- •Предисловие к русскому изданию
- •0. Введение: Управляйте сами своим временем с помощью метода
- •0.1 Что такое самоменеджмент?
- •0.2 Значение времени
- •2. Что означает время для Вас?
- •3. Как Вы обращаетесь со своим временем?
- •4. Сколько времени еще у Вас есть?
- •ЗАДУМАЙТЕСЬ НАД ЭТИМ!
- •0.3.Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который Вы до сих пор практиковали (самоанализ)
- •Анализ использования времени
- •Указания по методу записи (инвентаризации времени):
- •К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»:
- •К формуляру «Дневные помехи»:
- •Два исходных пункта инвентаризации времени.
- •Анализ сильных сторон
- •Анализ слабых сторон
- •Обработка данных формуляра «Анализ видов деятельности и расхода времени».
- •Обработка данных формуляра «Анализ помех».
- •Анализ временных потерь
- •Потери времени при постановке цели
- •Потери времени при планировании
- •Потери времени при выработке решений
- •Потери времени из-за плохой организации работы
- •Потери времени в самом начале работы
- •Потери времени при составлении распорядка дня
- •Потери времени при обработке информации
- •Важнейшие причины потерь времени
- •Анализ «поглотителей» времени
- •Задумайтесь над этим:
- •0.4. Функции самоменеджмента («Круг правил»)
- •Самоменеджмент — Круг правил.
- •Техника самоменеджмента
- •Что я предпринимал в подобных случаях (чтение специальной литературы, посещение семинаров и др.), чтобы из всего дела (например, нового способа руководства) мало или совсем ничего не вышло? Как я сам себя при этом обманывал?
- •Постановка целей: Как работать над своими жизненными планами
- •1.1. Значение постановки целей
- •1.2. Нахождение целей
- •Картина жизненных устремлений.
- •Временной ряд для нахождения личных целей
- •Жизненные цели
- •Примеры:
- •Инвентаризация целей
- •Инвентаризация целей
- •1.3. Ситуационный анализ
- •Баланс успехов и неудач
- •Личные знания + способности
- •Баланс личных успехов
- •Сильные и слабые стороны
- •Анализ «цель — средство»
- •Цель
- •Средства
- •1.4. Формулирование целей
- •План жизни и карьеры
- •Пример: Жизненный план (извлечение).
- •2. Планирование Как готовить выполнение своих задач
- •2.1. Основы планирования
- •Достижение цели:
- •Выигрыш во времени:
- •Приоритеты:
- •Сроки
- •Резервы времени:
- •Эффективность:
- •Делегирование (перепоручение) дел:
- •Уменьшение стресса:
- •Рабочее время
- •2.3. Система планирования времени
- •План на несколько лет вперед
- •План на 1990—1994 гг.
- •Годовой план
- •Квартальный план
- •Месячный план
- •Декадный план
- •Дневной план
- •2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы»
- •Пять стадий метода «Альпы»
- •Первая стадия: составление заданий
- •Вторая стадия: оценка длительности акций
- •Третья стадия: резервирование времени про запас
- •Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
- •Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
- •Рационализация использования времени с помощью бюрографии
- •Например:
- •Что дает метод «Альпы»?
- •2.5. Менеджмент с помощью дневника времени
- •Недостатки обычного календаря-памятки
- •Что такое ДВ?
- •Структура ДВ
- •2.6. Резюме
- •Важнейшие принципы и правила планирования времени:
- •3. Принятие решений: Как вскрыть резервы производительности и возможности саморазгрузки
- •3.1. Необходимость принятия решений
- •Преимущества работы по приоритетам
- •Позитивные последствия:
- •3.2. Принцип Парето (соотношение 80 : 20)
- •Временной принцип Парето (соотношение 80:20)
- •3.3. Установление приоритетов с помощью анализа АБВ
- •Применение анализа АБВ
- •Листок учета задач и контроля за их выполнением
- •Вспомогательные критерии для принятия решений по задачам А
- •3.4. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра
- •3.5. Основы делегирования
- •Преимущества делегирования.
