17. Резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя по исполнению документа. Пишется от руки в свободном месте заголовочной части документа или оформляется на бланке резолюций А6, в случае, когда количество резолюций более 4. Пример:

Васильеву К. А.

Илюшину Р. Т.

Подготовить проект контракта к 26.05.2009

Подпись 22.05.2009

При наличии нескольких исполнителей ответственным считается первый названный, остальные указываются как соучастные к исполнению. Формулировки резолюций должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму предоставления результатов. Нецелесообразно применять резолюции типа «К исполнению», «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне».

18. Заголовок к тексту.

Реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку, должен максимально кратко и точно отражать содержание документа, отвечает на вопросы: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров.

Печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и точек. В строке не более 28-30 знаков, всего не более 5 строк.

19. Отметка о постановке документа на контроль.

На документах, исполнение которых контролируется службой делопроизводства, с целью обеспечения сроков исполнения. Проставляется в виде цветной буквы «К» или «Контроль» карандашом или штампом на уровне заголовка текста на левом поле.

20. Текст документа.

Текст – основной реквизит документа, содержит объективную достоверную информацию, изложенную ясно, точно, однозначно, кратко и нейтральным тоном в виде таблицы, анкеты или связного текста.

Анкета – форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков в именительном падеже (фамилия, имя, дата рождения), а переменной – их характеристики.

Таблица – форма представления текста документа, в котром характеризуются несколько объектов по ряду признаков, применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских документах.

Наиболее распространен в документах сплошной связный текст. Текст документов печатается через 1,5 межстрочного интервала на бланках формата А4 и через 1 межстрочный интервал на бланках формата А5. Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты:

1. раздел; 1.1. подраздел; 1.1.1. пункт; 1.1.1.1. подпункт.

21. Отметка о наличии приложений.

Оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам. Если документ приложение назван в тексте:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если не назван:

Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз.

На приложениях к распорядительным документам отметка о приложении располагается на первом листе в правом верхнем углу приложения:

Приложение № 2

к приказу ректора университета

от 18.03.2009 №35

22. Подпись.

Обеспечивает удостоверение документа и придает ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр компетентным лицом. В состав подписи входят: должность, подпись, расшифровка (инициалы и фамилия). В вузах, научных учреждениях и т. п. в должностях указывается научная степень, звание. При ответственности за документ нескольких лиц подписи располагаются одна под одной в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Росвест» Директор АО «Форум»

подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин

При подписании коллегиальными органами – председатель комиссии, ниже секретарь, ниже члены комиссии в алфавитном порядке.