№96.11.Карпов,Марат.Документирование
.pdfнов; отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременной и полном их выполнении.
Коллективный договор заключается сроком до трех лет и может быть продлен на общий период сроком не более трех лет. Информационносправочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.
Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.
21
Задание 3. Протокол
Состав задания.
Составить протокол, используя образец в Приложении 6.
Методические указания по выполнению задания
Протокол — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях и деловых встречах. Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам: он содержит информацию о ходе обсуждения определенных управленческих вопросов. В то же время, протоколы содержат постановляющую часть и, соответственно, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протоколы оформляются на основе черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию: текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных. Если заседание стенографировалось, после него стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу, в этом случае допустимо вести краткую форму протокола. Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино фото фонодокументами.
Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет Секретарь (ответственный Секретарь) коллегиального органа или Секретарь руководителя. Отдельные виды протоколов, например, протоколы заседания технических, экспертных советов, комиссий,
22
протоколы испытаний и некоторые другие, утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.
Существует три формы протокола: краткая, полная и стенографиче-
ская.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены Секретарю или когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании, стенограммы, и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Стенографический протокол, также как и полный, составляют на основе рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Все виды протоколов оформляются на общем бланке организации с указанием наименования вида документа или на специальном бланке протокола. Кроме этого, обязательными реквизитами протокола являются: дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст и подписи.
Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система
23
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.
Заголовочная часть протокола
Взаголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:
•полное наименование организации;
•вид документа (протокол);
•номер и дату;
•место составления протокола;
•заголовок к тексту.
Наименование организации всегда указывается вместе с организаци- онно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.
Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 1).
Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации — автора документа, желательно в сокращенном виде.
Посмотрите на возможные варианты оформления:
Пример 1
24
Пример 2
Пример 3
Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания — 16 января. В этой ситуации датой протокола будет «13–14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009–14.01.2009». Возможен и словесноцифровой способ указания даты «13–14 января 2009 г.».
Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.
Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля
25
(«№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.
Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация — автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.
Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название — коллегиального органа в родительном падеже.
Пример 4.
Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным или угловым способом. Выбор варианта остается за организацией.
Пример 5.
26
Пример 6
Текст протокола включает вводную и основную части.
Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель — должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.
Секретарь — лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т. е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.
Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания — его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).
27
Пример 7.
С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.
Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций.
Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.
Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.
28
При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:
Пример 8.
Пример 9.
29
Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.
Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).
Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика — должностного лица, который готовил данный вопрос.
Пример 10.
Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона 1. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
Отличие краткой и полной форм протокола — раньше все было про-
сто
По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.
Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.
30