7.6.4. Контроль як управлінська функція і діяльність.

Контроль завжди потрібний і є обовʼязковою умовою успіху організації. Безконтрольність може призвести до хаосу і неможливості направити діяльність групи до поставленої мети. Керівники часто не наважуються передавати свої повноваження, вважаючи, що інша людина (люди) можуть наробити таких помилок, які важко буде виправити. І саме цей факт свідчить про відсутність відповідного контролю та організації праці.

Контроль – це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Процес контролю включає встановлення стандартів, вимірювання фактичних результатів і корекцію дій у випадку, коли ці результати серйозно відхиляються від стандартів. Контроль як управлінська діяльність має відповідати таким вимогам:

• бути об’єктивним і всеосяжним,

• орієнтуватися на кінцеві результати,

• повинен мати безперервний і регулятивний характер,

• бути гнучким, не заважати виконанню основної роботи,

• відповідати змісту тих робіт, які контролюються

• бути зрозумілим для тих, кого контролюють,

• бути своєчасним,

• бути економічним, тобто затрати на контроль не мають бути більшими, ніж результати, яких досягають у процесі контролю.

Включає в себе декілька видів:

1. Попередній контроль полягає саме в інформуванні та реалізації (не формулювання) правил, процедур і політики. Тобто їх дотримання є надійним способом впевнитися, що все іде в потрібному напрямку В організації такий контроль здійснюється в трьох сферах: аналіз людських ресурсів дозволяє детально вивчити навички, які необхідні для виконання тих чи інших робочих завдань і відбору кваліфікованих кадрів; аналіз матеріальних ресурсів забезпечує постійний контроль з метою виявлення їх низької якості; аналіз фінансових ресурсів, тобто попередній контроль бюджету та встановлення ліміту витрат, допустимих витрат.

2. Поточний контроль відбувається безпосередньо в процесі роботи, таким чином контролюється діяльність підлеглих зазвичай їх безпосереднім керівником. Такі регулярні перевірки дозволяють попередити відхилення від плану, які можуть призвести до серйозних проблем. Також впевнитися в правильності виконання роботи і відповідності розробленим планам.

3. Заключний контроль, тобто зворотній зв'язок використовується після того коли робота виконана, фактичні результати порівнюються з бажаними чи запланованими або зразу після контрольних заходів, через певний час. Такий контроль не дозволяє вирішити проблему на момент її виникнення як у поточному, але він дає змогу оцінювати існуючі плани і складати нові так, щоб уникнути помилок в майбутньому.

Контроль в управлінській діяльності серйозно впливає на поведінку людей. Погано спроектована система контролю може призвести до того, що люди будуть орієнтуватися на неї і прагнути до виконання вимог контролю, а не досягнення цілей, призводити до надання недостовірної інформації.

Ефективний контроль носить стратегічний характер, націлений на результат, своєчасний і простий. Контроль ускладнюється внаслідок розширення діапазонів діяльності і комунікаційних бар’єрів. Ефективність – це основна категорія управління, яка визначається співвідношенням людських, організаційних, часових, науково-технічних і матеріальних ресурсів і отриманих результатів. Тобто ефективність системи управління можна визначити як результат дії управляючої системи на керовану з метою досягнення успішного функціонування всієї системи управління, досягнення поставлених цілей при найменших трудових і організаційно-матеріальних затратах.

Коли ми говоримо про ефективність управління, то маємо на увазі не тільки результат праці службовця, який виконує управлінську роботу, а й результат взаємодії всіх елементів управління, і насамперед управляючої і керованої підсистем. Тому ефективність зусиль управляючої системи не можна зводити до оцінки її внутрішньої діяльності без урахування результативності дії на об’єкт управління.

Керівники вищого рівня велику частину свого робочого часу витрачають на здійснення функцій планування і контролю, а нижчого рівня –в основному зайняті підбором кадрів, організацією їх праці. Однак на всіх рівнях управління вони у визначеній мірі використовують і виконують усі чотири функції управління: планування, організації, мотивації і контролю. Керівників на всіх рівнях оцінюють за двома основними критеріями: результативності (тобто можливості досягти бажаного результату) і ефективності (можливості досягти результату з найменшими витратами).

Кожна функція менеджменту являє собою сферу дії визначеного процесу управління, а система управління конкретним видом діяльності – це сукупність функцій, зв’язаних єдиним управлінським циклом. Основні функції є самостійними, але впливають на функціонування інших.