III. Виды информационных технологий
Существует несколько видов информационных технологий:
- Информационная технология обработки данных
- Информационная технология управления
- Автоматизация офиса
- Информационная технология поддержки принятия решений
- Информационная технология экспертных систем
Информационная технология обработки данных.
Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно приведет к необходимости сокращения численности работников.
Основные компоненты:
- Сбор данных – каждое действие организации (производство продукции или услуг) сопровождается соответствующими записями данных.
- Обработка данных – классификация или группировка; сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей; вычисления, включающие арифметические и логические операции; укрупнение или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений.
- Хранение данных – многие данные необходимо сохранять для последующего использования. Для их хранения создаются базы данных.
- Создание отчетов (докуменmoв.) – документы создаются для руководства и работников организации, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной организацией операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.
Информационная технология управления
Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников организации, имеющих дело с принятием решений.
Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:
Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.
И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.
В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.
Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.
Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.
Основные компоненты:
- Входная информация – поступает из систем операционного уровня.
- Выходная информация – формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.
- База данных – состоит из двух элементов: 1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых организацией; 2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления.
Автоматизация офиса.
Информационная технология автоматизированного офиса — это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Информационная технология автоматизированного офиса включает в себя следующие основные компоненты:
База данных. Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе организации. Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими организациями. Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.
Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети.
Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон.
Табличный процессор. Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяю выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме.
Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием работников организации.
Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора.
Хранение изображений. Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера.
Аудиоконференции.Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам.
Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференций, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера.
Факсимильная связь.Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Информационная технология поддержки принятия решений
Главной особенностью информационной технологии поддержки принятия решений является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера. Выработка решения, что является основной целью этой технологии, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвуют:
- система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления;
- человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.
Отличительная характеристика информационная технология поддержки принятия решений:
ориентация на решение плохо структурированных задач;
направленность на непрофессионального пользователя компьютера;
сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математических моделей и методами решения задач на их основе;
высокая адаптивность, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического и программного обеспечения, а также требованиям пользователя.
Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления.
В состав системы поддержки принятия решений входят три главных компонента: база данных, база моделей и программная подсистема, которая состоит из системы управления базой данных (СУБД), системы управления базой моделей (СУБМ) и системы управления интерфейсом между пользователем и компьютером.
База данных. Она играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Источники данных:
Часть данных поступает от информационной системы операционного уровня. Чтобы использовать их эффективно, эти данные должны быть предварительно обработаны.
Внутренние данные (данные о движении персонала, инженерные данные и т.п.), которые должны быть своевременно собраны, введены и поддержаны.
Данные из внешних источников (данные о конкурентах, национальной и мировой экономике). В отличие от внутренних данных внешние данные обычно приобретаются у специализирующихся на их сборе организаций.
Документы, включающие в себя записи, письма, контракты, приказы.
Система управления данными должна обладать следующими возможностями:
- составление комбинаций данных, получаемых из различных источников, посредством использования процедур агрегирования и фильтрации;
- быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;
- построение логической структуры данных в терминах пользователя;
- использование и манипулирование неофициальными данными для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;
- обеспечение полной логической независимости этой базы данных от других операционных баз данных, функционирующих в рамках организации.
База моделей. Целью создания моделей являются описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Использование моделей обеспечивает проведение анализа в системах поддержки принятия решений.
Существует множество типов моделей и способов их классификации, например по цели использования, области возможных приложений, способу оценки переменных и т. п.
По цели использования модели подразделяются на оптимизационные, связанные с нахождением точек минимума или максимума некоторых показателей, и описательные, описывающие поведение некоторой системы и не предназначенные для целей управления (оптимизации).
По способу оценки, модели классифицируются на детерминистские, использующие оценку переменных одним числом при конкретных значениях исходных данных, и стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, так как исходные данные заданы вероятностными характеристиками.
По области возможных приложений модели разбиваются на специализированные, предназначенные для использования только одной системой, и универсальные - для использования несколькими системами.
Специализированные модели более дорогие, они обычно применяются для описания уникальных систем и обладают большей точностью.
