5.3. Порядок составления документов.

Составление служебных документов занимает значительную часть рабочего времени сотрудников управленческого аппарата и требует больших усилий.

Приступая к составлению документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.

Во-вторых, необходимо изучить законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.

Затем приступают к сбору информации по существу поставленного в документе конкретного вопроса.

Зная на основании законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание [15].

5.4. Язык и стиль деловой документации.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

При подготовке документа должны соблюдаться следующие принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествований, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоциональной оценки ситуаций и фактов, неличный характер изложения, типизация речевых средств, высокая повторяемость отдельных языковых форм, отбор лексики, отсутствие архаизмов, разговорной лексики и т. п [13].

Следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, гарантийные письма и т. д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянные данные и пробелы – для заполнения переменных

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний.

Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание предметной области документа. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления и канцеляризмы. Следует писать не «сего года», а «этого года»; не «будьте любезны», а «прошу Вас».

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, например: «Установлено, что в период с … по …»; «В соответствии с»; «Направляем (представляем) Вам» и т. п.

Лекция 6. Организационно-распорядительные документы, составление и оформление. Организационная документация. Распорядительная документация.