- •Сопротивление делегированию
- •Основные правила (техника) делегирования
- •Когда делегировать?
- •Кому делегировать?
- •Как делегировать?
- •6 блоков вспомогательных вопросов
- •3.6. Резюме
- •Использование главы «Принятие решений»
- •4. Реализация и организация: Как овладеть трудовым процессом и реализовать трудовую активность
- •Ход типичного рабочего дня
- •4.1. Организационные принципы распорядка дня
- •Правила начала дня
- •(1) Начинать день с позитивным настроением
- •(2) Хорошо позавтракать и без спешки — на работу
- •(3) начинайте работу по возможности в одно и то же время
- •(4) Перепроверка плана дня
- •(5) Вначале — ключевые задачи
- •(6) Приступать без «раскачки»
- •(7) Согласовать план дня с секретарем
- •(8) Утром заниматься сложными и важными делами
- •Правила, касающиеся хода дня
- •(9) Хорошая подготовка к работе
- •(10) Влиять на фиксацию сроков
- •(11) Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию
- •(12) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы
- •(13) Избегать незапланированных импульсивных действий
- •(16) Рационально завершать начатое
- •(17) Использовать временные промежутки
- •(18) Работать антициклично
- •(19) Выкраивать спокойный час
- •(20) Контролировать время и планы
- •Правила завершения рабочего дня
- •(22) Контроль за результатами и самоконтроль
- •(23) План на следующий день
- •24) Домой — с хорошим настроением
- •(25) каждый день должен иметь свою кульминацию
- •4.2. Естественный дневной ритм (график работоспособности)
- •4.3. Менеджмент на основе биоритма
- •Критические дни
- •Как получить свою биоритмограмму?
- •Как нельзя поступать.
- •4.4. Индивидуальный рабочий стиль / саморазгрузка
- •Нерешительность
- •4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)
- •4.6. Резюме
- •Организационные принципы распорядка дня
- •5. Контроль: как обеспечить успех и запланированный результат
- •5.1. Функции контроля
- •5.2. Контроль процесса
- •Анализ деятельности и времени как процесс контроля
- •1. Запланированное время (целеустановка).
- •2. Восприятие фактического течения времени и деятельности.
- •3. Разработка планируемого состояния.
- •4. Сравнение «план — факт» (контроль).
- •Анализ дневных «помех» как метод контроля
- •5.3. Контроль результатов
- •Контрольный лист
- •5.4. Обзор истекшего дня (самоконтроль)
- •Вспомогательные вопросы для обзора результатов дня (контроль)
- •Оценка результатов дня
- •5.5. Резюме
- •6. Информация и коммуникации: Как целесообразно и рационально вести совещания, телефонные переговоры и корреспонденцию
- •6.1. Значение информации и коммуникаций
- •6.2. Рациональное чтение
- •Методы «до чтения»
- •Методы «во время чтения»
- •10 правил совершенствования методики чтения
- •10 факторов, мешающих быстрому чтению
- •Больше смысла в так называемой технике слалома:
- •Методы «после чтения»
- •Техника выписывания
- •Метод SQ 3R
- •1. Обзор.
- •2. Постановка вопросов.
- •3. Чтение.
- •4. Обобщение.
- •5. Повторение.
- •6.3. Рациональное проведение совещаний
- •Подготовка совещания
- •Проведение совещания
- •Отступление: типы участников совещания
- •После совещания
- •План обсуждения
- •6.4. Рациональные собеседования (управление потоком посетителей)
- •Стратегия управления потоком посетителей
- •Отгораживание от посетителей.
