- •Лекция 1. Введение. История делопроизводства в России.
- •1.1 Введение.
- •1.2 История делопроизводства в России.
- •2.1 Нормативно-методическая база делопроизводства.
- •2.2 Организация делопроизводственного обслуживания.
- •3.1. Бланки служебных документов.
- •3.2. Правила оформления реквизитов документов.
- •1. Государственный герб Российской Федерации.
- •3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
- •12. Регистрационный номер документа.
- •13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
- •14. Место составления или издания документа.
- •15. Адресат.
- •16. Гриф утверждения документа.
- •12.09.2010
- •17. Резолюция.
- •18. Заголовок к тексту.
- •19. Отметка о постановке документа на контроль.
- •20. Текст документа.
- •21. Отметка о наличии приложений.
- •22. Подпись.
- •23. Гриф согласования.
- •24. Визы согласования документа.
- •5.1. Документооборот.
- •5.2. Классификация служебных документов.
- •5.3. Порядок составления документов.
- •5.4. Язык и стиль деловой документации.
- •6.1. Организационная документация.
- •6.2. Распорядительная документация.
- •7.1. Справочно-информационные документы.
- •7.2. Оформление приема на работу.
- •8.1. Текущее хранение, списание, уничтожение документов.
- •8.2. Персональный компьютер в делопроизводстве.
- •Глоссарий
- •Список литературы.
6.1. Организационная документация.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.
Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация [10].
Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий; индивидуальные разрабатываются для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например, Положение о персонале ЗАО «ЦУМ»).
Положение об организации – правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности.
В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения,, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании [13].
Инструкция — нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляют на основе законодательства РФ. Инструкции могут издавать:
– органы государственного управления;
– отраслевые органы управления;
– муниципальные органы управления;
– руководство организации.
Инструкции бывают двух видов:
1) типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений. Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);
2) индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии. Например, Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ»).
Инструкция должна иметь следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подписи составителей; печать (при необходимости); визы.
Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом.
Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос «о чем?» («Инструкция о государственном регулировании...»).
Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «запрещается», «не допускается».
Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.
Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к этому приказу.
Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые также могут быть типовыми; отраслевыми и индивидуальными.
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственности сотрудника предприятия.
Должностная инструкция – один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на занимаемую должность (например, по закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности).
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.
Должностная инструкция и трудовой договор используются:
– при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;
– с целью разделения труда между персоналом;
– для повышения ответственности за порученный участок работы.
Должностная инструкция:
– разрабатывается – руководителем структурного подразделения;
– визируется – юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
– утверждается – руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.
Должностная инструкция должна иметь следующие реквизиты: наименование министерства (если является отраслевой); наименование организации, разработавшей инструкцию; наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится); текст; подписи составителей; печать (при необходимости); визы.
Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, служебное взаимодействие.
Должностная инструкция составляется в трех экземплярах:
– первый экземпляр хранится в кадровой службе;
– второй – у руководителя подразделения;
– третий – у работника.