- •Лекция 1. Введение. История делопроизводства в России.
- •1.1 Введение.
- •1.2 История делопроизводства в России.
- •2.1 Нормативно-методическая база делопроизводства.
- •2.2 Организация делопроизводственного обслуживания.
- •3.1. Бланки служебных документов.
- •3.2. Правила оформления реквизитов документов.
- •1. Государственный герб Российской Федерации.
- •3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
- •12. Регистрационный номер документа.
- •13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
- •14. Место составления или издания документа.
- •15. Адресат.
- •16. Гриф утверждения документа.
- •12.09.2010
- •17. Резолюция.
- •18. Заголовок к тексту.
- •19. Отметка о постановке документа на контроль.
- •20. Текст документа.
- •21. Отметка о наличии приложений.
- •22. Подпись.
- •23. Гриф согласования.
- •24. Визы согласования документа.
- •5.1. Документооборот.
- •5.2. Классификация служебных документов.
- •5.3. Порядок составления документов.
- •5.4. Язык и стиль деловой документации.
- •6.1. Организационная документация.
- •6.2. Распорядительная документация.
- •7.1. Справочно-информационные документы.
- •7.2. Оформление приема на работу.
- •8.1. Текущее хранение, списание, уничтожение документов.
- •8.2. Персональный компьютер в делопроизводстве.
- •Глоссарий
- •Список литературы.
5.1. Документооборот.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [16].
Для перемещения документов сегодня используются как традиционные средства: почта (обычная, авиа, DHL, UPS и т. п.), курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс; так и электронные: E-mail, сотовая связь, системы электронного документооборота.
Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой [11]:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
Единственным путем решения подобных проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения систем электронного документооборота. При переходе на систему электронного документооборота также возможен ряд проблем:
- несанкционированный доступ к конфиденциальной информации;
- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;
- как одна из технических проблем: быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.
Возникают также проблемы нормативного характера:
- не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;
- отсутствует официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными документами, обеспечивающая признание их юридической силы;
- отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие [12].
Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации.
Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.
Современный документооборот организации формируется в результате слияния трех самостоятельных информационных потоков: внутренние документы, входящие и исходящие.
Внутренние документы – образуются в результате внутренней деятельности предприятия. Организация работы с ними:
- Получение указания на разработку, уточнение документа.
- Разработка проекта документа.
- Согласование содержания проекта.
- Корректировка по результатам согласования документа, его оформление.
- Проверка правильности оформления документа, его подписание, утверждение.
- Тиражирование и регистрация документа.
- Доведение документа до сведения исполнителей.
- Исполнение и контроль исполнения документа.
- Прием исполненного документа, снятие с контроля.
- Помещение в дело, архивное хранение, списание (уничтожение).
Исходящие документы – разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для исполнения. Организация работы с ними:
- Получение указания на разработку, уточнение документа.
- Разработка проекта документа.
- Согласование содержания проекта.
- Корректировка по результатам согласования документа, его оформление.
- Проверка правильности оформления документа, его подписание, утверждение.
- Тиражирование и регистрация документа.
- Упаковка и рассылка документа.
- Помещение второго экземпляра в дело, последующая работа с ним.
Входящие документы – поступающие в организацию из вне. Организация работы с ними:
- Сопровождение и доставка с почтового узла.
- Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).
- Регистрация.
- Подготовка на доклад (разметка, укладка).
- Рассмотрение, оформление резолюций.
- Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.
- Отправка на исполнение ответственным лицам.
- Исполнение и контроль исполнения документа.
- Прием исполненного документа, снятие с контроля.
- Помещение в дело [16].