В системах поддержки принятия решения база моделей состоит из стратегических, тактических и оперативных моделей, а также математических моделей.
Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установления целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а также политики приобретения и использования этих ресурсов. Эти модели обычно детерминистские, описательные, специализированные для использования в одной определенной организации.
Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Сферы их использования: финансовое планирование, планирование увеличения продаж. Обычно тактические модели реализуются как детерминистские, оптимизационные и универсальные.
Оперативные модели используются на низших уровнях управления для поддержки принятия оперативных решений с горизонтом, измеряемым днями и неделями. Включают всебя ведение дебиторских счетов и кредитных расчетов, календарное производственное планирование, управление запасами и т.д. Обычно используют для расчетов внутрифирменные данные. Они, как правило, детерминистские, оптимизационные и универсальные
Математические модели состоят из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы. Сюда могут входить процедуры линейного программирования, статистического анализа временных рядов, регрессионного анализа и т.п. — от простейших процедур до сложных пакетов прикладных программ (ППП). Модельные блоки, модули и процедуры могут использоваться как поодиночке, так и комплексно для построения и поддержания моделей.
Система управления интерфейсом. Эффективность и гибкость информационной технологии во многом зависят от характеристик интерфейса системы поддержки принятия решений. Интерфейс определяет: язык пользователя; язык сообщений компьютера, организующий диалог на экране дисплея; знания пользователя.
Язык пользователя– это те действия, которые пользователь производит в отношении системы путем использования возможностей клавиатуры, мыши и т.д. Наиболее простой формой языка пользователя является создание форм входных и выходных документов.
Язык сообщений– это то, что пользователь видит на экране монитора, данные, полученные на принтере, звуковые выходные сигналы и т.п.
Знания пользователя– это то, что пользователь должен знать, работая с системой. К ним относятся план действий, находящийся в голове у пользователя, а также учебники, инструкции, справочные данные, выдаваемые компьютером.
Информационная технология экспертных систем.
Наибольший прогресс среди компьютерных информационных систем отмечен в области разработки экспертных систем, основанных на использовании искусственного интеллекта. Экспертные системы дают возможность менеджеру или специалисту получать консультации экспертов по любым проблемам, о которых этими системами накоплены знания.
Под искусственным интеллектом обычно понимают способности компьютерных систем к таким действиям, которые назывались бы интеллектуальными, если бы исходили от человека. Работы в области искусственного интеллекта не ограничиваются экспертными системами. Они также включают в себя создание роботов, систем, моделирующих нервную систему человека, его слух, зрение, обоняние, способность к обучению.
Решение специальных задач требует специальных знаний. Однако не каждая компания может себе позволить держать в своем штате экспертов по всем связанным с ее работой проблемам или даже приглашать их каждый раз, когда проблема возникла. Главная идея использования технологии экспертных систем заключается в том, чтобы получить от эксперта его знания и, загрузив их в память компьютера, использовать всякий раз, когда в этом возникнет необходимость.
Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что обе они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются три существенных различия. Первое связано с тем, что решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Второе отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Очень часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента информационной технологии – знаний.
Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертных системах, являются:
- интерфейс пользователя;
- база знаний;
- интерпретатор;
- модуль создания системы.
Интерфейс пользователя. Менеджер (специалист) использует интерфейс для ввода информации и команд в экспертную систему и получения выходной информации из нее. Технология экспертных систем предусматривает возможность получать в качестве выходной информации не только решение, но и необходимые объяснения. Различают два вида объяснений: объяснения, выдаваемые по запросам; объяснения полученного решения проблемы.
База знаний. Она содержит факты, описывающие проблемную область, а также логическую взаимосвязь этих фактов. Центральное место в базе знаний принадлежит правилам. Правило определяет, что следует делать в данной конкретной ситуации, и состоит из двух частей: условия, которое может выполняться или нет, и действия, которое следует произвести, если условие выполняется.
Интерпретатор. Это часть экспертной системы, производящая в определенном порядке обработку знаний (мышление), находящихся в базе знаний. Технология работы интерпретатора сводится к последовательному рассмотрению совокупности правил (правило за правилом). Если условие, содержащееся в правиле, соблюдается, выполняется определенное действие, и пользователю предоставляется вариант решения его проблемы.
