№96.11.Карпов,Марат.Документирование

Согласно ГОСТ 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.

Например:

Кемеровское ОАО «Граниты» Смирнову А.Н.

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Например:

Ректору Новосибирской государственной академии экономики и управления проф. Шеметову П.В.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

Директору общества с дополнительной ответственностью «Кристалл» Г. Н. Некрасову. Скатертный пер., 2. г. Москва, 103030

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются фамилия и инициалы, а затем получателя почтовый индекс и адрес.

Например:

Григорьеву П.И , ул. Кирова, 76, кв. 1. ,г. Новосибирск-102, 630102

61

Согласно ГОСТ 6.30-2003, при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. В подписи инициалы также предшествуют фамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. В этом случае сокращение «т.» не употребляется:

акад. Иванову А.Г. ,проф. Кирсанову H.T.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращением

«г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Например: Об организации выездной торговли; О поставке угля по контракту №33-02/567; О закупке кирпичного завода.

Заголовок не должен превышать двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме

62

того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу, т. к. данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения милиции Кировского района г. Новосибирска Сидорову Г.В.

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60–62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А 4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30–35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.

Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз. 2. Копия контракта с фирмой "Саманта" на 2 л. в 2 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на __________________ л. в _________________ экз.

63

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.

Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке

«СИБ-96» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты:

•наименование вида документа,

•заголовок,

•дату,

•подпись.

Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

Например:

Директор школы Личная подпись Н.К. Сидоров Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить

действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия. При подписа-

64

нии документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Главный бухгалтер

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар» Личная подпись И.В. Петров Личная подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Современное деловое письмо составляется с условием унификации, правил оформления, видов писем и международных требований к письмам.

65

Деловое письмо в условиях унификации — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения, с внешним миром.

В тексте не должно быть несколько толкований. Унификация письма затрагивает все уровни и аспекты языка:

•его словарный состав,

•морфологию,

•синтаксис,

•графику,

•пунктуацию,

•стиль.

Письма, как правило, пишутся от имени коллективного субъекта. Письма пишутся на специальных бланках согласно стандарту с ком-

плексом обязательных элементов (реквизитов). Бланки имеют стандарты, реквизиты. Имеются формы сокращения, что не допускает произвольности.

По видам письма бывают: письма-просьбы, письма-ответы (отказы), сопроводительные письма, договорные письма, письмо-напоминание, информационные письма, письма-приглашения, письма-предложения, пись- ма-разрешения, письма-подтверждения.

66

Приложение 1

ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ

Директору

ООО «Индиго» Гуриной Т.В.

от Петровой Юлии Владимировны, проживающей по адресу:

198211, Санкт-Петербург, ул. Двинская д.5, кв. 7

Заявление

Прошу принять меня на работу администратором с 19.01.2010 г.

17.01.10г.

Петрова

67

Приложение 2

Типовая форма коллективного договора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Задачи коллективного договора.

Настоящий коллективный договор является правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения между работниками и работодателем на основе согласования взаимных интересов и заключенным в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.2. Стороны коллективного договора.

Сторонами коллективного договора являются: работодатель —

_______________ (наименование организации) в лице _____________

(руководитель организации, должность, Ф.И.О.) и работники _______ (наименование организации) — «Работники», представленные профсоюзным комитетом — «Представитель», в лице ___________________ (Ф.И.О. председателя профсоюзного комитета)

1.3. Предмет коллективного договора.

Предметом настоящего договора являются права и интересы работников, гарантированные действующим законодательством, а также дополнительные по сравнению с действующим законодательством положения об условиях труда и его оплате, социальном и жилищно-бытовом обслуживании работников, гарантии и льготы, предоставляемые Работодателем.

1.4. Действие коллективного договора.

Действие настоящего коллективного договора распространяется на всех Работников (наименование организации) независимо от их должности, длительности трудовых отношений, характера выполняемой работы.

2. ТРУДОВОЙ ДОГОВОР. ЗАНЯТОСТЬ.

2.1. При поступлении на работу трудовые отношения оформляются заключением трудового договора в письменной форме в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Трудовые отношения регулируются трудовым договором, отраслевым соглашением, региональным соглашением и настоящим коллективным договором.

