которые наиболее часто выполняет пользователем. Его и назвали контекстно - зависимым, потому что, в зависимости от того на какой объект показывает указатель мыши, вызывается список команд для выполнения действий непосредственно сданным объектом.

Необходимо остановиться на справочной информации, которой обладает Word. Вызов справки - вызывает справочную систему Microsoft для данного приложения.

О программе - сообщает полнейшую информацию о Microsoft Word, о системе и о технической поддержке пользователей фирмой Microsoft.

Текстовый редактор позволяет автоматизировать работу секретарей, давая возможность создания собственных серийных документов.

Этап создания серийных документов состоит из трех этапов:

1. Создание шаблонного файла, который из себя представляет неизменяемую часть документа

2. Создание источника данных, которая является базой данной для хранения изменяющейся части документа

3. Сияние готовых документов

Шаблон – эта основа для документов, которые создаются в больших количествах и внешне похожи друг на друга.

Для создания шаблонного документа можно использовать два способа создания:

1. составляется совокупность стилей, которая позднее будет встроена в шаблон документа. (Формат-Стиль)

2. На основе старого документа

Источник данных создается с помощью команды СЛИЯНИЕ, которая находится в меню СЕРВИС. Источник данных представляет собой небольшую базу данных.

Для использования в серийных документах сервисных функций, таких как вставка наиболее часто повторяющегося текста, удобнее использовать поля подстановки, который представляют собой специальный код одной сервисных функций. Для вызова такого кода используется комбинация клавиш Ctrl+F9. На экране появится пара фигурных скобок внутри которых и водится код функции. Для отработки кода, курсор должен быть расположен внутри фигурных скобок и нажать клавишу F9.

Основная литература: [1] – 1-638 c, [2] 1- 432 c.

Дополнительная литература: [4] – c, [5] – c, [6] – c.

Контрольные вопросы:

1. В состав каких пакетов программ входят редакторы WORD?

2. Какие текстовые редакторы вы знаете?

3. Что такое текстовый документ?

4. Что такое полоса прокрутки и ползунок?

5. Что такое форматирование текста?

6. Какие разновидности форматирования существуют?

7. Что такое буфер обмена и как его использовать?