Модуль создания системы. Он служит для создания набора (иерархии) правил. Существуют два подхода, которые могут быть положены в основу модуля создания системы: использование алгоритмических языков программирования и использование оболочек экспертных систем. Для представления базы знаний специально разработаны зыки Лисп и Пролог, хотя можно использовать и любой известный алгоритмический язык.
Оболочка экспертных систем представляет собой готовую программную среду, которая может быть приспособлена к решению определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. В большинстве случаев использование оболочек позволяет создавать экспертные системы быстрее и легче в сравнении с программированием.
Тема: Технология использования экспертных систем
Экспертные системы создаются для решения разного рода проблем, типы которых можно сгруппировать в категории.
Типичные категории применения экспертных систем
|
Категория |
Решаемая проблема |
|
Интерпретация |
Описание ситуации по информации, поступающей от датчиков |
|
Прогноз |
Определение вероятных последствий заданных ситуаций |
|
Диагностика |
Выявление причин неправильного функционирования системы по результатам наблюдений |
|
Проектирование |
Построение конфигурации объектов при заданных ограничениях |
|
Планирование |
Определение последовательности действий |
|
Наблюдение |
Сравнение результатов наблюдений с ожидаемыми результатами |
|
Отладка |
Составление рецептов исправления неправильного функционирования системы |
|
Ремонт |
Выполнение последовательности предписанных исправлений |
|
Обучение |
Диагностика, отладка и исправление поведения обучаемого |
|
Управление |
Управление поведением системы как целого |
Схема получения решения в информационной технологии экспертных систем
инструкции и информация
решение и объяснения
знания
Процесс разработки промышленной экспертной системы, опираясь на традиционные технологии, можно разделить на шесть более или менее независимых этапов, практически независимых от предметной области.
Этапы разработки ЭС
Этап 1: выбор подходящей проблемы
Этот этап включает деятельность, предшествующую решению начать разрабатывать конкретную ЭС. Он включает:
определение проблемной области и задачи;
нахождение эксперта, желающего сотрудничать при решении проблемы;
назначение коллектива разработчиков;
определение предварительного подхода к решению проблемы;
анализ расходов и прибыли от разработки;
подготовку подробного плана разработки.
При выборе области применения следует учитывать, что если знание, необходимое для решения, постоянное, четко формулируемое и связано с вычислительной обработкой, то обычные алгоритмические программы будут самым целесообразным способом решения проблем в этой области.
Экспертная система не устраняет потребность в реляционных базах данных, электронных таблицах и системах текстовой обработки. Но если результативность задачи зависит от знания, которое является субъективным, изменяющимся, символьным или вытекающим из соображений здравого смысла, тогда область может обоснованно выступать претендентом на экспертную систему.
Этап 2: разработка прототипной системы
Прототипная системаявляется усеченной версией экспертной системы, спроектированной для проверки правильности кодирования фактов, связей и стратегий рассуждения эксперта. В разработке прототипа участвуют как минимум четыре специалиста: пользователь, инженер по знаниям, эксперт и программист. Роли разработчиков являются постоянными на протяжении всей разработки.
Разработка прототипа состоит из шести последовательно реализуемых стадий.
Идентификация проблемы– знакомство и обучение коллектива разработчиков, а также создание неформальной формулировки проблемы.
На этой стадии уточняется задача, планируется ход разработки прототипа экспертной системы и определяются:
необходимые ресурсы (время, люди, ЭВМ и т.д.);
источники знаний (книги, дополнительные эксперты, методики);
имеющиеся аналогичные экспертные системы;
цели (распространение опыта, автоматизация рутинных действий и др.);
классы решаемых задач и т.д.
Участвуют: эксперт, инженер по знаниям и пользователь.
Средняя продолжительность 1-2 недели.
Извлечение знаний– получение инженером по знаниям наиболее полного представления о предметной области и способах принятия в ней решений.
На этой стадии происходит перенос компетентности экспертов на инженеров по знаниям с использованием различных методов:
анализ текстов;
диалоги;
экспертные игры;
лекции;
дискуссии;
интервью;
наблюдение и др.