2.2. Работодатель и работники обязуются выполнять условия заключенного трудового договора. В связи с этим Работодатель не вправе требовать от работников выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

2.3. Стороны договорились, что в случае предстоящего сокращения численности или штата работников лица, проработавшие на предприятии 10 и

68

более лет, а также члены профсоюза должны быть предупреждены об увольнении не менее чем за 3 месяца.

2.4.Расторжение трудового договора с работником-членом профсоюза по инициативе работодателя может быть произведено только с предвари-

тельного согласия профсоюзного комитета.

2.5.Стороны договорились, что в рамках своих полномочий и возможностей принимают меры по предотвращению массовых увольнений.

2.6.Работодатель, в течение двух месяцев, предоставляет высвобождаемым работникам не менее одного дня в неделю с сохранением заработанной платы для поиска другой работы.

2.7.Стороны договорились, что в рамках своих полномочий и возможностей, при необходимости, создадут специальный фонд социальной защиты за счет собственных средств, для оказания материальной помощи особо нуждающимся работникам.

2.7.Работодатель, по возможности, не допустит увольнения работников предпенсионного возраста, лиц, у которых один из супругов имеет статус безработного, матерей по сокращению штата или численности работников в действующих организациях и без трудоустройства при ликвидации организации.

2.8.Работодатель:

1.Организует профессиональную подготовку и переподготовку высвобождаемых работников до наступления сроков расторжения трудовых договоров.

2.Не менее чем за 3 месяца, на основании технико-экономических расчетов, предоставляет профсоюзному комитету первичной профсоюзной организации информацию в письменном виде о возможных массовых высвобождениях работников, в т.ч. о категориях работников, которых они могут коснуться, о сроках, в течение которых они могут быть проведены, а также осуществляет персональное предупреждение работников об увольнении не менее чем за два месяца. Проводит с профсоюзом взаимные консультации по проблеме занятости высвобождаемых работников, возможности предоставления им социальных гарантий и источников их финансирования, фиксируя договоренности в коллективном договоре.

3.РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ.

3.1.Режим рабочего времени в организации устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными общим собранием работников.

3.2.Для женщин устанавливается 36-часовая рабочая неделя.

69

4. ВРЕМЯ ОТДЫХА.

4.1.Работникам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью в 28 календарных дней, а также дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера — 24 календарных дня. Все дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском.

4.2.Работник имеет право на оплачиваемый один раз в два года за счет работодателя проезд к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно любым видом транспорта, в том числе личным (кроме такси), а так же на оплату стоимости провоза багажа до 30 килограммов. Работодатель оплачивает также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.

5.ОПЛАТА ТРУДА. ГАРАНТИЙНЫЕ И КОМПЕНСАЦИОННЫЕ ВЫПЛАТЫ.

5.1.Система оплаты труда (необходимо написать какая система оплаты);

Заработная плата выплачивается два раза в месяц 3 и 18 числа.

5.2.Работникам устанавливается (перечислить все дополнительные выплаты и надбавки);

5.3.Командировочные расходы (установить размер суточных);

5.4.Работникам до 30 лет, прожившим в районах Крайнего Севера не мене

5лет и поступающим впервые на работу устанавливается надбавка за работу в районах Крайнего Севера в размере 80 %.

5.5.Работодатель внедряет в бухгалтерскую программу начисления заработной платы методику расчета денежной компенсации за задержку выплаты заработной платы.

5.6.Работодатель оплачивает время вынужденного приостановления работы в связи с задержкой выплаты заработной платы на срок более 15 дней в размере средней заработной платы.

5.7.Работодатель предоставляет оплачиваемое время уполномоченным профсоюзных комитетов и комиссий для выполнения возложенных на них обязанностей по контролю за состоянием и условиями охраны труда.

5.8.Работодатель направляет на обучение с отрывом от производства членов комитетов (комиссий) по охране труда с сохранением средней заработной платы.

5.9.В целях повышения уровня реального содержания заработной платы работодатель производит ее индексацию в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

70