Типовая инструкция по делопроизводству(печать)
.doc
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Утратила силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 11.05.2010 № 260. |
|
||
I. Общие положения 1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. 1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах. 1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством. 1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. 1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165). 1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее именуется - служба ДОУ) федерального органа исполнительной власти. |
№3 2006 Делопроизводство ("Секретарь-референт" №3 2006) Новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти |
|
|
|
|
А.Ю. Чуковенков, канд. ист. наук, зам. директора Учебно-методического центра документоведения и управления фирмы «Межрегионсервис»
Сфера действия Рассматривая сферу действия новой инструкции, хотелось бы напомнить, что в соответствии с Указом Президента РФ от 09.03.2004 № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями от 20 мая 2004 г., 15 марта, 14 ноября, 23 декабря 2005 г.) в систему федеральных органов исполнительной власти входят федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства. Существующая в настоящее время структура федеральных органов исполнительной власти, утвержденная Указом Президента РФ от 20.05.2004 № 649 (с изменениями от 28 июля, 13 сентября, 11 октября, 18 ноября, 1 декабря 2004 г., 22 июля, 5 сентября, 3 октября 2005 г.), имеет подразделение на три группы: I. Федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам; II. Федеральные министерства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам; III. Федеральные службы и федеральные агентства, руководство которыми осуществляет Правительство Российской Федерации. Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти утвержден распоряжением Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 06.08.2004 № 1363/1001 (с изменениями от 23 сентября, 25 октября, 10 декабря 2004 г., 26 августа, 19 октября 2005 г.). Изменения в системе федеральных органов власти объясняют и тот факт, что если в 2000 г. Типовая инструкция принималась Росархивом, то теперь она утверждена Минкультуры России, поскольку Росархив в статусе федерального агентства перешел в ведение Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации и нормотворческими функциями не обладает.
Назначение Назначение Типовой инструкции раскрывается в ее разделе «Общие положения», в котором сказано, что Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах. В Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.1) определено, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством. В качестве примера ведомственных инструкций по делопроизводству, действующих в настоящее время, можно назвать следующие: Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утверждена приказом Минобороны России от 23.05.1999 № 170 (с изменениями от 27.05.2004); Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации (утверждена приказом Минюста России от 28.06.2001 № 191); Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (утверждена приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160); Инструкция (временная) по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию (утверждена приказом Рособразования от 04.02.2005 № 38). Следует отметить, что в Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (п. 11.2) говорится и о других инструкциях по делопроизводству. При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту РФ и в Правительство РФ, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента РФ и в Аппарате Правительства РФ.
Структура Структура Типовой инструкции претерпела ряд изменений, в основном технического и редакционного характера. Притом что общий объем инструкции уменьшился незначительно, количество разделов в ней сократилось с 10 до 7 за счет оптимизации структуры и преобразования некоторых разделов в подразделы. В некоторых случаях изменился порядок расположения подразделов. Новая Типовая инструкция имеет следующую структуру: I. Общие положения II. Правила подготовки и оформления документов 2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации 2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации 2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации 2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти 2.5. Бланки документов 2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти 2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.7.1. Приказ, распоряжение 2.7.2. Положение, правила, инструкция 2.7.3. Протокол 2.7.4. Служебные письма III. Организация документооборота и исполнения документов 3.1. Организация документооборота 3.2. Организация доставки документов 3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 3.5. Порядок прохождения внутренних документов 3.6. Учет количества документов 3.7. Работа исполнителей с документами IV. Поисковая система по документам 4.1. Регистрация документов 4.2. Организация поисковой системы по документам V. Контроль исполнения документов VI. Организация работы с документами в делопроизводстве 6.1. Составление номенклатур дел 6.2. Формирование и оформление дел 6.3. Организация оперативного хранения документов VII. Порядок передачи документов на хранение в архив 7.1. Экспертиза ценности документов 7.2. Подготовка и передача документов в архив В новую Типовую инструкцию не вошли следующие структурные части, которые были в Типовой инструкции 2000 г.: раздел II «Документация федерального органа исполнительной власти»; подраздел 6.6 «Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи»; подраздел 6.9 «Работа с обращениями и запросами депутатов».
Приложения Количество приложений в новой инструкции увеличилось с 15 до 26. В нее было включено 12 новых приложений (обозначены в перечне курсивом) и исключено 3 приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.: Приложение № 1. Образец оформления законопроекта Приложение № 2. Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации Приложение № 3. Образец оформления проекта постановления Правительства Российской Федерации Приложение № 4. Образец оформления постановления федеральной службы Приложение № 5. Образец оформления приказа министерства Приложение № 6. Образец оформления приказа федерального агентства Приложение № 7. Образец оформления распоряжения министерства Приложение № 8. Образец оформления положения Приложение № 9. Образец оформления полного протокола Приложение № 10. Образец оформления краткого протокола Приложение № 11. Образец оформления общего продольного бланка федерального агентства Приложение № 12. Образец оформления общего углового бланка федерального агентства Приложение № 13. Образец оформления углового бланка письма министерства Приложение № 14. Образец оформления углового бланка письма федерального агентства Приложение № 15. Образец оформления продольного бланка письма министерства Приложение № 16. Образец оформления продольного бланка письма федерального агентства Приложение № 17. Образец оформления бланка должностного лица министерства Приложение № 18. Образец оформления бланка должностного лица федерального агентства Приложение № 19. Форма справки о документообороте Приложение № 20. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти Приложение № 21. Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти Приложение № 22. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Приложение № 23. Форма листа – заверителя дела Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела Приложение № 25. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения Приложение № 26. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению В новую Типовую инструкцию не попали следующие приложения, которые были в Типовой инструкции 2000 г.: Приложение № 4. Образец оформления письма Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ) Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов
Нормативная база Новая Типовая инструкция опирается на действующее законодательство в сфере работы с документами и не вводит каких-либо принципиально новых требований в области делопроизводства. Так, в ней есть ссылки на Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями от 09.07.2002, 30.06.2003), Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утверждено постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233), Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009, с изменениями от 11.12.1997, 06.11.1998, 11.02.1999, 30.09.2002). Со времени принятия предыдущей Типовой инструкции 2000 г. изменился статус стандарта, определяющего требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Национальный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции. В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно: – Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); – Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД); – Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД. Вместе с тем в указанной сфере идет активный процесс законотворчества. Например, на рассмотрении в Государственной Думе находятся законопроекты «О документировании информации и документообороте» (№ 162766-4), «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (№ 263597-4), «О персональных данных» (217352-4), «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 217354-4) и др. |