Участвуют: эксперт и инженер по знаниям.
Средняя продолжительность 1-3 месяца.
Структурирование или концептуализация знаний– разработка неформального описания знаний о предметной области в виде графа, таблицы, диаграммы или текста, которое отражает основные концепции и взаимосвязи между понятиями предметной области. Такое описание называетсяполем знаний.
На этой стадии выявляется структура полученных знаний о предметной области, т.е. определяются:
терминология;
список основных понятий и их атрибутов;
отношения между понятиями;
структура входной и выходной информации;
стратегия принятия решений;
ограничения стратегий и т.д.
Участвует инженер по знаниям.
Средняя продолжительность 2-4 недели.
Формализация знаний– разработка базы знаний на языке, который, с одной стороны, соответствует структуре поля знаний, а с другой – позволяет реализовать прототип системы на следующей стадии программной реализации.
На этой стадии строится формализованное представление концепций предметной области на основе выбранного языка представления знаний (ЯПЗ). Традиционно на этой стадии используются:
логические методы;
продукционные методы;
семантические сети;
фреймы;
объектно-ориентированные языки, основанные на иерархии классов и объектов.
Участвуют: инженер по знаниям и программист.
Средняя продолжительность 1-2 месяца.
Реализация– разработка программного комплекса, демонстрирующего жизнеспособность подхода в целом.
На этой стадии создается прототип экспертной системы, включающий базу знаний и остальные блоки, при помощи одного из следующих способов:
программирование на традиционных языках типа Паскаль, Си и др.;
программирование на специализированных языках, применяемых в задачах искусственного интеллекта: LISP,FRL,SmallTalkи др.;
использование инструментальных средств разработки ЭС типа СПЭИС, ПИЭС;
использование «пустых» ЭС или «оболочек» типа ЭКСПЕРТ, ФИАКР и др.
Участвует программист.
Средняя продолжительность 1-2 месяца.
Тестирование– выявление ошибок в подходе и реализации прототипа и выработка рекомендаций по доводке системы до промышленного варианта.
На этой стадии оценивается и проверяется работа программ прототипа с целью приведения в соответствие с реальными запросами пользователей. Прототип проверяется на следующие параметры:
удобство и адекватность интерфейсов ввода-вывода;
эффективность стратегии управления;
качество проверочных примеров;
корректность базы знаний (полнота и непротиворечивость правил).
Этап 3: развитие прототипа до промышленной ЭС
Иногда при разработке промышленной системы выделяют дополнительные этапы для перехода: демонстрационный прототип – исследовательский прототип – действующий прототип – промышленная система.
Однако чаще реализуется плавный переход от демонстрационного прототипа к промышленной системе. Понятие же коммерческой системы в нашей стране входит в понятие промышленный программный продукт или промышленная ЭС.
Стадии изменения ЭС от прототипа до коммерческой системы
|
Демонстрационный прототип ЭС |
Система решает часть задач, демонстрируя жизнеспособность подхода (несколько десятков правил или понятий) |
|
Исследовательский прототип ЭС |
Система решает большинство задач, но не устойчива в работе и не полностью проверена (несколько сотен правил и понятий) |
|
Действующий прототип ЭС |
Система надежно решает все задачи на реальных примерах, но для сложной задачи требует много времени и памяти |
|
Промышленная система |
Система обеспечивает высокое качество решений при минимизации требуемого времени и памяти; переписывается с использованием более эффективных средств представления знаний |
|
Коммерческая система |
Промышленная система, пригодная к продаже, т.е. хорошо документирована и снабжена сервисом |
После установления основной структуры ЭС инженер по знаниям приступает к разработке и адаптации интерфейсов, с помощью которых система будет общаться с пользователем и экспертом.