- •Планирование и подготовка посещении
- •6.5. Переговоры по телефону
- •10 телефонных «грехов»
- •(1) Телефон как средство рационализации
- •(2) Отгораживание
- •(4) Обратный звонок
- •(5) Телефонные блоки
- •Использование дневника времени
- •Другие возможности
- •(6) Подготовка
- •Цели
- •Документация
- •(8) Подведение итогов: запись телефонного разговора
- •6.6. Рациональное ведение корреспонденции
- •Рациональная обработка входящей почты
- •Рациональная обработка корреспонденции (исходящей почты)
- •1. Рационализация корреспонденции путем немедленного ответа.
- •2. Рационализация корреспонденции посредством писем-копий.
- •3. Рациональная корреспонденция с помощью «писем-маятников».
- •Формуляр «письма-маятника»
- •4. Рационализация корреспонденции путем облегчения ответа (согласования с партнером).
- •5. Рационализация корреспонденции с использованием стандартных бланков для кратких писем.
- •6. Рационализация корреспонденции за счет работы над текстом.
- •7. Рациональное составление индивидуальных писем.
- •8. Рационализация корреспонденции с помощью профессиональной диктовки.
- •9. Рационализация корреспонденции путем самоограничения.
- •10. Рационализация корреспонденции за счет целеоринтированности в работе.
- •6.7. Использование листков-памяток и формуляров
- •Листки-памятки как средство самоменеджмента
- •Системная подготовка к беседам
- •Организационные принципы рационального проведения совещаний
- •До совещания
- •Проведение совещания
- •После совещания
- •Входящая почта.
- •Исходящая почта.
- •7. Претворение в практику
- •7.1. Ретроспективный взгляд и план мероприятий
- •7.2. Договор на изменение
- •7.3. Указания по претворению в практику
- •7.4. Стратегия «бегства» и препятствия
- •Упражнение по претворению в жизнь.
- •Стратегия «бегства» и внутреннее сопротивление.
- •8. Десять золотых правил, выполнение которых поможет добиться экономии времени
- •1. Формируйте рабочие блоки, в которые Вы будете включать выполнение крупных или схожих по характеру заданий
- •2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы
- •3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий
- •4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ
- •5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето)
- •6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу
- •7. Крупные задания выполнять небольшими частями (тактика «нарезания салями»)
- •9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха)
- •10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности
План обсуждения
Тема_______________________________________
Дата_______ Время___________ Место проведения Документы для обсуждения____________________
___________________________________________
Участники__________________________________
Пункты повестки дня |
Решения, результаты, мероприятия |
Пометка о выполнении |
|
|
|
|
|
|
Немедленно поручить:
6.4. Рациональные собеседования (управление потоком посетителей)
Посетители для многих менеджеров представляют собой в некотором смысле проблему. На прием посетителей затрачивается часто намного больше времени, чем на любую другую деятельность. Исследование, проведенное в Швеции, показало, что на посетителей (в большинстве случаев это подчиненные) руководители тратят в среднем 3,5 часа в день.
А каковы Ваши средние показатели? Неспособность предвидеть, имеет ли посетитель сообщить что-то важное, ведет ко многим, зачастую бесполезным, беседам. В социально-психологической области целый ряд проблем возникает в связи с потребностью контактов и организацией социальных отношений. Наиболее существенными «пожирателями времени» являются прежде всего неожиданные, незаявленные посетители, которых обычно принимают немедленно из-за опасения чтото упустить, если их не выслушать.
Мотивы могут быть следующими:
—потребность в информации;
—потребность в помощи или консультации;
—информирование;
—ответ на Ваше приглашение или вызов (типа «Если будете поблизости, заходите!»);
—поддержание общественных (официальных) или дружеских отношений.
Как раз последний повод может легко привести к наибольшим временным потерям, поскольку многие посетители приходят как раз по этой причине, чтобы «заглянуть»; они ничего не приносят с собой и «стоят» уйму времени! Большинство из них хотят даже не совета, а прежде всего подтверждения и поддержки свои планов.
Стратегия управления потоком посетителей направлена в первую очередь на то, чтобы отгородиться именно от ненужных и незаявленных посетителей. Последующие