Этап 4: оценка системы
После завершения этапа разработки промышленной экспертной системы необходимо провести ее тестирование в отношении критериев эффективности. К тестированию широко привлекаются другие эксперты с целью апробирования работоспособности системы на различных примерах. Экспертные системы оцениваются главным образом для того, чтобы проверить точность работы программы и ее полезность. Оценку можно проводить, исходя из различных критериев, которые группируются следующим образом:
критерии пользователей (понятность работы системы, удобство интерфейсов и др.);
критерии приглашенных экспертов (оценка советов-решений, предлагаемых системой, сравнение ее с собственными решениями, оценка подсистемы объяснений и др.);
критерии коллектива разработчиков (эффективность реализации, производительность, дизайн, широта охвата предметной области, непротиворечивость базы знаний и т.п.).
Этап 5: стыковка системы
На этом этапе осуществляется стыковка экспертной системы с другими программными средствами в среде, в которой она будет работать, и обучение людей, которых она будет обслуживать.
Для подтверждения полезности системы важно предоставить каждому из пользователей возможность поставить перед ЭС реальные задачи, а затем проследить, как она выполняет эти задачи. Чтобы система была одобрена, необходимо представить ее как помощника, освобождающего пользователей от обременительных задач, а не как средство их замещения.
Этап 6: поддержка системы
Поддержку системы можно осуществить либо в языке программирования (например, в Си), либо в инструментальной среде. В первом случае повышается быстродействие системы, но уменьшается гибкость, поэтому данный вариант приемлем только в том случае, если система сохраняет все знания проблемной области, и эти знания не будут изменяться в ближайшем будущем. Если же система создается для изменяющейся проблемной области, то такую систему необходимо поддерживать в инструментальной среде разработки.
Недостатком экспертных систем являются значительные трудозатраты, необходимые для пополнения базы знаний. Получение знаний от экспертов и внесение их в базу знаний представляет собой сложный процесс, сопряженный со значительными затратами времени и средств.
Искусственная компетентность экспертных систем не заменяет полностью человека. Эксперт-человек способен реорганизовать информацию и знания и использовать их для синтеза новых знаний. В области творческой деятельности люди обладают большими способностями и возможностями по сравнению с самыми умными системами. Эксперты справляются с неожиданными поворотами событий и, используя новые подходы, способны проводить аналогии из других предметных областей. Эксперты адаптируют к изменяющимся условиям и приспосабливают свои стратегии к новым обстоятельствам в более широком диапазоне проблем и задач. Экспертные системы менее приспособлены к обучению на уровне новых концепций и новых правил. Они оказываются не столь эффективны и мало пригодны в тех случаях, когда надо учитывать всю сложность реальных задач.
Эксперты могут непосредственно воспринимать весь комплекс входной информации: символьной, визуальной, графической, текстовой, звуковой, осязательной и обонятельной. У экспертной системы есть только символы, с помощью которых представлены базы знаний, воплощающие те или иные концепции. Преобразование сенсорной информации в символьную сопровождается потерей части информации.
Но главное, что огромный объем знаний, которым обладают эксперты-специалисты, не удается пока встроить в интеллектуальную систему, тем более столь специализированную, какой является любая экспертная система.
Тема: ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
В последние несколько лет компьютер стал неотъемлемой частью управленческой системы предприятий. Однако современный подход к управлению предполагает еще и вложение денег в информационные технологии. Причем чем крупнее предприятие, тем больше должны быть подобные вложения.
Благодаря стремительному развитию информационных технологий наблюдается расширение области их применения. Если раньше чуть ли не единственный областью, в которой применялись информационные системы, была автоматизация бухгалтерского учета, то сейчас наблюдается внедрение информационных технологий во множество других областей. Эффективное использование корпоративных информационных систем позволяет делать более точные прогнозы и избегать возможных ошибок в управлении.
Из любых данных и отчетов о работе предприятия можно извлечь массу полезных сведений. Информационные системы как раз и позволяют извлекать максимум пользы из всей имеющейся в компании информации.
Именно этим фактом и объясняются жизнеспособность и бурное развитие информационных технологий – современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении, и для принятия грамотного управленческого решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности предприятия (независимо от профиля его деятельности).
Поэтому можно вполне обоснованно утверждать, что в жесткой конкурентной борьбе большие шансы на победу имеет предприятие, использующее в управлении современные информационные технологии.
Рассмотрим наиболее важные задачи, решаемые с помощью специальных программных средств.
Бухгалтерский учет
Это классическая область применения информационных технологий и наиболее часто реализуемая на сегодняшний день задача. Это вполне объяснимо. Во-первых, ошибка бухгалтера может стоить очень дорого, поэтому очевидна выгода использования возможностей автоматизации бухгалтерии. Во-вторых, задача бухгалтерского учета довольно легко формализуется, так что разработка систем автоматизации бухгалтерского учета не представляет технически сложной проблемы.
Тем не менее, разработка систем автоматизации бухгалтерского учета является весьма трудоемкой. Это связано с тем, что к системам бухгалтерского учета предъявляются повышенные требования в отношении надежности и максимальной простоты и удобства в эксплуатации.
Управление финансовыми потоками
Внедрение информационных технологий в управление финансовыми потоками также обусловлено критичностью этой области управления предприятия к ошибкам. Неправильно построив систему расчетов с поставщиками и потребителями, можно спровоцировать кризис наличности даже при налаженной сети закупки, сбыта и хорошем маркетинге. И наоборот, точно просчитанные и жестко контролируемые условия финансовых расчетов могут существенно увеличить оборотные средства фирмы.
Управление складом, ассортиментом, закупками
Можно автоматизировать процесс анализа движения товара, тем самым, отследив и зафиксировав те двадцать процентов ассортимента, которые приносят восемьдесят процентов прибыли. Это же позволит ответить на главный вопрос – как получить максимальную прибыть при постоянной нехватке средств?
«Заморозить» оборотные средства в чрезмерном складском запасе – самый простой способ сделать любое предприятие, производственное или торговое, потенциальным инвалидом. Можно просмотреть перспективный товар, вовремя не вложив в него деньги.
Управление производственным процессом
Управление производственным процессом представляет собой очень трудоемкую задачу. Основными механизмами здесь являются планирование и оптимальное управление производственным процессом.
Автоматизированное решение подобной задачи дает возможность грамотно планировать, учитывать затраты, проводить техническую подготовку производства, оперативно управлять процессом выпуска продукции в соответствии с производственной программой и технологией.
Очевидно, что чем крупнее производство, тем большее число бизнес-процессов участвует в создании прибыли, а значит, использование информационных систем жизненно необходимо.
Управление маркетингом
Управление маркетингом подразумевает сбор и анализ данных о фирмах-конкурентах, их продукции и ценовой политике, а также моделирование параметров внешнего окружения для определения оптимального уровня цен, прогнозирования прибыли и планирования рекламных кампаний. Решение большинства этих зада могут быть формализованы и представлены в виде информационной системы, позволяющей существенно повысить эффективность управления маркетингом.
Документооборот
Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. Поэтому автоматизация документооборота позволяет повысить эффективность управления.
Оперативное управление предприятием
Информационная система, решающая задачи оперативного управления предприятием, строится на основе базы данных, в которой фиксируется вся возможная информация о предприятии. Такая информационная система является инструментом для управления бизнесом и обычно называется корпоративной информационной системой.
Информационная система оперативного управления включает в себя массу программных решений автоматизации бизнес-процессов, имеющих место на конкретном предприятии. Одно из наиболее важных требований, предъявляемых к таким информационным системам – гибкость, способность к адаптации и дальнейшему развитию.
Предоставление информации о фирме
Активное развитие сети Интернет привело к необходимости создания корпоративных серверов для предоставления различного рода информации о предприятии. Практически каждое уважающее себя предприятие сейчас имеет свой web-сервер.Web-сервер предприятия решает ряд задач, из которых можно выделить две основные:
создание имиджа предприятия;
максимальная разгрузка справочной службы компании путем предоставления потенциальным и уже существующим абонентам возможности получения необходимой информации о фирме, предлагаемых товарах, услугах и ценах.
Кроме того, использование web-технологий открывает широкие перспективы для электронной коммерции и обслуживания покупателей через Интернет.
Тема: АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО (АРМ)
Автоматизированное рабочее место (АРМ) можно определить каксовокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.
Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а экономист выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.
АРМ как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание. Хотя эта функция в той или иной степени присуща любому АРМ, особенности ее реализации существенно зависят от категории пользователя.